Loomis war zwar hervorragend aufgestellt, was den physischen Bargeldtransport anging, aber der elektronische Cash Application Prozess war langwierig, umständlich und zeitraubend. Die manuelle Beantragung von Überweisungen nahm den ganzen Tag in Anspruch, was die Produktivität im gesamten Unternehmen verzögerte, vom Verkauf bis zum Forderungsmanagement. Da Loomis ein strategischer Bargeldlieferant ist, bedeuten verspätete Zahlungen ein hohes Risiko für uneinbringliche Forderungen, weshalb es für das Unternehmen besonders wichtig ist, überfälligen Forderungen sofort nachzugehen. Das bisherige System für das Forderungsmanagement erstellte nur eine einfache Tabelle. Es berücksichtigte keine externen Risikofaktoren der Schuldner.

Außerdem fehlte dem Unternehmen ein Echtzeit-Überblick über die Kundenzahlungen. Da die Controller im Credit-Bereich den Fälligkeitsberichten nicht trauten, riefen sie wiederholt das Cash-Team an, um die Nichtzahlung zu überprüfen, bevor sie Anrufe tätigten. Das Misstrauen gegenüber den Systemdaten verlangsamte den Prozess für Forderungen, führte zu Spannungen zwischen dem Cash- und dem Collection-Team und verursachte zusätzlichen Aufwand.

Um das Finance-Team bei der Rationalisierung seiner Abläufe zu unterstützen, begann Loomis mit der Suche nach einer einheitlichen AR-Plattform, um Prozesse zu konsolidieren, typische Monatsendzyklen zu vereinfachen und Bargeld schneller einzuziehen.

BlackLine war der Anbieter der Wahl für Loomis. "Wir haben uns für BlackLine entschieden, weil das Unternehmen neue Technologien wie maschinelles Lernen innovativ einsetzt, um reale Alltagsprobleme, zum Beispiel im Bereich der Finanztransaktionen, kosteneffizient zu lösen. Beeindruckt waren wir auch von dem Wunsch des Unternehmens, unsere Bedürfnisse zu verstehen und eine echte Kundenzufriedenheit zu erreichen".

Der ursprüngliche Business Case für die Automatisierung von Accounts Receivable (AR) konzentrierte sich darauf, die nicht zugewiesenen Barmittel so effizient wie möglich zu reduzieren und ein Tool für das Forderungsmanagement zu implementieren, das es den Teams ermöglichte, auf präzise und rationelle Weise einzuziehen.

Zum Zeitpunkt der Implementierung war Loomis auf der Suche nach einer Lösung für spezifische Herausforderungen im Bereich der Debitorenbuchhaltung. Obwohl das Unternehmen über eigene Ressourcen verfügte, wirkten sich der Wert der nicht zugewiesenen Barmittel und die Aktualität der Anträge darauf aus, wie effektiv und effizient das Credit-Control-Team arbeiten konnte.

Dieses Team sollte in die Lage versetzt werden, die Vorteile zu nutzen, die eine wesentlich effizientere Cash Application Lösung bieten würde, die es ihm ermöglichen sollte, wesentlich intelligenter zu arbeiten. Die enge Echtzeit-Integration zwischen den Zuweisungs- und Forderungsmodulen in der AR-Automatisierungsplattform war ein entscheidender Grund für die Implementierung von BlackLine, die es Loomis ermöglicht, seine Ziele mit einer einheitlichen Plattform zu erreichen.

Heute belastet die Automatisierung des gesamten Invoice-to-Cash-Prozesses das Finance-Team nicht mehr. Für den gesamten Vorgang benötigt eine Person weniger als 20 Minuten. Das Unternehmen eliminiert praktisch jeden Tag bis 10:00 Uhr alle nicht verwendeten Barmittel. Die AR-Automatisierungsplattform hat dem Unternehmen sofortigen Nutzen gebracht.

Mark Beddoe, Head of Financial Systems and Transactional Services bei Loomis, sagt: "Innerhalb von sechs Monaten nach der Inbetriebnahme von Collect haben wir unsere durchschnittliche Forderungslaufzeit um 10 % reduziert, unsere durchschnittlichen überfälligen Forderungen um 29 % gesenkt und konnten unsere durchschnittlichen Rückstellungen für uneinbringliche Forderungen um 23 % reduzieren. In den folgenden zwei Jahren, vor 2020 und der Pandemie, ist die durchschnittliche Dauer von Außenständen bei Forderungen in etwa auf dem gleichen Niveau geblieben, während unsere überfälligen Forderungen um durchschnittlich 35 % gesunken sind und die Wertberichtigungen für uneinbringliche Forderungen in etwa gleich geblieben sind."

Die Einführung der Lösung für Forderungen in die AR-Automatisierungsplattform von BlackLine führte zu einer wesentlich intelligenteren Arbeitsweise, bei der das bisherige Zahlungsverhalten eine Prognose für das zukünftige Verhalten ermöglichte. Wenn Kunden von dem prognostizierten Verhalten abwichen oder nicht genügend Daten für eine Prognose vorlagen, zeigte das System diese Kunden dem Credit Controller für weitere Maßnahmen an.

