DIE HERAUSFORDERUNG

2009 begann das Kempinski-Team mit der Evaluierung von Softwarelösungen zur Automatisierung des Abstimmungsprozesses. Die Herausforderung bestand darin, eine Lösung zu finden, die sowohl ein enormes Transaktionsvolumen bewältigen als auch für alle Benutzer unabhängig von Zeitzone und Standort verfügbar sein würde. Die Anwender mussten vom Büro, von zu Hause oder von unterwegs aus arbeiten können. Und während die Daten von überall zugänglich sein mussten, war auch die Sicherheit von größter Bedeutung.

WARUM BLACKLINE

Im Jahr 2010 führte Kempinski die BlackLine-Lösungen Account Reconciliations und Task Management ein. Da BlackLine ein Cloud-basierter Dienst ist, können Nina Eckerle, Director of Corporate Finance bei Kempinski, und ihr Team nun von überall auf die gesamte Plattform zugreifen und dennoch strenge Kontrollen einführen, wer was wann sehen kann.

Das Team hat immer den vollen Überblick und die Kontrolle über die globalen Buchhaltungsvorgänge, aber jedes Unternehmen kann nur seine eigenen Daten einsehen. Die Reporting-Tools von BlackLine sorgen ebenfalls für Transparenz und ermöglichen es Kempinski, Zertifizierungen und Finanzberichte zu verfolgen, um die Einhaltung der wachsenden Vorschriften in Europa und im Ausland sicherzustellen.

DIE ERGEBNISSE

Gesicherter 24/7-Zugriff auf Daten von überall auf der Welt. Eckerle und ihr Team können sofort auf Buchhaltungsdaten für jedes Hotel in jedem Land zugreifen, ohne Tabellenkalkulationen oder Papierakten durchsuchen zu müssen.

"Die BlackLine-Lösung ist einfach perfekt. Wir laden alles auf ein webbasiertes Tool hoch, und wir können auf die Details zugreifen, wo immer wir sind, wann immer wir wollen, 24 Stunden am Tag. Die Überprüfung und Genehmigung von Abstimmungen kann erfolgen, während die Unternehmensleitung auf einer Geschäftsreise ist. Das hat uns so viel Zeit gespart", sagte Eckerle. "Alle sind erfolgreicher - die Mitarbeiter, die alles vorbereiten, diejenigen die alles genehmigen und die Auditoren. Wir sind mit BlackLine so zufrieden. Vielen Dank an alle, die am gesamten Prozess beteiligt waren.".

Die Effizienz wurde gesteigert und bis zu fünf Tage pro Monat eingespart, da manuelle Abstimmungsaufgaben wegfielen. Kempinskis früherer papiergestützter Finanzabschlussprozess verbrauchte wertvolle Buchhaltungsressourcen, wobei bis zu 10 Tage pro Monat allein für die Abstimmung aufgewendet wurden. Durch den Einsatz des Account Reconciliations Tools, das den Mitarbeitern eine rationalisierte Methode zur Überprüfung der Richtigkeit ihrer Bilanzen bietet, konnte das Unternehmen die für Abstimmungen aufgewendete Zeit um 50% reduzieren. "Mit BlackLine sparen wir zwischen zwei und fünf Tagen pro Monat bei unseren Abstimmungen", sagte Eckerle.

Auditoren wurde Echtzeit-Zugang zu den Daten ermöglicht - und die Zeit für die Datenerfassung um eine Woche reduziert. Bei Unternehmen in mehreren Ländern, war das Sammeln von Unterlagen für die Prüfer ein zeitaufwendiger und ineffizienter Prozess. Über BlackLine haben die Auditoren jetzt sofortigen Echtzeit-Zugriff auf alle Daten. "Wir müssen nicht mehr Dateien durchsuchen und Dokumente kopieren. Die Prüfer erhalten alle Informationen, die sie benötigen, direkt über BlackLine. Das hat uns etwa eine Woche gespart", sagte Eckerle.

Aufgaben und Fristen wurden sofort transparent. Über das Tool Task Management von BlackLine kann das Finanzteam problemlos Aufgaben zuweisen und überwachen und die Verantwortlichen automatisch benachrichtigen, wenn Aufgaben nicht erledigt wurden. Dies war sowohl für die Identifizierung von Engpässen, als auch für die Rationalisierung von Arbeitsabläufen von entscheidender Bedeutung