Vor der Einführung von BlackLine führte das Buchhaltungsteam von Franklin Templeton seine Kontenabstimmungen mit Microsoft Excel durch. Das Unternehmen hatte unternehmensweite Standards für den Abstimmungsprozess festgelegt, allerdings gab es regionale Unterschiede im Format der Abstimmungen und bei der Bestimmung der Risikobewertung der Hauptbuchkonten in den verschiedenen Regionen.

Außerdem mangelte es an Transparenz über die Fortschritte des Buchhaltungsteams während des Abschlusses, obwohl es keine Probleme mit der Pünktlichkeit des Abschlusses und der Genauigkeit der Finanzinformationen gab. Die mangelnde Transparenz führte dazu, dass das Buchhaltungsteam nicht in der Lage war, die Rechtzeitigkeit der Durchführung von Kontrollen im Zusammenhang mit dem Monatsabschluss für die Zwecke des Sarbanes-Oxley-Gesetzes (SOX) nachzuweisen, was dazu führte, dass manuelle Workarounds für Genehmigungen erforderlich waren.

Schließlich wurden alle Konten der Finanzbuchhaltung monatlich abgestimmt, und es gab keinen einheitlichen Rahmen, der genutzt werden konnte, um die risikoreichen Konten zu identifizieren, auf die sich das Team zu Beginn des Abschlussprozesses konzentrieren sollte. Infolgedessen wurde eine große Anzahl von Konten als risikoreich eingestuft, was zu einem zeitintensiven Prozess führte, der häufig Überstunden des Personals erforderte. Der Abgleich von Transaktionen zwischen mehreren getrennten Systemen erfolgte ebenfalls in Microsoft Excel und wurde aufgrund des manuellen Charakters erst nach dem Monatsende abgeschlossen, wobei zu diesem Zeitpunkt Ausnahmen festgestellt und weiterverfolgt wurden.

Im Jahr 2017 führte die Leitung des Buchhaltungsteams eine globale Umfrage durch, um Probleme, Lücken und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Die Buchhalter von Franklin Templeton beteiligten sich daran, und es entstanden zwei große Initiativen: ein Rahmenwerk zur Risikobewertung und eine neue Technologie.

Das Unternehmen prüfte zwei Lösungen, die bei den Abstimmungen helfen sollten. Die Wahl fiel aus mehreren Gründen auf BlackLine, zwei Punkte spielten dabei eine entscheidende Rolle:

• Die Fähigkeit, mehrere Herausforderungen im Rechnungslegungsprozess zu bewältigen und gleichzeitig den Verantwortlichen im Rechnungswesen Transparenz im Abschlussprozess zu bieten.

• Die Flexibilität der Lösung, um die Buchhaltungsregeln zu integrieren, die für die Umsetzung des Rahmens zur Bewertung des GL-Risikoratings erforderlich sind.

Franklin Templeton setzte bei der Implementierung eine Stufenstrategie ein, die sich zunächst auf die nord- und südamerikanischen Niederlassungen konzentrierte und dann in einer zweiten Phase BlackLine auf die internationalen Niederlassungen ausweitete. Diese Strategie ermöglichte es dem Unternehmen, die Art und Weise, wie die Software in der zweiten Phase implementiert wurde, auf der Grundlage der in der ersten Phase gewonnenen Erkenntnisse zu ändern. Außerdem konnte das Unternehmen die internen Ressourcen für die Schulungskomponente der zweiten Phase weiter nutzen, indem es ein Train-the-Trainer-Modell einsetzte.

Zu den wichtigsten Vorteilen der BlackLine-Einführung gehörten: Kosteneinsparungen durch geringeren Personalbedarf und die Verlagerung von Aufgaben in kostengünstigere Regionen, die Abschaffung der physischen Ausdrucke von Abstimmungen und eine höhere Produktivität durch einen verbesserten Risikorahmen. Zu den weiteren Vorteilen gehörten die Verringerung von Hochrisikokonten sowie eine verbesserte globale Kontrolle und Qualitätssicherung.

Geringerer Personalbedarf. Durch effizientere und einheitlichere Prozesse bei der Kontenabstimmung im gesamten Unternehmen konnte Franklin Templeton die Anzahl der benötigten Buchhaltungsmitarbeiter reduzieren und einen Großteil der monatlichen Abstimmungsarbeiten in kostengünstige Büros verlagern.

Weniger Druck- und Lagerkosten. Durch den Einsatz von BlackLine mussten die Buchhalter nicht mehr jeden Monat Excel-Tabellen ausdrucken. Anstatt Ordner mit Kontodaten zu erstellen und zu speichern, konnte das Unternehmen seine Abstimmungen und Analysen über die Cloud-Plattform von BlackLine durchführen.

Verbesserte Produktivität. Der von Franklin Templeton eingeführte überarbeitete Risikorahmen ermöglichte es den Mitarbeitern der Buchhaltung, die Gesamtzahl der risikoreichen Konten um 50 % zu reduzieren. Dadurch konnten die Mitarbeiter mehr Zeit auf die Analyse der Konten verwenden und dadurch Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Bessere Sichtbarkeit und Transparenz im Abschlussprozess. Mit BlackLine kann die Buchhaltungsleitung von Franklin Templeton den Fortschritt des Abschlusses einsehen und das Team kann die Pünktlichkeit und Genauigkeit seines Abschluss- und Abstimmungsprozesses für SOX-Zwecke nachweisen. Durch die Transparenz erhalten die Mitarbeiter eine bessere Prozesskontrolle und eine verbesserte Gesamteffizienz der Qualitätskontrolle.