Liberty hatte sich jahrelang auf ein internes Tool für Nachweise und Bestätigungen verlassen, das Account Management System (AMS). Als sich jedoch die geschäftlichen Anforderungen änderten und die Finanzkontrollen zu einem zentralen Thema wurden, erkannte die Unternehmensleitung, dass sie das beste auf dem Markt erhältliche Tool für Finanzkontrollen finden und die Finance-Umgebung modernisieren sollten, anstatt AMS selbst zu entwickeln.

"Mit AMS war es ziemlich schwierig, alle Bescheinigungsanforderungen mit einem hohen Maß an Vertrauen zu erfüllen. Die Mitarbeiter kreuzten ein Kästchen an, dass ein Konto mit einer Bescheinigung versehen wurde, nachdem ein Abgleich manuell durchgeführt, ausgedruckt und unterschrieben worden war", sagt Lisa Bird, Lead Specialist Internal Financial Control bei Liberty. "Wir brauchten außerdem eine Lösung, die die Profit-Center-Rechnung abwickeln konnte, die im Rahmen unseres Finance Architecture-Programms erforderlich war.

Frau Bird und ihr Team standen "unter enormem Druck", das veraltete AMS-Tool zu ersetzen und eine moderne Umgebung im Finanzbereich sowie eine Best-Practices-Kontrollumgebung zu ermöglichen.

"Wir mussten die Effizienz, die Verantwortlichkeit und die Kontrolle des Bilanznachweisverfahrens und des Berichtswesens in der gesamten Finanzfunktion der Liberty Group verbessern. Außerdem wollten wir Transparenz, eine bessere Governance und Kontrolle über den gesamten Record-to-Report-Prozess sicherstellen."

Nach der Prüfung zahlreicher Systeme entschied sich das Team für die Module Account Reconciliations und Variance Analysis von BlackLine.

"BlackLine hat sich durchgesetzt. Der gesamte Abgleich konnte in BlackLine erfolgen, was uns mehr Sichtbarkeit und Transparenz verschaffte. Wir wussten endlich, wann die Abstimmungen abgeschlossen sind, und es gab eine direkte Verbindung zwischen SAP und BlackLine, die die Vollständigkeit der Konten gewährleistet", sagt Bird. "Und wenn wir über den Business Case nachdenken, finden wir es toll, dass alle Module integriert sind.

Liberty implementierte BlackLine, obwohl einer der Liberty-Aktionäre das System eines Wettbewerbers nutzte.

"Wir haben uns die Plattform eines Mitbewerbers genau angeschaut, weil wir uns an unserem Aktionär orientieren wollten. Aber diese Plattform schien nicht so ausgereift und fortschrittlich zu sein wie BlackLine", sagt Bird. "Wir erkannten früh, dass sie mehr Entwicklungs-, Anpassungs- und Testaufwand erfordert hätte, während BlackLine bereits von einer Reihe von Anwendern getestet und genutzt worden war."

Die erste Phase der BlackLine-Implementierung bei Liberty dauerte nur sechs Wochen - für eine der wichtigsten operativen Einheiten. "Als wir sagten, dass wir die Implementierung in sechs Wochen durchführen wollten, meinten viele, dass ein solch aggressiver Zeitplan nicht realisierbar sei", sagt Lisa Bird. "Aber wir haben unsere Sechs-Wochen-Frist eingehalten, was eine unglaubliche Leistung für unsere Finanzorganisation war. Es ist wirklich ein Beweis dafür, wie einfach BlackLine zu implementieren und zu verstehen ist."

Lisa Bird dankt dem Implementierungs-Consultant von BlackLine dafür, dass er der Liberty Group bei der fristgerechten Implementierung geholfen hat. "Unser Implementierungsberater war wirklich fantastisch. Er hat uns durch den gesamten Prozess geführt, und wir haben viel online gelernt und geschult, um uns so schnell wie möglich weiterzubilden. Unsere zweite Implementierung dauerte nur drei Wochen, was in Anbetracht der Größe und des Umfangs des Unternehmens ein großer Erfolg für uns war."

Vorbereitet auf die bevorstehende Umstellung auf SAP S/4HANA. Derzeit nutzt Liberty SAP ECC, das Hauptbuch von SAP. Das Unternehmen plant jedoch, in naher Zukunft auf ein neues Hauptbuch umzusteigen. Die Implementierung von BlackLine - und die Automatisierung von Abstimmungen - war ein wichtiger Teil der Vorbereitung auf diese Umstellung.

"IFRS 17 ist ein weiterer wichtiger Grund, warum wir BlackLine eingeführt haben. Es erfordert oft erhebliche Änderungen der Konten", sagt Bird. "Wir dachten, wenn wir so viele Abstimmungen wie möglich vor der Umstellung auf ein neues Ledger automatisieren könnten, würde uns das die Umstellung sehr erleichtern."

Ermöglicht Transparenz in Echtzeit. Vor der Einführung von BlackLine hatte Liberty kaum Zugang zu Echtzeitberichten oder einer Übersicht in einem Standardformat für alle Einheiten. "BlackLine gibt uns Zugang zu all diesen Informationen, die wir vorher nicht sehen konnten. Wir sind in der Lage, monatliche Berichte auf der Grundlage echter Daten zu erstellen, anstatt auf Basis manueller, nicht standardisierter Tabellenkalkulationen", sagt Bird. "Das ist ein unglaublicher Vorteil."

Entwicklung zu einer Kultur der Modernisierung. BlackLine war für das 60-jährige Unternehmen ein "Katalysator für Veränderungen".

"Wir wussten, dass BlackLine uns helfen würde, eine Reihe von wichtigen Dingen zu erreichen - Transparenz, Effizienz, bessere Kontrollen. Wir haben aber auch festgestellt, dass es ein Katalysator für Veränderungen ist", sagt Bird. "Mit BlackLine haben wir einen großen Schritt in Richtung Automatisierung und Modernisierung gemacht.

Und durch die BlackLine-Implementierungen konnten wir einen effektiven Change-Management-Prozess entwickeln."

Erhöhte Verantwortlichkeit. Vor BlackLine mussten Frau Bird und ihr Team darauf vertrauen, dass die Aufgaben pünktlich erledigt wurden.

"Unsere Governance-Funktion richtete sich danach, was jemand sagte, dass er getan hatte", sagt Bird. "Jetzt, mit BlackLine, können wir physisch sehen, was in Bezug auf die Pünktlichkeit von Abstimmungen, die Verantwortlichkeit für Konten und das tatsächliche Reporting erledigt wurde und was nicht. Bird fügt hinzu: "Eine Schlüsselkomponente ist die Vollständigkeit der Konten. Mit dem SAP Connector können wir sicher sein, dass alle abgestimmten Konten automatisch in BlackLine eingehen und wir sie in Echtzeit zuordnen können."

Stärkere Kontrollen. Das Team hat nun Zugriff auf eine einzige echte Abstimmungsquelle, ebenso wie die Auditoren.

"Wir konnten unseren Auditoren und unserem Vorstand viel mehr Sicherheit in Bezug auf die Kontrollen im Finanzbereich und die Bestätigung unserer Bilanzkonten geben", sagt Bird. "Vor kurzem hat unser Prüfungsausschuss den Zyklus durchlaufen, und BlackLine war definitiv ein heißes Thema in Bezug auf seinen Erfolg."