Einsparung von 122.100 Dollar durch Effizienzgewinne, bei gleichzeitiger Senkung der Papier- und Lagerkosten um 30.000 Dollar

Maple Leaf Foods wurde 1927 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Toronto. Maple Leaf Foods ist Kanadas führendes Verpackungsunternehmen für Fleischkonsumgüter. Das Unternehmen hat mehr als 12 große Marken, darunter Natural Selection und Schneider's, und erzielt jährlich einen Umsatz von mehr als drei Milliarden Dollar.

DIE HERAUSFORDERUNG

Um bei steigenden Kosten kontinuierlich qualitativ hochwertige Proteinprodukte anbieten zu können, muss Maple Leaf Foods kontinuierlich in Verbesserungen, wie z.B. innovative Anlagen und Produktionsmethoden, investieren. Doch die Effizienz der Back-End-Prozesse des Unternehmens - insbesondere im Finanz- und Rechnungswesen - litt im Gegenzug darunter.

Vinh Lien, Leiter des Finanz- und Rechnungswesens bei Maple Leaf Foods, meint dazu: "Wenn ein Unternehmen wächst, ist man bestrebt, das Front-End zu verbessern, um die Kosten zu senken."

"Das bedeutet, dass Back-End-Prozesse wie das Finanzwesen oft als letztes angegangen werden - wenn überhaupt", so Vinh Lien, Director of Finance and Accounting bei Maple Leaf Foods. Aus Liens Sicht musste vorallem der Abstimmungsprozess des Unternehmens verbessert werden.

"Ich kam aus einem Unternehmen, das eine Transformation im Finanzbereich vollzogen hatte. Von dieser Erfahrung habe ich profitiert, als ich zu Maple Leaf kam. Obwohl der Abschluss des Unternehmens ziemlich gut war, war der Kontenabstimmungsprozess immer noch zu 100% manuell. So viele Aktenordner hatte ich in acht Jahren nicht mehr gesehen".

Die Reconciliations wurden abgeschlossen, ausgedruckt, überprüft, unterzeichnet und dann erneut in einen Server eingescannt. Dann griffen Auditoren auf Daten auf dem Server zu und überprüften jeden Abgleich mit der Prozessbilanz in SAP.

"Es war eine wahnsinnige Menge an Arbeit. Es dauerte acht Stunden am Ende des Monats, nur um auf ein gemeinsames Laufwerk zu gehen, um zu sehen, ob die Reconciliations hochgeladen wurden. Der Prozess hat die Qualität der Abstimmungen nicht verbessert. Die Leute überprüften nur, ob sie korrekt waren."

Ein Mangel an Transparenz bei diesem Prozess bedeutete für das Unternehmen auch ein enormes Risiko. "Wenn man Ordner und Papier verwendet, wie kann man dann überhaupt Transparenz haben", sagte Lien. "Am Ende des Quartals müssen wir einen Fragebogen zur Buchhaltungskontrolle beantworten. "

Eine der Fragen lautet: "Denken Sie, dass alle Account Reconciliations abgeschlossen sind?"

Nun, sie werden überprüft, aber die wichtigere Frage lautet: "Sind alle Abstimmungen korrekt und in der Qualität ausgeführt, die wir erwarten? Sie können nur hoffen, dass die Mitarbeiter zu Ihnen kommen und Ihnen sagen, wenn etwas nicht stimmt".

ERP

Region

Canada

COMPANY SIZE

Enterprise

Vorteile

Freigabe einer Vollzeitstelle für die Sicherstellung der Qualität; Reduzierung der Kosten für Lagerung, Papier und Server um 30.000 $; Einsparung von 122.100 $ durch allgemeine Effizienzsteigerungen; erhöhte Transparenz; nahtloser Abgleich verschiedener Konten, auf verschiedenen Ebenen, mit kundenspezifischen Abweichungen.

Warum BlackLine

Während der Suche nach einer neuen Account Reconciliations Lösung stellte das Management die Frage, warum Lien und ihr Team nicht einfach das Close-Modul von SAP implementiert hatten. "SAP ist ein großartiges Werkzeug, und es ist unser Rückgrat. Aber es ist sperrig und bietet nur eingeschränkte Funktionen. Die Reportingmöglichkeiten sind zum Beispiel begrenzt. Hier bieten die Lösungen von BlackLine als Ergänzung zu SAP viele Vorteile.

Lien und ihr Team verglichen die Finanztransformationsplattformen von zwei führenden Anbietern, darunter auch die Lösung von BlackLine, einem SAP Solution Extension Partner. "Ich hatte in meiner vorherigen Firma einen BlackLine-Konkurrenten eingesetzt, und so war ich gegenüber diesem System voreingenommen. Aber wir baten beide Unternehmen, eine Präsentation zu halten. Nach der BlackLine-Demo gab es einen Konsens. Jeder in diesem Raum war von BlackLine begeistert. Alle dachten, es sei einfach zu verstehen und viel intuitiver."

