Zwischen 2016 und 2018 verdoppelte das Unternehmen durch zwei bedeutende Übernahmen seine Größe. Mithilfe dieser Expansion konnte Informa zwar sein Angebot erweitern, sie stellte die Buchhaltungsteams aber auch vor neue Herausforderungen. Die drei Unternehmen nutzten nämlich nicht nur unterschiedliche ERP-Systeme, sondern auch drei verschiedene Shared-Service-Organisationen.

„Nach der Übernahme erkannte das Management, dass dies ein guter Zeitpunkt war, um die Bilanzintegrität zu steigern“, so Nick Redman, Head of Global Process Owners bei Informa. „Da die ERP-Systeme selbst keine Kernfunktionalität für die Bilanzabstimmung boten, war es wichtig, alle drei Bilanzen zu integrieren, um so die Transparenz und Kontrolle zu verbessern.“

Damals nutzten sowohl Informa als auch die beiden Neuerwerbungen allerdings noch einen weitgehend manuellen Abstimmungsprozess.

„Bei einem der übernommenen Unternehmen legte man alle Spreadsheets in Ordnern ab und speicherte sie. Bei dem anderen wurde jeden Monat alles ausgedruckt und dem Bereichsleiter zur Prüfung und Freigabe vorgelegt“, erläutert Redman. „Informa hatte BlackLine Account Reconciliations bereits einige Jahre zuvor im Rahmen eines Upgrades auf SAP ECC eingeführt, aber wir nutzten das Tool nur in sehr begrenztem Umfang.“

Die Informa Buchhaltung setzte BlackLine damals quasi als „Tracking-Hilfe“ ein, so Redman weiter. „Wir führten Abgleiche auf der Basis von Spreadsheets durch und luden diese dann als Anhang in BlackLine hoch. Das war zwar hilfreich, reduzierte BlackLine allerdings auf die Rolle einer besseren Datenablage. Dabei kann die Lösung so viel mehr.“

Durch die eher sporadische Nutzung von BlackLine waren die Mitarbeiter nach wie vor in manuelle Prozesse eingebunden, statt sich mit tiefer gehenden, strategischen Buchhaltungsaufgaben zu befassen.

„Wir hatten keinen geregelten Prüfungsrhythmus und unsere interne Berichterstattung war mangelhaft. Außerdem gab es für den Abstimmungsprozess keine verbindlichen Regeln oder Vorgaben“, merkt Redman an.

Redmans Ziel war es, den Abstimmungsprozess durch gezielte Verbesserung bei Mitarbeitern, Prozessen, Richtlinien und der Plattform zu transformieren. Dazu musste zunächst die Nutzung von BlackLine bei Informa ausgeweitet werden, um die Lösung dann auch bei den beiden Neuakquisitionen zu implementieren.

Ein wichtiger Teil des Projekts war die Teilnahme an einer Optimierungs-Session mit BlackLine-Beratern.

„Wir verbrachten mehrere Tage mit BlackLine in einem unserer großen Shared-Service-Center. Das hat uns die Augen dafür geöffnet, was wir mit Account Reconciliations alles machen können“, so Redman. „Sie haben uns gezeigt, wie wir Daten direkt in BlackLine einspeisen können, sodass wir Posten innerhalb der Plattform verfolgen und altern können. Das allein war schon ein wichtiger Faktor, um die Qualität zu steigern und von Spreadsheets zu einer systembasierteren Lösung zu wechseln.“

Es war aber auch wichtig, nachzuvollziehen, wie die Mitarbeiter Abstimmungen handhabten, und wie sie diesen Prozess sahen.

Nick Redman und sein Team verbrachten viel Zeit damit, den Mitarbeitern zu zeigen, wie sie mit BlackLine nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Integrität ihrer Arbeit verbessern können.

„Anfangs war die Hälfte der Teams außer sich, weil sie zur Abstimmung keine Spreadsheets mehr nutzen sollten. Letztendlich waren Skepsis und Misstrauen dann aber verflogen und die Mitarbeiter akzeptierten die Lösung vorbehaltlos. Sie hatten einfach erkannt, dass wir ihnen mit BlackLine bessere Tools für ihre Aufgaben an die Hand geben würden. Wir sind davon überzeugt, dass die Weiterqualifizierung unserer Mitarbeiter und der Zugang zu den besten Technologien auch die Jobzufriedenheit gesteigert hat.“

Die Teams sind heute bereit, sich kontinuierlich weiterzubilden und die Möglichkeiten von BlackLine jetzt und in Zukunft voll auszuschöpfen. „Unsere Leute sind mittlerweile in der BlackLine Academy aktiv, haben die Schulungen absolviert und arbeiten daran, sowohl ihre eigenen Fähigkeiten als auch den Prozess als Ganzes kontinuierlich zu verbessern.“

Schaffung eines risikobasierten Ansatzes für Abstimmungen .Die BlackLine-Lösung bildet die Grundlage für die neu gestalteten Abstimmungsrichtlinien von Informa.

