Automatisierung manueller Abschluss-, Konsolidierungs- und Berichtsaktivitäten mit BlackLine
Die Gonzaga University hat ihre Abschluss-, Konsolidierungs- und Berichtsprozesse mithilfe der integrierten Lösungen von BlackLine vereinfacht und automatisiert. So konnte sie ihre Kontrollmechanismen stärken, bestehende Risiken reduzieren und die Effizienz steigern.
Die Herausforderung
Seit 2017 treibt die Gonzaga University die kontinuierliche Modernisierung ihrer Buchhaltungsprozesse voran. Im ersten Schritt konzentrierte man sich damals auf manuelle Abschlussarbeiten wie z. B. den Kontenabgleich. Um dabei führende Praktiken nutzen zu können und den manuellen Aufwand zu reduzieren, wählte die Hochschule BlackLine als Partner aus. Nach diesem erfolgreichen ersten Schritt nahm man sich in der zweiten Projektphase nachgelagerte Konsolidierungs- und Reportingaktivitäten vor, die immer noch in hohem Maße manuell ausgeführt wurden und auf Tabellenkalkulationen basierten.
Vor Einführung von BlackLine schlossen die Buchhaltungsteams den monatlichen Record-to-Report-Prozess ab, indem sie die Summenbilanz und andere Daten aus ihrem Ellucian Banner ERP-System in Tabellenkalkulationen extrahierten. Anschließend wurden die Zahlen konsolidiert, Top-Side-Anpassungen durchgeführt und eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt. Die Daten wurden dann zur Überprüfung und Freigabe per E-Mail weitergeleitet. Dieser Prozess war äußerst zeitaufwändig, schränkte die Transparenz und Flexibilität ein und setzte kritische Prozesse unnötigen Risiken aus.
Warum BlackLine
Das umfassende Lösungsangebot von BlackLine wurde als Chance gesehen, die Optimierung auf nachgelagerte Bereiche wie Record-to-Report auszuweiten. Da ein Großteil der Buchhaltungsdaten bereits in BlackLine vorlag, wäre die Uni so in der Lage, den manuellen Aufwand zu eliminieren und die Konsolidierungs- und Reportingaktivitäten mithilfe der speziell entwickelten Funktionen von BlackLine Financial Reporting Analytics zu zentralisieren. Zudem hatte man erkannt, dass die Lösung die Abweichungsanalyse auf Gruppenebene verbessern könnte. Ein weiterer Vorteil lag darin, dass sich Financial Reporting Analytics schnell und ohne IT-Unterstützung implementieren ließ. So kann das Buchhaltungsteam heute Ellucian-Daten mithilfe automatisierter Prozesse direkt in BlackLine verarbeiten und damit wertvolle Zeit sparen, die Transparenz steigern und die Kontrolle verbessern.
„Wir hatten zuvor schon andere Probleme mithilfe von BlackLine-Produkten erfolgreich gelöst“, sagt Michelle Soss, Associate Controller der in Spokane, Washington, ansässigen Bildungseinrichtung mit 7.300 Studenten. „Als wir dann sahen, welche Konsolidierungsmöglichkeiten Financial Reporting Analytics bietet, wussten wir sofort, dass es sinnvoll wäre, dieses Tool zu integrieren.“
Die Ergebnisse
Vereinheitlichte Record-to-Report-Aktivitäten: Einer der größten Vorteile für das Team von Gonzaga ist es, ihre Record-to-Report-Aktivitäten auf einer zentralisierten Plattform durchführen zu können. Durch die Vereinheitlichung der Prozesse reduziert Gonzaga Ineffizienzen und minimiert die mit fragmentierten Workflows verbundenen Risiken. Diese Zentralisierung ermöglicht zudem über die gesamte Hochschule hinweg einen besseren Einblick in wichtige Finanzdaten und damit eine schnellere und fundiertere Entscheidungsfindung.
