LV hat sich durch kontinuierliche Expansion zu einer der größten Versicherungsgesellschaften Großbritanniens entwickelt. Doch diese Expansion brachte Herausforderungen mit sich, insbesondere für die Buchhaltungs- und Finanzorganisation.

Der bestehende Abstimmungsprozess des Unternehmens basierte auf Tabellenkalkulationen - ein System, das nicht nur mit der wachsenden Datenmenge nicht Schritt halten konnte, sondern auch nur wenige interne Kontrollen vorsah. Der Prozess war zudem in hohem Maße manuell und es fehlte die Sichtbarkeit in Echtzeit, die für ein schnell wachsendes globales Unternehmen so wichtig ist.

"Wir waren in hohem Maße auf Excel angewiesen, und alle unsere Abstimmungen wurden in separaten Tabellenkalkulationen durchgeführt. Bei Abstimmungen auf Papier gibt es keine Garantie, dass Probleme tatsächlich gelöst werden, und es besteht immer das Risiko, dass Daten verloren gehen oder fehlen", sagte Andy Young, Leiter der Finanzabteilung von LV.

"Wir haben 3.000 Positionen abgestimmt, und das Reporting über diese Abstimmungen und deren Korrekturen war ein langwieriger und mühsamer Prozess. Außerdem konnten wir nicht immer die dazu gehörigen Belege finden."

Um die Abhängigkeit der Organisation von Tabellenkalkulationen für den Abschluss zu reduzieren, entwickelte LV eine interne Softwarelösung. Doch das neue System brachte bald zusätzliche Herausforderungen mit sich.

"Es konnte die täglichen Abstimmungen nicht bewältigen, und das Reporting war unübersichtlich und zeitaufwendig", sagte Young. "Auch Reaktionszeiten waren sehr langsam. Unsere Manager nahmen die Arbeit mit nach Hause und saßen dort, drückten den Knopf, schauten sich eine Serie im Fernsehen an und drückten dann den nächsten Knopf. So langsam war der Prozess."

Als das firmeninterne System Ende 2015 abstürzte, intensivierte das Unternehmen die Suche nach einer neuen Reconciliation-Lösung, die nicht nur die internen Kontrollen stärken, sondern durch die Automatisierung auch Zeit für die Mitarbeiter sparen würde. Aufgrund des jüngsten Zusammenbruchs des alten Systems, musste die neue Lösung schnell einsatzbereit sein.

"BlackLine war unsere bevorzugte Option. Wir konnten alle gewünschten Dokumente anhängen, wir konnten sie speichern, wir konnten verschiedene Personen einbeziehen, die den laufenden Reconciliation-Prozess überprüfen konnten", sagte Young. "BlackLine gab uns den Kontrollrahmen, den wir brauchten, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktionierte, und es gab keine Probleme mit den Balance Sheet Reconciliations, die zu späteren Berichtigungen führen könnten. Und wir waren in der Lage, in nur fünf Wochen von der Implementierung bis zum Go-Live zu gehen.