Das 2011 gegründete Unternehmen GoodRx wächst schnell und expandiert in neue Geschäftsbereiche. Für das Buchhaltungsteam warf diese Expansion ein Schlaglicht auf den veralteten Abstimmungsprozess des Unternehmens. Während für die Organisation des Abschlusses ein webbasiertes Projektmanagement-Tool verwendet wurde, wurden die Abstimmungen immer noch manuell durchgeführt.

"Wir luden Excel-Tabellen auf gemeinsam genutzte Laufwerke hoch und glichen dann am Monatsende die Bilanzkonten ab. Das war ein zeitaufwendiger Prozess", sagt Milton Massery, Leiter der Buchhaltung bei GoodRx.

"Die Versionskontrolle war ein langwieriger Prozess, und es kostete viel Arbeit, den endgültigen Report für Abstimmungen zu erhalten. Es gab nur wenige Kontrollen für Abschluss-Checklisten, so dass Posten doppelt geprüft werden mussten, um sicherzustellen, dass sie nicht versehentlich bearbeitet oder gelöscht wurden."

Obwohl BlackLine bereits in hohem Maße empfohlen wurde - "viele Unternehmen im Portfolio unseres Private-Equity-Partners nutzen BlackLine", evaluierte das Management noch mehrere andere Lösungen.

"Wir haben festgestellt, dass die meisten Plattformen nicht alle Funktionen von BlackLine haben", sagt Massery. "Wir haben uns ein kleineres System näher angesehen, aber das Team fand es nicht professionell genug, und im Gegensatz zu BlackLine war es nicht leicht skalierbar."

Good RX implementierte das Modern Accounting Playbook von BlackLine in einer zweimonatigen Implementierungsphase. "Ich habe in meiner Laufbahn schon einige IT-Implementierungen durchgeführt, und die sind in der Regel alles andere als einfach. Die BlackLine-Implementierung war anders", sagt Massery.

"Sie war sehr gut organisiert. Wir hatten einen Projektplan, einen klaren Zeitplan und regelmäßige wöchentliche Besprechungen. Unser Consultant war sehr proaktiv und sorgte dafür, dass wir alles pünktlich einreichten."

Für Massery war die Verknüpfung von BlackLine mit NetSuite "schmerzfrei", eine Überraschung angesichts seiner früheren Erfahrungen mit Systemintegrationen.

"Früher hatte ich eine Menge Probleme bei der Verknüpfung von Systemen. Daten flossen nicht durch oder Datensätze gingen verloren. Aber die Integration zwischen NetSuite und BlackLine war von Anfang an wirklich sauber. Und das Engagement der IT-Abteilung war minimal, vielleicht zwei Stunden. Sie fühlten sich sehr wohl dabei, weil sie nicht stark involviert sein mussten."

Verbesserte Effizienz. Massery sagt, er könne sich nicht vorstellen, BlackLine nicht zu haben.

"BlackLine ist viel effizienter und genauer. Ich war schon in Unternehmen, die immer noch einen manuellen Abschluss durchführen. Das vergeudet eine Menge Zeit, weil man so viele Entwürfe von Finanzdaten und Abschlüssen durchgehen muss. Ich sage allen, dass sie mit BlackLine so viele Stunden an Arbeit einsparen können."

Dank BlackLine verbringt Massery auch weniger Stunden in Besprechungen. "Ich hatte einen früheren Kunden, der drei Abschlussbesprechungen pro Tag abhielt. Einmal am Morgen, einmal am Nachmittag und einmal am Abend. Das muss ich nicht mehr machen, weil ich in BlackLine jederzeit den Fortschritt der einzelnen Abschlüsse sehen kann."

Verringerung des Zeitaufwands für ruhende Konten um 25-30 %. Die automatische Zertifizierung ruhender Konten hat die Effizienz ebenfalls verbessert.

"Vor BlackLine mussten wir ruhende Konten zweimal überprüfen, um sicherzustellen, dass sie keine Aktivitäten aufweisen", sagt Massery. "Jetzt werden ruhende Konten einfach automatisch in BlackLine zertifiziert. Dadurch verbringen wir 25 bis 30 % weniger Zeit mit ihnen.

Größeres Vertrauen in die Zahlen. Stärkere Kontrollen haben zu mehr Vertrauen in die Zahlen geführt.

"Das Modern Accounting Playbook von BlackLine hat dazu beigetragen, unsere Genauigkeit zu verbessern. Es gibt keine Probleme mit der Versionskontrolle mehr. Und wir haben getrennte Ersteller und Prüfer", sagt Massery.

"Ich habe jetzt viel mehr Vertrauen in die Zahlen. Unternehmen brauchen heute definitiv ein Abstimmungswerkzeug, wenn sie eine solide Buchhaltungsfunktion für die Finanzberichterstattung haben wollen."

Verbesserte Transparenz und Verantwortlichkeit. Vor dem Einsatz von BlackLine hatte Massery nur wenig Einblick in den Fortschritt des Abschlusses.

"Ich konnte zwar sehen, dass die Mitarbeiter die Aufgaben abgezeichnet hatten, aber es war schwer zu überprüfen, ob sich eine Zahl im Nachhinein geändert hatte. Mit BlackLine kann ich sehen, dass jemand den Saldo tatsächlich ausgeglichen hat, und dass niemand seitdem eine Journalbuchung vorgenommen hat. Wenn jemand eine verspätete Journalbuchung oder eine Buchung nach dem Abschluss vornimmt, werden wir sofort gewarnt."

Möglichkeit der Skalierung. BlackLine ist skalierbar, so dass das Accounting-Team problemlos mit dem schnellen Wachstum von GoodRx Schritt halten kann.

"Wenn Ihr Unternehmen in neue Geschäftsbereiche expandiert, Sie aber immer noch versuchen, Dinge manuell mit gemeinsam genutzten Excel-Tabellen zu erledigen, ist das einfach nicht skalierbar", sagt Massery.

"Auch wenn wir die Komplexität erhöhen, müssen wir die Bücher immer noch pünktlich abschließen. Wir müssen sie jetzt sogar schneller abschließen, weil wir unter großem Druck stehen, schneller zu reporten. Mit BlackLine können wir mit der zunehmenden Arbeitslast - und der zunehmenden Komplexität - Schritt halten, wenn das Unternehmen wächst."

Managed Platform mit minimalem IT-Support. Da die BlackLine-Administration vom Buchhaltungsteam verwaltet wird, ist die Belastung für das IT-Team von GoodRx minimal.

"Man braucht keinen IT-Mitarbeiter, um BlackLine zu warten", sagt Massery. "Unser Accounting-Team kann die monatliche Wartung sowie vierteljährliche und jährliche Bereinigungen vornehmen."