Um trotz steigender Kosten kontinuierlich hochwertige Proteinprodukte anbieten zu können, muss Maple Leaf Foods in Verbesserungen an der Front investieren, z. B. in innovative Anlagen und Produktionsmethoden. Doch die Effizienz der Back-End-Prozesse des Unternehmens - insbesondere des Finanz- und Rechnungswesens - hat darunter gelitten. Vinh Lien, Director of Finance and Accounting at Maple Leaf Foods, erklärt: "Wenn man ein Unternehmen ausbaut, versucht man, das vordere Ende zu verbessern, um die Kosten zu senken. Das bedeutet, dass Back-End-Prozesse wie das Finanzwesen oft zuletzt angegangen werden, wenn überhaupt."

Für Lien hatte der Abstimmungsprozess des Unternehmens den größten Verbesserungsbedarf. "Ich kam aus einem Unternehmen, das eine Umstrukturierung der Finanzen durchlaufen hatte. Der Wechsel zu Maple Leaf hat mir also die Augen geöffnet. Der Abschluss des Unternehmens war zwar ziemlich gut, aber der Prozess der Kontenabstimmung erfolgte immer noch zu 100 % manuell. So viele Aktenordner hatte ich in acht Jahren nicht mehr gesehen."

Die Abstimmungen wurden fertiggestellt, ausgedruckt, überprüft, unterzeichnet und dann wieder auf einen Server zurück gescannt. Dann gingen die Auditoren auf den Server und prüften jede Abstimmung mit der Probebilanz in SAP. "Das war ein irrsinniger Arbeitsaufwand. Am Monatsende brauchte man acht Stunden, nur um auf einem gemeinsamen Laufwerk nachzusehen, ob die Abstimmungen hochgeladen waren. Der Prozess hat die Qualität der Abgleiche nicht verbessert. Die Mitarbeiter prüften nur, ob diese abgeschlossen waren.

Die mangelnde Transparenz bei aktuellen Prozessen bedeutete für das Unternehmen auch ein enormes Risiko. "Wenn man Ordner und Papier herumliegen hat, wie soll man da den Überblick behalten?", sagt Lien. "Am Ende des Quartals müssen wir einen Fragebogen zur Buchhaltungskontrolle beantworten. Eine der Fragen lautet: 'Sind Sie sicher, dass alle Kontenabstimmungen abgeschlossen sind?' Nun, sie werden überprüft, aber die wichtigere Frage lautet: Sind alle Abstimmungen korrekt und in der Qualität durchgeführt worden, die wir erwarten? Man hofft, dass die Leute kommen und einem sagen, wenn etwas nicht stimmt."

Während der Suche nach einer neuen Abstimmungslösung stellte sich die Geschäftsführung die Frage, warum Lien und ihr Team nicht einfach das Abschlussmodul von SAP implementierten. "SAP ist ein großartiges Werkzeug, das unser Rückgrat ist. Aber es ist sperrig und wird vor Ort eingesetzt. Die Berichtsfunktionen sind begrenzt. Sie investieren nicht in diesen Bereich, aber sie schaffen Platz für andere Anbieter, die das tun."

Stattdessen untersuchten Lien und ihr Team zwei führende Plattformen für die Finanztransformation, darunter BlackLine, ein von SAP bevorzugter Anbieter. "Ich hatte in meinem früheren Unternehmen einen Konkurrenten von BlackLine eingesetzt und war daher voreingenommen gegenüber diesem System. Aber wir baten beide Unternehmen, zu uns zu kommen und eine Präsentation zu halten. Nach der BlackLine-Demo herrschte Einigkeit. Alle Anwesenden waren von BlackLine begeistert. Sie fanden es einfach zu verstehen und viel intuitiver.

Das Team entschied sich aus weiteren Gründen für BlackLine, unter anderem wegen der einfachen Integration und Implementierung sowie der Reife von BlackLine. "Wir wollten sichergehen, dass wir uns für eine Lösung entscheiden, die in diesem Bereich ein wichtiger Akteur ist. BlackLine bietet Skalierbarkeit durch verschiedene Module, so dass wir wussten, dass wir mit ihnen wachsen können", sagt Lien. "Wir brauchten eine Lösung, die komplett nahtlos ist und Dateien direkt aus SAP übernimmt. Daher war der SAP-Extraktor von BlackLine der Schlüssel."