Liberty hatte sich jahrelang auf ein internes Tool für Nachweise und Bestätigungen verlassen, das Account Management System (AMS). Als sich jedoch die geschäftlichen Anforderungen änderten und die Finanzkontrollen zu einem zentralen Thema wurden, erkannte die Unternehmensleitung, dass sie das beste auf dem Markt erhältliche Tool für Finanzkontrollen finden und die Finance-Umgebung modernisieren sollten, anstatt AMS selbst zu entwickeln.

"Mit AMS war es ziemlich schwierig, alle Bescheinigungsanforderungen mit einem hohen Maß an Vertrauen zu erfüllen. Die Mitarbeiter kreuzten ein Kästchen an, dass ein Konto mit einer Bescheinigung versehen wurde, nachdem ein Abgleich manuell durchgeführt, ausgedruckt und unterschrieben worden war", sagt Lisa Bird, Lead Specialist Internal Financial Control bei Liberty. "Wir brauchten außerdem eine Lösung, die die Profit-Center-Rechnung abwickeln konnte, die im Rahmen unseres Finance Architecture-Programms erforderlich war.

Frau Bird und ihr Team standen "unter enormem Druck", das veraltete AMS-Tool zu ersetzen und eine moderne Umgebung im Finanzbereich sowie eine Best-Practices-Kontrollumgebung zu ermöglichen.

"Wir mussten die Effizienz, die Verantwortlichkeit und die Kontrolle des Bilanznachweisverfahrens und des Berichtswesens in der gesamten Finanzfunktion der Liberty Group verbessern. Außerdem wollten wir Transparenz, eine bessere Governance und Kontrolle über den gesamten Record-to-Report-Prozess sicherstellen."

Nach der Prüfung zahlreicher Systeme entschied sich das Team für die Module Account Reconciliations und Variance Analysis von BlackLine.

"BlackLine hat sich durchgesetzt. Der gesamte Abgleich konnte in BlackLine erfolgen, was uns mehr Sichtbarkeit und Transparenz verschaffte. Wir wussten endlich, wann die Abstimmungen abgeschlossen sind, und es gab eine direkte Verbindung zwischen SAP und BlackLine, die die Vollständigkeit der Konten gewährleistet", sagt Bird. "Und wenn wir über den Business Case nachdenken, finden wir es toll, dass alle Module integriert sind.

Liberty implementierte BlackLine, obwohl einer der Liberty-Aktionäre das System eines Wettbewerbers nutzte.

"Wir haben uns die Plattform eines Mitbewerbers genau angeschaut, weil wir uns an unserem Aktionär orientieren wollten. Aber diese Plattform schien nicht so ausgereift und fortschrittlich zu sein wie BlackLine", sagt Bird. "Wir erkannten früh, dass sie mehr Entwicklungs-, Anpassungs- und Testaufwand erfordert hätte, während BlackLine bereits von einer Reihe von Anwendern getestet und genutzt worden war."

Die erste Phase der BlackLine-Implementierung bei Liberty dauerte nur sechs Wochen - für eine der wichtigsten operativen Einheiten. "Als wir sagten, dass wir die Implementierung in sechs Wochen durchführen wollten, meinten viele, dass ein solch aggressiver Zeitplan nicht realisierbar sei", sagt Lisa Bird. "Aber wir haben unsere Sechs-Wochen-Frist eingehalten, was eine unglaubliche Leistung für unsere Finanzorganisation war. Es ist wirklich ein Beweis dafür, wie einfach BlackLine zu implementieren und zu verstehen ist."

Lisa Bird dankt dem Implementierungs-Consultant von BlackLine dafür, dass er der Liberty Group bei der fristgerechten Implementierung geholfen hat. "Unser Implementierungsberater war wirklich fantastisch. Er hat uns durch den gesamten Prozess geführt, und wir haben viel online gelernt und geschult, um uns so schnell wie möglich weiterzubilden. Unsere zweite Implementierung dauerte nur drei Wochen, was in Anbetracht der Größe und des Umfangs des Unternehmens ein großer Erfolg für uns war."