Das Team entschied sich noch aus weiteren Gründen für BlackLine. Im Vergleich zum Konkurrenzprodukt zeichnete sich die Lösung durch eine einfache Integration und Implementierung sowie durch die Reife des Produkts aus . "Wir wollten sicherstellen, dass wir mit einer Lösung arbeiten, die ein wichtiger Akteur in diesem Bereich ist. BlackLine bot Skalierbarkeit durch weitere Module, so dass wir wussten, dass wir mit ihnen wachsen konnten", sagte Lien. "Wir benötigten eine komplette Lösung, die Dateien direkt aus SAP abrufen konnte. Daher war der SAP-Extractor von BlackLine der Schlüssel".

Die Ergebnisse

Vor BlackLine gab es mehrere Vollzeitstellen, die sich mit Qualitätsfragen beschäftigten. Mit BlackLine erübrigte sich für Maple Leaf das manuelle Ausdrucken, Überprüfen und erneute Einscannen von Abstimmungen auf dem Server. Infolgedessen wurde ein Vollzeit-Buchhalter frei, der an Projekten arbeiten konnte, die speziell auf die Sicherung der Qualität und nicht nur der Vollständigkeit ausgerichtet waren. Dies wiederum hat zu mehr Vertrauen in die Vollständigkeit, Genauigkeit und Aktualität aller Kontenabstimmungen geführt. "Wir nennen das unsere 'Vollständigkeitseffizienz-Einsparungen'", sagte Lien. "Mit BlackLine nutzen wir die Technologie, um mit unseren Mitarbeitern ein Best-Practice-Erlebnis zu schaffen", so Lien.

Reduzierte Kosten für Speicher, Papier und Server von rund 30.000 US-Dollar. Vor BlackLine gab Maple Leaf Tausende von Dollar aus, um sowohl die virtuelle als auch die physische Speicherung der Dokumentation zu verwalten. "Wir verwendeten 100.000 Seiten pro Jahr, was mehr als 30 Gigs Speicherplatz beanspruchte. Wir haben über 500 Kisten mit Reconciliations, die 7 Jahre lang archiviert werden müssen", sagte Lien. "Mit BlackLine können wir erhebliche Einsparungen bei den Kosten für Lagerung, Papier und Server in Höhe von rund 30.000 US-Dollar pro Jahr verzeichnen.

Einsparung von 122.100 $ durch allgemeine Effizienzsteigerungen. Mit BlackLine hat Maple Leaf den Workflow automatisiert, 10% der Abstimmungen automatisch zertifiziert und die manuelle Erfassung der Supportdokumentation eliminiert. "Im Hinblick auf die Effizienz sparen wir 122.100 US-Dollar für Vollständigkeit, Abgleiche, Prüfungen und Archivverwaltung", so Lien. "In den nächsten 10 Jahren erwarten wir mit BlackLine eine Rendite auf das Nettovermögen (RONA) von 255%".

Erhöhte Transparenz. Der frühere Reconciliationsprozess von Maple Leaf behinderte nicht nur die Transparenz; er machte es fast unmöglich, historische und aktuelle Abstimmungen zu verfolgen, zu reporten und zu analysieren. Heute erhalten Lien und ihr Team durch einfaches Einloggen bei BlackLine ein vollständiges Echtzeit-Bild der Bilanzen, abgeschlossenen Abstimmungen und Arbeitsabläufe. "Das Standardberichtswesen erfordert jetzt nur noch einen Knopfdruck. Wir können Berichtsanforderungen umgehend nachverfolgen, und wir können potenzielle Falschaussagen und Fehler im System leicht erkennen und kennzeichnen."

Nahtloser Abgleich verschiedener Konten auf verschiedenen Ebenen mit kundenspezifischen Abweichungen. Der Abstimmungsprozess von Maple Leaf stützt sich auf Buchungskreis-, GL-Konten- und Profit-Center-Daten. Da einige der Buchungskreise jedoch keine zugehörigen Profit oder Trading Center haben, müssen bestimmte Konten auf einer höheren Ebene abgestimmt werden. Maple Leaf nutzte die Flexibilität und Konfigurierbarkeit von BlackLine, um mehrere, automatisierte Dateiauszüge aus SAP zu ermöglichen, um dieser Komplexität Rechnung zu tragen, ohne die Anzahl der Abstimmungen zu erhöhen. "Wir mussten in der Lage sein, verschiedene Konten auf verschiedenen Ebenen abzustimmen. Es konnte kein Entweder-Oder sein, bei dem entweder alle Konten auf Profit-Center-Ebene abgestimmt wurden oder eben alle Konten nicht. Hätten wir das getan, wären unsere Abstimmungen wegen all der Variablen von 1.000 auf 20.000 explodiert", sagte Lien. "Wir haben 15 Abweichungen in BlackLine erstellt. Diese werden verwendet, um die Daten um 2:00 Uhr morgens aus SAP zu holen. Morgens sind alle richtigen Daten automatisch in BlackLine."

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