Zum ersten Mal hatte dieser Einblick und Kontrolle über alle Ereignisse und konnte die Daten nutzen, um die Credit Control Aktivitäten effizient zu steuern. Infolgedessen werden die Ressourcen genau den Bereichen zugewiesen, die Aufmerksamkeit erfordern, und das Rätselraten wird reduziert.

Die Plattform ermöglichte es auch, Abwesenheiten im Credit Control Team effektiver zu verwalten, da die Kunden sehr schnell und effizient den Controllern neu zugewiesen werden konnten. Alle Ereignisse werden protokolliert, so dass jeder ein Konto abrufen kann und weiß, was passiert ist und welche Maßnahmen erforderlich waren.

"Die neu eingeführte Management-Information-Suite bietet eine Fülle von Dashboards und Reports, mit denen man sich einen Überblick darüber verschaffen kann, was mit den Forderungen und dem Debitorenbuch passiert, wie die Leistung der Controller aussieht und wie effektiv die Strategien für das Forderungsmanagement sind."

Risiko & Prozesse

Bis zu dem Zeitpunkt, an dem Loomis die AR-Automatisierungsplattform von BlackLine einführte, lagen die Risikodaten immer separat vor.

"Dies machte es schwierig, einen umfassenden Überblick über die Kunden zu erhalten, da es einen manuellen Aufwand erforderte, das Verkaufsbuch und die Risikodaten für die Analyse zusammenzuführen. Mit BlackLine können wir monatliche Risikodaten und tägliche Warnmeldungen importieren, um einen ganzheitlichen Überblick über alle unsere Kunden zu erhalten. Wir nutzen all diese Daten, um unsere Kunden zu analysieren, was es uns ermöglicht, unsere Bemühungen im Bereich "Resourcing" weiter zu verfeinern und Inkassostrategien zu entwickeln.

Mitarbeiter & Prozesse

Loomis sah eine unmittelbare Auswirkung auf das Team. "Der neue Ansatz im Umgang mit Debitoren machte einfach Sinn und beantwortete so viele Fragen......

Warum ist das Hauptbuch nicht auf dem neuesten Stand? Warum haben wir so viele nicht zugewiesene Barmittel? Warum muss ich mich jeden Monat durch Hunderte von Überweisungen wühlen? Warum wird Kunde xxx jeden Monat kontaktiert, obwohl er uns jeden Monat bezahlt, wenn auch ein paar Tage zu spät? Warum weiß ich nicht, dass sich die Kreditwürdigkeit von Kunde yyy laut unserer Kreditauskunftei deutlich verschlechtert hat".

Loomis hat nun die Antworten auf all diese Fragen in Echtzeit und liefert den Finance-Teams ein konsistentes und kontinuierliches Feedback.

Zusätzliche Vorteile

Mark Beddoe sagt: "Cash Application wird jetzt viel effizienter erledigt und ist jetzt eine Teilzeitaufgabe von 15-20 Minuten jeden Morgen. Das bedeutet, dass das Debitorenbuch in unserem ERP und das Modul für Forderungen zeitnah aktualisiert werden, mit höherer Genauigkeit und weniger nicht zugewiesenen Barmitteln. "Dies wiederum hat unserem Credit Control Team geholfen und in Verbindung mit der intelligenteren Arbeitsweise, die von der AR-Automatisierungsplattform angetrieben wird, zu einer Verbesserung der durchschnittlichen Dauer bei Außenständen und der Forderungsausfälle vor der Pandemie geführt. Unsere Finance-Teams sind glücklicher und zufriedener, wenn sie auf diese Weise arbeiten. Die Lösung bietet dem Management mehr Transparenz und Einblick, so dass unterschiedliche Strategien umgesetzt und bewertet werden können.

DIE ZUKUNFT 
Derzeit überprüft das Finance-Team von Loomis die internen Prozesse, damit das Unternehmen die volle Funktionalität von BlackLine durch die Implementierung des AR Intelligence-Moduls nutzen kann. Dies wird es ihnen ermöglichen, Muster und Trends aus Daten zu nutzen, die dem Team zuvor nicht zur Verfügung standen.

Da die Lösungen für Cash Application und das Forderungsmanagement in der Cloud laufen, konnte das Unternehmen während der Pandemieabschaltung problemlos auf eine Arbeitsumgebung umstellen, in der die Teams von zu Hause aus arbeiten konnte.

"Wenn wir die Pandemie überstanden haben und zu einer hybriden Arbeitsweise übergehen, werden wir diesen Vorteil auch weiterhin nutzen können, da wir nur für ein paar Tage pro Woche ins Büro zurückkehren. Dank der ausgefeilten AR-Automatisierungsplattform sind wir schon seit einigen Jahren nicht mehr auf physische Überweisungen angewiesen. Auch wenn das Einsammeln von Bargeld bei unseren Kunden, die unter ihren eigenen Lockdown-Problemen litten, zu einer größeren Herausforderung wurde, war unsere Fähigkeit, das eingehende Bargeld abzugleichen, in keiner Weise beeinträchtigt.

"Mit Blick auf die Zukunft und neue Arbeitsweisen werden wir weiterhin die Daten der AR-Automatisierungsplattform von BlackLine nutzen, um intelligentere, schnellere und genauere Entscheidungen zu treffen.