Dass die Finanzprozesse von Jemena – insbesondere mit Blick auf die Monatsabschlüsse – in hohem Maße manuell, langwierig und fehleranfällig waren, war allen Beteiligten bewusst. Da diese Prozesse auf Excel-Tabellen mit Hunderttausenden von Zeilen, manuellen Pivot-Tabellen und externen Verknüpfungen basierten, nahm die Vorbereitung jeder Journalbuchung mehrere Stunden in Anspruch. Laut Michelle Vawdrey, Leiterin der Finanzabteilung bei Zinfra, „führte dies zu Risiken, schränkte die Transparenz ein und ließ wenig Zeit für wertschöpfende Analysen.“

Als das Finanzteam dann noch errechnete, dass dies potenziell Umsatzeinbußen in Höhe von 24 Millionen Dollar bedeuten könnte, war klar, dass etwas geschehen musste. Statt auf Tabellenkalkulationen wollte man fortan auf Automatisierung und Kontrolle setzen.

Ursprünglich war Jemena mit BlackLine eine Partnerschaft eingegangen, um die Kontenabstimmung zu rationalisieren und zu standardisieren, die Integrität der Berichterstattung zu verbessern und die Transparenz zu steigern. Angesichts der Vorteile, die sich durch BlackLine bei der Kontenabstimmung ergaben, beschloss das Jemena-Team dann aber, die Nutzung der Plattform auszuweiten. So wollte man nun auch die Journalprozesse zum Monatsende automatisieren, um vor dem Abschluss mehr Zeit für die Analyse und Auswertung der Ergebnisse zu gewinnen.

Gemeinsam mit Deloitte und BlackLine konzentrierte sich Jemena auf die Automatisierung hochkomplexer und aufwendiger Journalbuchungen. Dazu Vawdrey: „Unser Ziel war klar: Wir wollten die Bearbeitungszeit verkürzen, die Genauigkeit verbessern und unseren Mitarbeitern mehr Zeit für das Wesentliche verschaffen – die Analyse und Steigerung unserer Performance.“ Das Unternehmen strebte gewissermaßen eine „Umkehrung der Lastenverteilung“ an, mit Finanzprozessen, bei denen BlackLine 80 % der Arbeit leisten würde und Jemena nur noch 20 %.