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Erhöhung der Echtzeit-Transparenz im Abschlussprozess
Energy Transfer ist ein großes börsennotiertes Pipeline-Unternehmen, das Erdgas, Rohöl und Erdöl transportiert. Seit 2002 ist das Unternehmen von 200 Meilen an Erdgaspipelines auf 71.000 Meilen gewachsen.

DIE HERAUSFORDERUNG

Das rasante Wachstum des Unternehmens - von einem kleinen Unternehmen zu einer großen Fortune-100-Organisation - setzte die Buchhaltungsabteilung unter enormen Druck, ihre Abschlussprozesse zu rationalisieren und zu automatisieren. Die Verwaltung der monatlichen Abstimmungen über mehrere Geschäftsbereiche hinweg war nicht nur ineffizient, sondern auch zeitaufwendig und zwang die Mitarbeiter dazu, sich auf manuelle Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich mit wichtigen Analysen und dem Management von Diskrepanzen zu beschäftigen.

Schlimmer noch, der auf Tabellenkalkulationen basierende Prozess behinderte die Möglichkeiten des Buchhaltungsteams, den Abschlussprozess in Echtzeit zu verfolgen und zu überwachen. Mark Gonsoulin, Director Strategic Planning bei Energy Transfer, erklärt: "Wir haben mehrere börsennotierte Abschlüsse und sind landesweit tätig, so dass Sichtbarkeit und Transparenz entscheidend sind. Und als wir weiter wuchsen, wussten wir, dass wir eine bessere Kontrolle über unseren Abschlussprozess brauchten."

WARUM BLACKLINE

Die Mitarbeiter des Buchhaltungsteam von Energy Transfer nahmen 2010 als potenzielle Kunden an einer BlackLine User Conference teil. "Ich wusste nicht, worum es bei BlackLine geht. Aber ich habe gelernt, wie sehr sich die Leute um dieses Unternehmen kümmern und wie sehr den Mitarbeitern ihre Arbeit am Herzen liegt", sagt Gonsoulin. "Aber ich habe auch gelernt, was BlackLine für uns tun kann. Es gab eine Menge Ideen und Informationen, die wirklich nützlich waren."

Als das Team 2011 zur Konferenz zurückkehrte, hatte es das BlackLine-Modul "Account Reconciliations" implementiert. Das Produkt wurde entwickelt, um die sich am häufigsten wiederholenden, manuellen und zeitaufwendigen Aufgaben der Buchhaltung zu automatisieren. Durch die Straffung der Arbeitsabläufe, die Verbesserung der Transparenz und die Erhöhung der Genauigkeit mit BlackLine-Produkten hat das Buchhaltungsteam von Energy Transfer nun mehr Zeit, sich auf wirklich wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.

"Wir sind zur Konferenz 2011 als Anwender gekommen. Wir waren begeistert, denn dieses Mal ging es mehr darum, dass BlackLine uns von dort, wo wir waren, dorthin bringt, wo wir wissen, dass wir sein können", sagt Gonsoulin. "Jedes Mal, wenn ich zu diesen Konferenzen komme, lerne ich mehr und mehr darüber, was BlackLine wirklich ist und wie wir mehr damit machen können."

DIE ERGEBNISSE

Erhöhte Datentransparenz über mehrere Geschäftseinheiten hinweg. Der bisherige Abstimmungs- und Abschlussprozess von Energy Transfer ermöglichte Gonsoulin und seinem Team keine Einblicke in Echtzeit in die Prozesse des gesamten Unternehmens - mit zahlreichen Geschäftsbereichen, Tausenden von Pipeline-Meilen und mehreren börsennotierten Partnerschaften. "Der Grund, warum wir uns für BlackLine entschieden haben, ist, dass unser Unternehmen immer noch wächst. Wir wollten dem Controller und dem CFO die Möglichkeit geben, zu jedem Zeitpunkt des Abschlussprozesses zu sehen, wo wir stehen", sagt Gonsoulin.

"Mit BlackLine haben wir die Möglichkeit, die gesamte Organisation zu durchleuchten und genau zu sehen, wo wir stehen. Wir haben einen vollständigen Überblick, und unser CFO weiß, dass der Abschlussprozess effizient und pünktlich durchgeführt wird."

Geringerer Zeitaufwand für den Abgleich. Das schnelle Wachstum machte den manuellen Monatsabschluss von Energy Transfer mühsam und zeitaufwendig. "Vorher haben wir auf Papier und Tabellenkalkulationen gewartet, um die Abstimmungen zu verwalten", sagt Gonsoulin. "Mit BlackLine haben wir unseren gesamten Finanzabschlussprozess verkürzt. Wir sparen unter anderem dadurch Zeit, dass wir den Prozess systematisch verfolgen können. Wir können schnell sehen, was die verschiedenen Gruppen tun und was in der Vergangenheit getan wurde."

Einfacher Übergang zu einer neuen Softwareplattform. Veränderungen werden nicht immer gern gesehen, vor allem dann nicht, wenn bereits viel beschäftigte Mitarbeiter die Verwendung einer neuen Software erlernen müssen. Gonsoulin stellte jedoch fest, dass es einfach war, seine Mitarbeiter zur Verwendung von BlackLine zu bewegen. "Was mir an BlackLine am besten gefällt, ist die Benutzerfreundlichkeit. Es kann schwierig sein, Benutzer dazu zu bringen, ein neues System zu übernehmen. BlackLine ist eine so benutzerfreundliche Plattform, dass es nicht viel braucht. Es war nicht schwer, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, es zu benutzen, weil es so einfach zu verwenden ist."

INDUSTRY

Energy & Raw Materials

ERP

SAP

REGION

Global

COMPANY SIZE

Enterprise

VORTEILE
  • Erhöhte Transparenz

  • Geringerer Zeitaufwand für den Abgleich

  • Einfacher Übergang zu einer neuen Software-Plattform

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