Um trotz steigender Kosten kontinuierlich hochwertige Proteinprodukte anbieten zu können, muss Maple Leaf Foods in Verbesserungen an der Front investieren, z. B. in innovative Anlagen und Produktionsmethoden. Doch die Effizienz der Back-End-Prozesse des Unternehmens - insbesondere des Finanz- und Rechnungswesens - hat darunter gelitten. Vinh Lien, Director of Finance and Accounting at Maple Leaf Foods, erklärt: "Wenn man ein Unternehmen ausbaut, versucht man, das vordere Ende zu verbessern, um die Kosten zu senken. Das bedeutet, dass Back-End-Prozesse wie das Finanzwesen oft zuletzt angegangen werden, wenn überhaupt."

Für Lien hatte der Abstimmungsprozess des Unternehmens den größten Verbesserungsbedarf. "Ich kam aus einem Unternehmen, das eine Umstrukturierung der Finanzen durchlaufen hatte. Der Wechsel zu Maple Leaf hat mir also die Augen geöffnet. Der Abschluss des Unternehmens war zwar ziemlich gut, aber der Prozess der Kontenabstimmung erfolgte immer noch zu 100 % manuell. So viele Aktenordner hatte ich in acht Jahren nicht mehr gesehen."

Die Abstimmungen wurden fertiggestellt, ausgedruckt, überprüft, unterzeichnet und dann wieder auf einen Server zurück gescannt. Dann gingen die Auditoren auf den Server und prüften jede Abstimmung mit der Probebilanz in SAP. "Das war ein irrsinniger Arbeitsaufwand. Am Monatsende brauchte man acht Stunden, nur um auf einem gemeinsamen Laufwerk nachzusehen, ob die Abstimmungen hochgeladen waren. Der Prozess hat die Qualität der Abgleiche nicht verbessert. Die Mitarbeiter prüften nur, ob diese abgeschlossen waren.

Die mangelnde Transparenz bei aktuellen Prozessen bedeutete für das Unternehmen auch ein enormes Risiko. "Wenn man Ordner und Papier herumliegen hat, wie soll man da den Überblick behalten?", sagt Lien. "Am Ende des Quartals müssen wir einen Fragebogen zur Buchhaltungskontrolle beantworten. Eine der Fragen lautet: 'Sind Sie sicher, dass alle Kontenabstimmungen abgeschlossen sind?' Nun, sie werden überprüft, aber die wichtigere Frage lautet: Sind alle Abstimmungen korrekt und in der Qualität durchgeführt worden, die wir erwarten? Man hofft, dass die Leute kommen und einem sagen, wenn etwas nicht stimmt."

Während der Suche nach einer neuen Abstimmungslösung stellte sich die Geschäftsführung die Frage, warum Lien und ihr Team nicht einfach das Abschlussmodul von SAP implementierten. "SAP ist ein großartiges Werkzeug, das unser Rückgrat ist. Aber es ist sperrig und wird vor Ort eingesetzt. Die Berichtsfunktionen sind begrenzt. Sie investieren nicht in diesen Bereich, aber sie schaffen Platz für andere Anbieter, die das tun."

Stattdessen untersuchten Lien und ihr Team zwei führende Plattformen für die Finanztransformation, darunter BlackLine, ein von SAP bevorzugter Anbieter. "Ich hatte in meinem früheren Unternehmen einen Konkurrenten von BlackLine eingesetzt und war daher voreingenommen gegenüber diesem System. Aber wir baten beide Unternehmen, zu uns zu kommen und eine Präsentation zu halten. Nach der BlackLine-Demo herrschte Einigkeit. Alle Anwesenden waren von BlackLine begeistert. Sie fanden es einfach zu verstehen und viel intuitiver.

Das Team entschied sich aus weiteren Gründen für BlackLine, unter anderem wegen der einfachen Integration und Implementierung sowie der Reife von BlackLine. "Wir wollten sichergehen, dass wir uns für eine Lösung entscheiden, die in diesem Bereich ein wichtiger Akteur ist. BlackLine bietet Skalierbarkeit durch verschiedene Module, so dass wir wussten, dass wir mit ihnen wachsen können", sagt Lien. "Wir brauchten eine Lösung, die komplett nahtlos ist und Dateien direkt aus SAP übernimmt. Daher war der SAP-Extraktor von BlackLine der Schlüssel."

