Seit 2017 treibt die Gonzaga University die kontinuierliche Modernisierung ihrer Buchhaltungsprozesse voran. Im ersten Schritt konzentrierte man sich damals auf manuelle Abschlussarbeiten wie z. B. den Kontenabgleich. Um dabei führende Praktiken nutzen zu können und den manuellen Aufwand zu reduzieren, wählte die Hochschule BlackLine als Partner aus. Nachdem in dem Bereich solide Fortschritte erzielt werden konnten, nahm man sich in der zweiten Projektphase nachgelagerte Konsolidierungs- und Reportingaktivitäten vor, die immer noch in hohem Maße manuell ausgeführt wurden und auf Tabellenkalkulationen basierten.

Vor Einführung von BlackLine schlossen die Buchhaltungsteams den monatlichen Record-to-Report-Prozess ab, indem sie die Summenbilanz und andere Daten aus ihrem Ellucian Banner ERP-System in Tabellenkalkulationen extrahierten. Anschließend wurden die Zahlen konsolidiert, Top-Side-Anpassungen durchgeführt und eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt. Die Daten wurden dann zur Überprüfung per E-Mail weitergeleitet. Dieser Prozess war äußerst zeitaufwändig, schränkte die Transparenz und Flexibilität ein und setzte kritische Prozesse unnötigen Risiken aus.

Da ein Großteil der Buchhaltungsdaten bereits in BlackLine vorlag, sah die Gonzaga University die Möglichkeit, manuelle Arbeiten zu vermeiden und die Prozessoptimierung mithilfe der speziell entwickelten Funktionen von BlackLine Financial Reporting Analytics auf die Konsolidierung und Berichterstattung auszuweiten. Zudem hatte man erkannt, dass die Lösung die Abweichungsanalyse auf Gruppenebene verbessern könnte. Ein weiterer Vorteil lag darin, dass sich Financial Reporting Analytics schnell und ohne IT-Unterstützung implementieren lässt. So kann das Buchhaltungsteam heute ERP-Daten mithilfe automatisierter Prozesse direkt in BlackLine verarbeiten und damit wertvolle Zeit sparen, die Transparenz steigern und die Kontrolle verbessern.

„Wir hatten zuvor schon andere Probleme mithilfe von BlackLine-Produkten erfolgreich gelöst“, sagt Michelle Soss, Associate Controller der in Spokane, Washington, ansässigen Bildungseinrichtung mit 7.300 Studenten. „Als wir dann sahen, welche Konsolidierungsmöglichkeiten Financial Reporting Analytics bietet, wussten wir sofort, dass dieses Tool unser Setup optimal ergänzen würde. Es bietet uns sogar schon jetzt, gegen Ende der Implementierungsphase, klare Vorteile.“

Deutliche Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands Durch die Automatisierung der bislang manuellen und entsprechend arbeitsintensiven Konsolidierung hat das überschaubare Buchhaltungsteam jetzt wieder mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben. Das wiederum steigert die enormen Effizienzvorteile, welche die Gonzaga University im Laufe der Jahre bereits durch andere BlackLine-Lösungen realisieren konnte.

Verbesserte Transparenz und Aktualität Über Financial Reporting Analytics hat das Management jetzt bei Bedarf jederzeit Zugriff auf aktuelle konsolidierte Finanzdaten, statt wie bisher einmal im Quartal eine E-Mail mit Tabellenkalkulationen zu erhalten. Zudem haben auch externe Auditoren Lesezugriff. Das minimiert den Austausch von Daten, steigert die Transparenz und vereinfacht die Auditprozesse sogar noch mehr.

Gesteigerte Qualität, verbesserte Kontrollen Um den Stakeholdern die Suche nach unterstützenden Informationen zu ersparen, integriert das Gonzaga-Buchhaltungsteam auch Dokumentationen wie Arbeitspapiere in Financial Reporting Analytics. Da die Lösung zudem in der Endphase eines BlackLine-gestützten Record-to-Report-Prozesses zum Einsatz kommt, lassen sich über alle Konsolidierungen und Abschlussaktivitäten hinweg Qualität und Kontrollen verbessern.