Erhöhung der Echtzeit-Transparenz im Abschlussprozess

Die Herausforderung

Energy Transfer ist eine große, börsennotierte Pipelinegesellschaft, die den Transport von Erdgas, Rohöl und Öl anbietet. Seit 2002 ist das Unternehmen von 200 Meilen an Erdgaspipelines auf 71.000 Meilen gewachsen.

Das rasche Wachstum des Unternehmens - von einer kleinen Organisation zu einem großen Fortune-100-Unternehmen - übte einen enormen Druck auf die Buchhaltungsabteilung aus, ihren Abschluss zu rationalisieren und zu automatisieren.

Die Verwaltung der monatlichen Abstimmungen über mehrere Geschäftseinheiten hinweg war nicht nur ineffizient, sondern auch zeitaufwendig und zwang die Mitarbeiter dazu, sich auf manuelle Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich auf die entscheidende Analyse und das Management von Diskrepanzen zu konzentrieren.

Schlimmer noch, der tabellengestützte Prozess behinderte die Möglichkeiten des Buchhaltungsteams, den Abschlussprozess in Echtzeit zu verfolgen und zu überwachen.

Mark Gonsoulin, Director Strategic Planning bei Energy Transfer, meint dazu: "Wir arbeiten im ganzen Land, daher sind Sichtbarkeit und Transparenz von entscheidender Bedeutung. Und da wir weiter gewachsen sind, wussten wir, dass wir unseren Abschlussprozess besser kontrollieren mussten".

ERP

Region

United States

COMPANY SIZE

Enterprise

Vorteile

Verbesserte Transparenz, weniger Zeitaufwand für Reconciliations, einfacher Transfer auf eine neue Software-Plattform

Warum BlackLine

Das Buchhaltungsteam von Energy Transfer nahm 2010 an einer BlackLine User-Konferenz teil. "Ich kam herein, ohne zu wissen, worum es bei BlackLine ging. Aber ich erfuhr, wie engagiert die Mitarbeiter sind und wie wichtig ihnen ist, was sie tun", sagte Gonsoulin. "Und ich habe auch erfahren, was BlackLine für uns tun kann. Es wurden viele Ideen entwickelt und es gab jede Menge Informationen, die wirklich hilfreich waren."

Als das Team 2011 zur Konferenz zurückkehrte, hatte es bereits das BlackLine-Modul für Account Reconciliations implementiert. Das Produkt ist darauf ausgelegt, die sich am häufigsten wiederholenden, manuellen und zeitraubenden Aufgaben der Buchhaltung zu automatisieren. Durch die Rationalisierung der Arbeitsabläufe, die Verbesserung der Transparenz und die Erhöhung der Genauigkeit mit den BlackLine-Produkten hat das Buchhaltungsteam von Energy Transfer jetzt mehr Zeit, um sich auf wirklich wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.

"Wir sind als Anwender zur Konferenz 2011 gekommen. Wir waren begeistert, da es diesmal mehr darum ging, dass BlackLine uns von dort, wo wir waren, dorthin bringt, wo wir wussten, dass wir sein können", sagte Gonsoulin. "Jedes Mal, wenn ich zu diesen Konferenzen komme, erfahre ich mehr und mehr darüber, was BlackLine wirklich ist und wie wir damit mehr erreichen können", so Gonsoulin.

DAS ERGEBNIS

Erhöhte Datentransparenz über mehrere Geschäftseinheiten hinweg. Der frühere Abstimmungs- und Abschlussprozess von Energy Transfer ermöglichte Gonsoulin und seinem Team keine Echtzeit-Einsicht in die Prozesse des gesamten Unternehmens - aufgrund von zahlreichen Geschäftseinheiten, Tausenden von Kilometern Pipeline und mehreren Partnerschaften. "Der Grund, warum wir uns für BlackLine entschieden haben, ist, dass unser Unternehmen immer noch wächst. Wir wollten in der Lage sein, dem Controller und dem CFO die Möglichkeit zu geben, zu jedem Zeitpunkt des Abschlussprozesses zu sehen, wo wir uns befinden", sagte Gonsoulin. "Mit BlackLine haben wir die Möglichkeit, die gesamte Organisation zu überprüfen und genau zu sehen, wo wir uns befinden. Wir haben vollständige Transparenz, und unser CFO weiß, dass der Abschlussprozess effizient und pünktlich durchgeführt wird."

Geringerer Zeitaufwand für Abstimmungen. Das rasche Wachstum machte den manuellen Monatsende-Abschlussprozess von Energy Transfer mühsam und zeitraubend. "Früher warteten wir auf Papier und Tabellenkalkulationen, um Abstimmungen zu verwalten", sagte Gonsoulin. "Mit BlackLine haben wir unseren gesamten Finanzabschlussprozess verkürzt", so Gonsoulin. Eine der Möglichkeiten, wie wir Zeit sparen, besteht darin, dass wir den Prozess systematisch verfolgen können", so Gonsoulin. "Wir können schnell erkennen, was die verschiedenen Gruppen tun und was in der Vergangenheit getan wurde", meint Gonsoulin.

Eine einfache Übertragung auf eine neue Software-Plattform wurde sichergestellt. Änderungen sind nicht immer willkommen, insbesondere wenn sich Mitarbeiter mit einer neuen Software beschäftigen müssen. Dennoch fand Gonsoulin heraus, dass es einfach war, seine Mitarbeiter zur Nutzung von BlackLine zu bewegen. "Was mir an BlackLine am besten gefällt, ist die Benutzerfreundlichkeit. Es kann schwierig sein, Anwender dazu zu bewegen, ein neues System zu übernehmen. BlackLine ist eine so benutzerfreundliche Plattform, dass es nicht schwer war, die Mitarbeiter dazu zu bewegen, es zu benutzen, weil es so einfach ist."

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