Eine Vollzeitstelle wurde frei und damit Ressourcen, um sich um die Qualität zu kümmern. Mit BlackLine entfiel für Maple Leaf die Notwendigkeit, Abstimmungen manuell auszudrucken, zu überprüfen und erneut in den Server einzuscannen. Dadurch wurde eine Vollzeitstelle in der Buchhaltung frei, um an Projekten zu arbeiten, die die Qualität und nicht nur die Vollständigkeit sicherstellen. Dies wiederum hat dazu geführt, dass sich die Organisation darauf verlassen kann, dass alle Kontenabstimmungen vollständig, genau und zeitnah sind. "Wir nennen das unsere Einsparungen bei der Vollständigkeitseffizienz", sagt Lien. "Mit BlackLine nutzen wir die Technologie, um mit unseren Mitarbeitern eine Best-Practice-Erfahrung zu machen."

Reduzierte Kosten für Speicher, Papier und Server von rund 30.000 US-Dollar. Vor BlackLine gab Maple Leaf Tausende von Dollar aus, um sowohl die virtuelle als auch die physische Speicherung der Dokumentation zu verwalten. "Wir verwendeten 100.000 Seiten pro Jahr, was mehr als 30 Gigs Speicherplatz beanspruchte. Wir haben über 500 Kisten mit Abstimmungen, die 7 Jahre lang archiviert werden müssen", sagte Lien. "Mit BlackLine können wir erhebliche Einsparungen bei den Kosten für Lagerung, Papier und Server in Höhe von rund 30.000 US-Dollar pro Jahr verzeichnen.

Einsparung von 122.000 $ durch allgemeine Effizienzsteigerungen. Mit BlackLine hat Maple Leaf den Workflow automatisiert, 10% der Abstimmungen automatisch zertifiziert und die manuelle Erfassung der zugehörigen Dokumentation eliminiert. "Im Hinblick auf die Effizienz sparen wir 122.000 US-Dollar für Vollständigkeit, Abgleiche, Prüfungen und Archivverwaltung", so Lien. "In den nächsten 10 Jahren erwarten wir mit BlackLine eine Rendite auf das Nettovermögen (Return On Nett Assets - RONA) von 255%".

Erhöhte Transparenz. Der frühere Abstimmungsprozess von Maple Leaf behinderte nicht nur die Transparenz; er machte es fast unmöglich, historische und aktuelle Abstimmungen zu verfolgen, zu reporten und zu analysieren. Heute erhalten Lien und ihr Team durch einfaches Einloggen bei BlackLine ein vollständiges Echtzeit-Bild der Bilanzen, abgeschlossenen Abstimmungen und Workflows. "Das standardisierte Reporting erfordert jetzt nur noch einen Knopfdruck. Wir können Reporting-Anforderungen umgehend nachverfolgen, und wir können mögliche falsche Angaben und Fehler im System leicht erkennen und markieren."

Nahtloser Abgleich verschiedener Konten auf unterschiedlichen Ebenen mit individuellen Abweichungen. Der Abstimmungsprozess von Maple Leaf basiert auf Buchungskreis-, GL-Konto- und Profit-Center-Daten. Da jedoch einige der Buchungskreise keine zugehörigen Profit- oder Trading-Zentren haben, müssen bestimmte Konten auf einer höheren Ebene abgeglichen werden. Maple Leaf nutzte die Flexibilität und Konfigurierbarkeit von BlackLine, um mehrere automatisierte Dateiextrakte aus SAP zu ermöglichen, um dieser Komplexität gerecht zu werden, ohne die Anzahl der Abstimmungen zu erhöhen. "Wir mussten in der Lage sein, verschiedene Konten auf verschiedenen Ebenen abzustimmen. Es konnte nicht ein Entweder-Oder sein, bei dem entweder alle Konten auf der Ebene des Profitcenters abgestimmt wurden oder nicht. Hätten wir das getan, wären unsere Abstimmungen aufgrund der vielen Variablen von 1.000 auf 20.000 explodiert", sagt Lien. "Wir haben 15 Abweichungen in BlackLine erstellt. Diese werden verwendet, um um 2:00 Uhr morgens Daten aus SAP zu ziehen. Morgens sind dann automatisch alle richtigen Daten in BlackLine".