LV hat sich durch kontinuierliche Expansion zu einer der größten Versicherungsgesellschaften Großbritanniens entwickelt. Doch diese Expansion brachte Herausforderungen mit sich, insbesondere für die Buchhaltungs- und Finanzorganisation.

Der bestehende Abstimmungsprozess des Unternehmens basierte auf Tabellenkalkulationen - ein System, das nicht nur mit der wachsenden Datenmenge nicht Schritt halten konnte, sondern auch nur wenige interne Kontrollen vorsah. Der Prozess war zudem in hohem Maße manuell und es fehlte die Sichtbarkeit in Echtzeit, die für ein schnell wachsendes globales Unternehmen so wichtig ist.

"Wir waren in hohem Maße auf Excel angewiesen, und alle unsere Abstimmungen wurden in separaten Tabellenkalkulationen durchgeführt. Bei Abstimmungen auf Papier gibt es keine Garantie, dass Probleme tatsächlich gelöst werden, und es besteht immer das Risiko, dass Daten verloren gehen oder fehlen", sagte Andy Young, Leiter der Finanzabteilung von LV.

"Wir haben 3.000 Positionen abgestimmt, und das Reporting über diese Abstimmungen und deren Korrekturen war ein langwieriger und mühsamer Prozess. Außerdem konnten wir nicht immer die dazu gehörigen Belege finden."

Um die Abhängigkeit der Organisation von Tabellenkalkulationen für den Abschluss zu reduzieren, entwickelte LV eine interne Softwarelösung. Doch das neue System brachte bald zusätzliche Herausforderungen mit sich.

"Es konnte die täglichen Abstimmungen nicht bewältigen, und das Reporting war unübersichtlich und zeitaufwendig", sagte Young. "Auch Reaktionszeiten waren sehr langsam. Unsere Manager nahmen die Arbeit mit nach Hause und saßen dort, drückten den Knopf, schauten sich eine Serie im Fernsehen an und drückten dann den nächsten Knopf. So langsam war der Prozess."

Als das firmeninterne System Ende 2015 abstürzte, intensivierte das Unternehmen die Suche nach einer neuen Reconciliation-Lösung, die nicht nur die internen Kontrollen stärken, sondern durch die Automatisierung auch Zeit für die Mitarbeiter sparen würde. Aufgrund des jüngsten Zusammenbruchs des alten Systems, musste die neue Lösung schnell einsatzbereit sein.

"BlackLine war unsere bevorzugte Option. Wir konnten alle gewünschten Dokumente anhängen, wir konnten sie speichern, wir konnten verschiedene Personen einbeziehen, die den laufenden Reconciliation-Prozess überprüfen konnten", sagte Young. "BlackLine gab uns den Kontrollrahmen, den wir brauchten, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktionierte, und es gab keine Probleme mit den Balance Sheet Reconciliations, die zu späteren Berichtigungen führen könnten. Und wir waren in der Lage, in nur fünf Wochen von der Implementierung bis zum Go-Live zu gehen.

Zeitersparnis durch automatische Abstimmung. Young und sein Team verlassen sich auf BlackLine, um Tausende von Buchungen automatisch abzugleichen. "Unser Investment-System und Oracle ERP werden automatisch in BlackLine abgestimmt, was uns einen großen Vorteil hinsichtlich der Menge an Abstimmungen gebracht hat, die wir jeden Monat aktiv durchführen müssen. Außerdem können alle korrekten Balance Sheet Reconciliations auf 'abgestimmt' geschoben werden, um mehr Zeit zu sparen.

Manager können sich auf Probleme statt auf Prozesse konzentrieren. Die automatischen Abstimmungsfunktionen und die Echtzeit-Sichtbarkeit von BlackLine haben dafür gesorgt, dass die Manager während der Zeit des Abschlusses nicht mehr die Nächte durcharbeiten mussten. Die Manager haben nun auch Zeit, sich auf die wertschöpfenden Tätigkeiten in der Buchhaltung zu konzentrieren, wie z.B. Strategie und Analyse. "BlackLine ermöglicht es uns, mehr Zeit auf Probleme zu verwenden, anstatt Daten zu verarbeiten", sagte Young. "Und die Manager sind so froh, dass sie wieder freie Abende haben."

Verstärkte interne Kontrollen. Der frühere tabellenbasierte Abschlussprozess von LV setzte das Unternehmen einem immer größeren Risiko aus. Heute hat das Unternehmen mit BlackLine die volle End-to-End-Kontrolle über jeden Prozess und hat dabei einen vollständigen Einblick in die einzelnen Verantwortungsbereiche. Standardisierte Vorlagen stellen sicher, dass die Prozesse in allen Geschäftsbereichen konsistent sind. "Mit BlackLine gibt es eine Version, die mit dem Hauptbuch übereinstimmt", sagte Young.

Rationalisierter Audit-Prozess. Mit BlackLine müssen die Mitarbeiter von LV nicht mehr Tage damit verbringen, Papierakten und Tabellenkalkulationen vor der Prüfung zusammenzutragen. Stattdessen erhalten die Prüfer sofortigen Zugang zu den Unterlagen, die sie benötigen, wenn sie sie brauchen. Die unterstützende Dokumentation ist ebenfalls in BlackLine vorhanden. "Unsere Auditoren lieben BlackLine", sagte Young. "Sie haben dem Audit-Komitee sehr positiv darüber berichtet."