„Bevor wir BlackLine nutzten, mussten wir jeden Monat 7.000 Abstimmungen durchführen. Das sind 7.000 einzelne Arbeitsmappen. Allein die Erstellung dieser Daten in Spreadsheets ist eine Heidenarbeit und nicht gerade zeitökonomisch“, so Redman.

„Mit BlackLine nutzen wir jetzt Regeln und Automatisierung, um das Risiko zu bewerten. Anfangs fragten wir uns: Unter welchen Umständen stimmen wir einmal oder zweimal im Jahr für unseren Zwischen- und Abschlussaudit ab? Da wir ziemlich risikoscheu sind, gleichen wir wahrscheinlich zu viel ab, aber im Moment gleichen wir 1.200 Transaktionen zweimal im Jahr und etwa 1.000 jedes Quartal ab. Die restlichen 4.000 erledigen wir monatlich.“

Das Team berichtet außerdem jeden Monat über das Volumen der Risikoposten, die dann Zeile für Zeile mit dem CFO des Konzerns und den CFOs der Geschäftsbereiche überprüft werden. „Seit wir BlackLine einsetzen, haben wir eindeutig festgestellt, dass das Volumen der Risikoposten im Laufe der Zeit deutlich zurückgegangen ist.“

Gesteigerte Bilanzintegrität Der manuellen, auf Spreadsheets basierenden Bilanzabstimmung über drei Unternehmen hinweg mangelte es an Transparenz und Standardisierung.

}„Früher sind wir rein intuitiv vorgegangen. Dank BlackLine können wir uns jetzt auf Fakten und Daten stützen. So konnten wir die Integrität unserer Bilanz deutlich verbessern“, sagt Nick Redman.

„Wir können Trends, Leistung und Daten sehen und die gesamte Performance transparent machen. Wir wissen, wie viele Abstimmungen pro Arbeitstag durchgeführt wurden, und können die Zahl sogar auf einzelne Center herunterbrechen. Wir sehen, wo wir Risikopositionen haben, wo unsere Abstimmungen als inakzeptabel eingestuft wurden und warum. All das ist in BlackLine enthalten. Diese Transparenz ist für mich ein großer Vorteil, denn was man nicht messen kann, kann man auch nicht verbessern.“

Mehr Kapazitäten für wertschöpfende und strategische Arbeit Dank der deutlichen Reduzierung des manuellen Abstimmungsaufwands sind die Teams in der Lage, unter Risiko- und Signifikanzaspekten strategischer zu arbeiten.

„Durch die Standardisierung des Abstimmungsprozesses konnten wir die leitenden Buchhalter entlasten. Wir wollen, dass sie keine Zeit mehr mit der Erstellung verbringen und sich stattdessen auf die Überprüfung konzentrieren“, so Redman.

„Sie sollten Geschäftspartner sein, Verantwortung für die Zahlen übernehmen und die Qualität sicherstellen. Genau das können sie tun, weil wir mit BlackLine die manuelle Arbeit automatisieren und das Risiko reduzieren.“

Optimierung von Audits BlackLine hilft Informa, die Berichtsanforderungen zu managen und zu erfüllen. Das war besonders bei Audits hilfreich.

„Vor BlackLine mussten die Auditoren in jedem einzelnen Center die Teams bitten, Spreadsheet-Abstimmungen rauszusuchen. Jetzt können sie sich einfach in BlackLine einklinken. Das ist viel einfacher für uns und spart Zeit“, sagt Redman.

}„Im Vergleich zu absolut konsistenten, in einer zentralen Lösung gespeicherte Daten sind uneinheitliche, nicht standardisierte und in isolierten Silos vorgehaltene Spreadsheet-Dateien eine echte Zumutung. Und die Bilanz ist ein wesentlicher Bestandteil dessen, was die Auditoren prüfen, wenn sie Abschlüsse durchsehen.“

Standardisierung und verbesserte Kontrollen über Service-Center und Offshore-Teams hinweg ermöglicht Vor der Einführung von BlackLine beeinträchtigte das Fehlen von Standardisierung und einheitlichen Prozessen die Qualität der Bilanzabstimmung.

}„Früher bereiteten die Ersteller die Abstimmungen nicht nur vor, sondern bewerteten sie auch. Das heißt, sie haben quasi ihre eigenen Hausaufgaben benotet. Und natürlich gibt man seiner eigenen Arbeit keine 5, sondern eher eine 2+“, sagt Redman. „Mit BlackLine sind wir jetzt in der Lage, die Erstellung von der Überprüfung zu trennen. Das ist der nächste Schritt zur Verbesserung der Abstimmungsqualität.“