Kraft Heinz verbessert mit BlackLine Intercompany Hub die Effizienz und Kontrolle seiner globalen Intercompany Transaktionen
The Kraft Heinz Company ist das fünftgrößte Lebensmittel- und Getränkeunternehmen der Welt mit einem Umsatz von 25 Milliarden US-Dollar im Jahr 2019. Entstanden durch eine Fusion im Jahr 2015 vertreibt das Unternehmen mit 38.000 Mitarbeitern legendäre Marken wie Kraft, Heinz, Oscar Mayer, Cracker Barrel, Planters und Miracel Whip und hat Niederlassungen in mehr als 40 Ländern
Die Herausforderung
Die 2015 erfolgte Fusion zwischen der H.J. Heinz Company und der Kraft Foods Group stellte die frisch integrierten Buchhaltungs- und Finanzteams vor zusätzliche und extrem komplexe Aufgaben.
Dutzende neuer angebundener Unternehmen machten die Abstimmung von Millionen nicht produktbezogener Rechnungen (Transaktionen, die nicht direkt mit dem Betrieb oder der Produktion zusammenhängen) zu einer besonderen Herausforderung: Nach der Fusion musste das Unternehmen über zahlreiche Konzerngesellschaften hinweg 20 bis 30 Millionen Dollar Intercompany Saldendiskrepanzen zwischen Verbindlichkeiten und Forderungen klären.
Um diese konzerninternen Transaktionen abstimmen zu können, war es erforderlich, die Daten aus mehreren ERPs (SAP, Oracle, JD Edwards und Epicor) in Oracle Hyperion Financial Management zusammenzuführen.
Laut Paul Dubbelman war der Prozess „unkoordiniert, unkontrolliert, extrem manuell und extrem komplex.“
Da die Hyperion-Reports nur einen Überblick über die Saldendiskrepanzen liefern konnten, war es die Aufgabe der lokalen Buchhaltungsteams, die diese manuell zu identifizieren und zu melden. „Sie mussten die Daten aufschlüsseln, indem sie über das ERP-System jeden Vorgang im Detail verfolgten. Das war sehr mühsam“, sagt Dubbelman. „Wir brauchten wirklich eine viel bessere Lösung, um diese zig Millionen Dollar an Saldodiskrepanzen auf eine überschaubare Anzahl zu reduzieren.“
Warum BlackLine
BlackLine Account Reconciliations ist bei Kraft seit 2010 im Einsatz. Für Dubbelman war BlackLine Intercompany Hub somit der nächste logische Schritt, um die nicht produktbezogene IntercompanyBuchhaltung besser zu automatisieren, für mehr Transparenz zu sorgen und globale Praktiken auf einer gemeinsamen Plattform zu standardisieren.
„Intercompany Hub war die naheliegende Lösung. Wir hatten im Bereich Kontenabstimmung bereits eine gute Arbeitsbeziehung mit dem BlackLine-Team aufgebaut und genau das hat sich nun auch im Bereich Intercompany Hub wiederholt.“
Unter der Leitung der Zentrale in Chicago brachte Kraft Heinz Menschen, Prozesse und Technologie zusammen, um eine erfolgreiche Implementierung des Intercompany Hub zu gewährleisten. Die Unterstützung von BlackLine trug maßgeblich dazu bei, Prozesse neu zu gestalten und einzigartige Herausforderungen zu lösen, wie z. B. die Implementierung von 300 Mehrwertsteuercodes in 18 europäischen Ländern.
„Die Mehrwertsteuer war wahrscheinlich eine der am schwierigsten zu lösenden und komplexesten Aufgaben, da jedes Land in Europa seine eigenen Mehrwertsteuerregeln hat“, so Dubbelman. „Aber wir waren in der Lage, alle notwendigen Puzzleteile zusammenzufügen, um diesem System und BlackLine von Beginn an eine solide Arbeitsbasis zu bieten.“
Die Ergebnisse
Reduzierung der Intercompany-Saldendiskrepanzen um den Faktor 20-30. Mit BlackLine konnte Kraft Heinz die Intercompany-Saldendiskrepanzen bei nicht produktbezogenen Rechnungen von 20 bis 30 Millionen Dollar pro Monat auf weniger als 1 Million Dollar reduzieren. Automatisierung und erhöhte Transparenz haben dem Intercompany-Team zudem die nötige Zeit verschafft, um Saldendiskrepanzen schnell zu klären.