Deutliche Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands: Durch die Automatisierung der bislang manuellen und entsprechend arbeitsintensiven Konsolidierung hat das recht überschaubare Buchhaltungsteam jetzt wieder mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben. Das wiederum steigert die enormen Effizienzvorteile, welche die Gonzaga University im Laufe der Jahre bereits durch andere BlackLine-Lösungen realisieren konnte.
„Dank BlackLine Financial Reporting führen wir keine manuelle Arbeit mehr in Excel aus“, sagt Soss. „Alles ist automatisiert und an einem Ort. Es ist jetzt sehr einfach, vorläufige Ergebnisse zu sehen und zu erkennen, was bereits abgeschlossen und was noch offen ist.“
Verbesserte Transparenz und Aktualität: Das Management hat jetzt in Financial Reporting Analytics On-Demand-Zugriff auf zeitnahe konsolidierte Finanzdaten – einen Monat früher als bisher und ohne per E-Mail versandte Spreadsheet-Berichte. BlackLine sorgt außerdem bei der Prüfung und Freigabe von Finanzberichten für mehr Stringenz und Transparenz. Außerdem sind wir schneller, weil BlackLine es den Buchhaltern ermöglicht, gleichzeitig an den Quartalsberichten zu arbeiten, statt sich Schritt für Schritt durch Abstimmungen und Abweichungen zu arbeiten, um vertrauenswürdige finale Zahlen zu erhalten.
Gesteigerte Qualität, verbesserte Kontrollen: Um den Stakeholdern die Suche nach unterstützenden Informationen zu ersparen, integriert das Gonzaga-Buchhaltungsteam auch Dokumentationen wie Arbeitspapiere in Financial Reporting Analytics. Da die Lösung zudem in der Endphase eines BlackLine-gestützten Record-to-Report-Prozesses zum Einsatz kommt, lassen sich über alle Konsolidierungen und Abschlussaktivitäten hinweg Qualität und Kontrollen verbessern.
Gestraffte externe Audits: Externe Prüfer haben Lesezugriff, um den zeitraubende Austausch von Informationen zu minimieren. Das erhöht die Transparenz und strafft die Audit-Prozesse für Gonzaga und die Audit-Teams weiter. „Unsere Prüfer und das Management lieben Financial Reporting Analytics, weil sie auf der höchsten Abschlussebene starten und dann immer tiefer ins Detail gehen können“, sagt Soss.
Minimiertes finanzielles und operatives Risiko: Durch die Abkehr von Spreadsheets, bei denen Dateneingabefehler, Formelfehler und Probleme bei der Versionskontrolle fast schon vorprogrammiert sind, ist das Vertrauen in die Integrität der Finanzdaten gestiegen. Die BlackLine-Automatisierung reduziert die mit Spreadsheets verbundenen finanziellen und betrieblichen Risiken und gewährleistet gleichzeitig den Zugriff auf aktuelle Informationen.
Bereit für kontinuierliche GenAI-Optimierung: Gonzaga freut sich darauf, gemeinsam mit BlackLine weitere KI-Fortschritte zu erzielen, die auf den bisherigen Erfolgen aufbauen und für noch mehr Effizienz sorgen werden. So implementiert BlackLine beispielsweise KI-generierte Abweichungsanalysen und Berichte, um das Finanzteam von Gonzaga bei der Kommunikation der Ergebnisse an den CFO zu unterstützen. Diese KI-Funktionen überprüfen Daten und Kommentare in BlackLine und erstellen eine vorläufige Finanzzusammenfassung, die das Buchhaltungsteam dann überarbeiten und mit anderen Stakeholdern teilen kann.
„Es ist faszinierend zu sehen, woran die BlackLine-Entwickler mit GenAI-Lösungen arbeiten“, sagt Soss. „Sie hören auf unseren Input und lassen ihn in ihr Produkt einfließen. Diese Lösungen werden uns helfen, die manuelle Arbeit weiter zu reduzieren, und uns die nötige Zeit verschaffen, um unsere Qualität immer weiter zu steigern.“
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