Bis vor kurzem kränkelten jedoch die eigenen Buchhaltungs- und Finanzprozesse von MedComp. Drei Mitglieder des Finanzteams benötigten jeden Monat eine ganze Woche, um Hunderte von Konten in fast einem Dutzend Unternehmen in mühsamer Handarbeit in Excel abzugleichen. Der Monatsabschluss zog sich bis zu 30 Tage hin, und MedComp hatte keinen Einblick in die Finanzdaten, um wichtige Entscheidungen zu treffen.

"Es war einfach zu viel manuelle Arbeit in Excel", sagt Lee Lambert, Finanzdirektor und Schatzmeister von MedComp. "Man konnte im nächsten Berichtszeitraum feststellen, dass man beim Quartalsabschluss etwas vergessen hatte und dass die GuV nicht korrekt war. Ich wollte aber wissen, wie es um unsere Finanzen bestellt ist, und zwar täglich.

Das hat sich geändert, seit das 100-Mann-Unternehmen BlackLine Account Reconciliations und Task Management einsetzt und damit die Effizienz, Transparenz und Kontrolle im Bereich Finance & Accounting.

Lambert hatte in der Vergangenheit mit Trintech gearbeitet und sah bei einer BlackLine-Präsentation und durch praktische Erfahrung, dass BlackLine eine viel bessere Benutzerfreundlichkeit und einen besseren Support bietet. "BlackLine ist viel einfacher und leichter zu bedienen, und die Abläufe sind problemlos", sagt Lambert. "BlackLine bietet einfach ein aktuelleres System und der Support ist besser, als bei seinen Mitbewerbern. Früher konnte man froh sein, wenn man mal einen Rückruf bekam."

Mit etwas Unterstützung von BlackLine hat MedComp Ende 2016 eine Selbstimplementierung von Account Reconciliations und Task Management mit relativer Leichtigkeit durchgeführt. "Die Implementierung von Software kann ein Alptraum sein, aber BlackLine war eine angenehme Überraschung", sagt Lambert. "Unsere BlackLine-Einführung war ziemlich einfach und leicht, und wir waren innerhalb von drei Wochen einsatzbereit." Lambert schätzt, dass MedComp BlackLine in weniger als einer Woche hätte einrichten können, wenn das Unternehmen Vollzeit an dem Projekt gearbeitet hätte.

Durch die Anpassung an die ERP-Lösung Sage Intacct, die QuickBooks Ende 2015 ablöste, hat BlackLine MedComp geholfen, die Produktivität im Finance und Accounting um 50 Prozent zu steigern. Das Unternehmen schließt seine monatlichen Bücher bis zu fünfmal schneller ab als zuvor, während es gleichzeitig die Größe seines Finanzteams um die Hälfte reduzierte, indem es frei gewordene Stellen unbesetzt ließ.

"BlackLine ist ein großartiges Tool, das uns das Leben sehr erleichtert hat", sagt Lambert. "Es hat unsere Personalkosten gesenkt, unseren Abschlussprozess beschleunigt und uns einen besseren Überblick über unsere Finanzdaten verschafft."

Verkleinerung des Finanzteams um ein Vollzeitäquivalent. Dank der Reduzierung der manuellen Aufgaben mit BlackLine konnte MedComp ein Vollzeitäquivalent (VZÄ) in der Buchhaltung einsparen und eine frei gewordene Stelle nicht wieder besetzen. Sage Intacct hat MedComp auch geholfen, die manuellen Tätigkeiten um zwei weitere Vollzeitstellen zu reduzieren. Insgesamt hat MedComp die Größe seines Finanzteams dank den cloud-basierten Lösungen von BlackLine und Sage Intacct von sechs auf drei Personen reduziert.

5x schnellere Abschlusszeiten dank Continuous Accounting. Monatliche Abschlusszyklen, die 20 bis 30 Tage dauerten, werden seit der Einführung von BlackLine in fünf oder sechs Tagen abgeschlossen. "BlackLine bietet Continuous Accounting, so dass man jeden Tag weiß, wo man steht", sagt Lambert. Das Aufgabenmanagement hat sich als besonders wertvoll erwiesen, um Arbeitsabläufe zu straffen, Versäumnisse zu vermeiden und die Kontrolle beim Abschluss zu verbessern.

Reduzieren Sie die Arbeit von einer Woche auf zwei Tage - mit täglichen Abstimmungen. Der Zeitaufwand für die Abstimmung von 400 Konten und acht Einheiten beträgt jetzt etwa zwei Tage, während früher eine ganze Woche erforderlich war. Außerdem stimmt MedComp die Konten jetzt täglich ab, statt wie bisher am Monatsende. Die Möglichkeit, etwa 100 inaktive und Nullkonten in BlackLine automatisch abzustimmen, hat zur Zeitersparnis beigetragen.

50 Prozent Produktivitätsgewinn schafft Zeit für Analysen. Das Finanzteam von MedComp ist mit BlackLine um 50 Prozent produktiver und hat dadurch mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. "BlackLine hat uns viel mehr Zeit für Analysen und den Fokus auf andere Unternehmensbereiche verschafft", sagt Lambert. "Wir arbeiten an Prozessen und Verfahren, analysieren Konten, um sicherzustellen, dass sie rentabel sind, und unterstützen andere Abteilungen."

Neue Transparenz und um Wochen verkürzte Prüfungszyklen. MedComp verfügt nun täglich über zeitnahe, genaue Daten zu den verfügbaren Barmitteln, Ausgaben, Salden von Forderungen und Verbindlichkeiten und Budget-/Ist-Vergleichen, die als Entscheidungshilfe dienen. Außerdem konnten die jährlichen Prüfungszyklen um zwei bis drei Wochen verkürzt werden, da die Auditoren nun Lesezugriff auf BlackLine haben. "Wir müssen nicht mehr nach Dokumenten suchen, denn die Informationen stehen den Auditoren in BlackLine direkt zur Verfügung", sagt Lambert. "Wir haben keine Kisten und Ordner voller Papier mehr, und das ist gut so.

Als Nächstes prüft MedComp den Einsatz von BlackLine Transaction Matching, um den manuellen Prozess der Abstimmung von Kontoauszügen zu ersetzen, der täglich etwa eine Stunde in Anspruch nimmt. Lambert geht davon aus, dass sich mit BlackLine diese mühsame Aufgabe erheblich reduzieren und gleichzeitig die Integrität und Genauigkeit der Prozesse verbessern lässt. Auch die Arbeitszufriedenheit des Finanzteams würde sich dadurch weiter verbessern.

"Die Mitarbeiter sind nicht mehr gestresst, wenn es darum geht, Dinge pünktlich zu erledigen", sagt Lambert. "Jetzt, wo wir mit BlackLine und Sage Intacct schneller abschließen können, können die Mitarbeiter pünktlich Feierabend machen. Unsere Mitarbeiter im Finanzbereich sind zufriedener, und das ist für uns sehr wichtig, um unsere Mitarbeiter ans Unternehmen zu binden."