„Die Zahl der Intercompany-Saldendiskrepanzen ist dank BlackLine auf nahezu Null gesunken. Mit fast Null meine ich weniger als 1 Million Dollar pro Monat“, sagt Dubbelman. „Den einen oder anderen Fall wird es hier immer geben, aber mit diesem Niveau sind wir deutlich zufriedener.“
Mehr Kontrolle, bessere Compliance. BlackLine Intercompany Hub bietet streng definierte Workflows, eingebettete Kontrollen und Validierung für Intercompany-Transaktionen, die die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien unterstützen.
„BlackLine Intercompany Hub war für uns ein absoluter Game Changer“, sagt Dubbelman. „Wir müssen uns nicht mehr darum kümmern, ob eine in Unternehmen A erstellte Rechnung bei Unternehmen B eingegangen ist. Das passiert automatisch.“
BlackLine ermöglicht auch die Standardisierung globaler Intercompany-Praktiken und -Prozesse, um Abweichungen über verschiedene Regionen hinweg zu minimieren. „BlackLine Intercompany Hub hat grundlegend verändert, wie wir Compliance durchsetzen und sicherstellen, dass bei der Rechnungsstellung, der Abstimmung und dem Ausgleich von Intercompany-Transaktionen niemand zu weit von der Linie abweicht.“
Risikominimierung. Mit BlackLine hat Kraft Heinz die Risiken, die mit der Intercompany-Buchhaltung verbunden sind, drastisch reduziert, einschließlich derer, die auf menschliche Fehler zurückzuführen sind.
„Wenn ein Nutzer Daten in BlackLine lädt, muss er eine Validierung durchführen, bevor er die Transaktion zertifizieren kann“, sagt Dubbelman. „BlackLine prüft die Konzernbeziehungen und die Art der abgerechneten Leistung, und stellt bei für Europa relevanten Vorgängen automatisch fest, ob der verwendete Mehrwertsteuersatz oder -code richtig oder falsch ist.“
Mehr Transparenz. BlackLine hat die Transparenz bei nicht produktbezogenen Transaktionen verbessert, sodass Mitarbeiter Ausnahmen schnell identifizieren, prüfen und klären können. Dies hat das Vertrauen in unsere Finanzdaten gestärkt, während sich die Mitarbeiter gleichzeitig auf wertschöpfendere Arbeiten konzentrieren können.
„Mit BlackLine Intercompany Hub haben wir einen viel besseren Einblick in alle nicht produktbezogenen Verrechnungen, die Monat für Monat stattfinden“, sagt Dubbelman. „BlackLine verschafft uns einen besseren Überblick darüber, was wann in Rechnung gestellt wird, und ermöglicht es uns zu prüfen, warum es in Rechnung gestellt wird.“
Gesteigerte Effizienz. Als zentrale Plattform für die Intercompany-Buchhaltung arbeitet BlackLine über verschiedene Standorte, Währungen und Vorschriften hinweg. Dadurch haben die Kraft Heinz-Teams weltweit jetzt deutlich weniger manuelle Arbeiten zu erledigen.
„Wir nutzen heute weitgehend nahtlose Prozesse“, sagt Dubbelman. „Da BlackLine mit SAP interagiert, laufen die Transaktionen nach erfolgter Freigabe direkt durch und werden zeitgleich in den Büchern der jeweiligen Unternehmen verbucht. Das Intercompany-Team verwaltet das System und sucht nach Fehlern, aber die sind sehr selten.“
93 % Transaktionsabgleich erreicht. Aufbauend auf dem Erfolg mit Intercompany Hub nutzt Kraft Heinz nun auch BlackLine Transaction Matching, um Rechnungen und Saldenbeträge zwischen verbundenen Unternehmen, wie z. B. einer britischen Vertriebsgesellschaft und dem Supply Chain Hub, innerhalb der beiden großen SAP-Instanzen in Europa und den USA abzudecken.
Kraft Heinz hat bereits eine Transaktionsabgleichsrate von 93 % erreicht, weitere Steigerungen sind in Planung. „Wir können noch viel mehr damit machen“, sagt Dubbelman. „So könnten wir die Lösung künftig auch für den Abgleich von Zahlungen nutzen.“
Food & Beverage
SAP
Global
Enterprise
Reduzierung der konzerninternen Ausfälle von bis zu $30 Millionen pro Monat auf weniger als $1 Million
Gestärkte Kontrolle und Compliance
Mehr Transparenz zu Status und Folgethemen
Verbesserte Effizienz über die globale Nutzerbasis hinweg
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