Drexel bewältigt wachsende Komplexität und Kontrolle der Buchhaltungsaufgaben mit BlackLine

An der Drexel University, einer großen privaten Forschungseinrichtung im Herzen von Philadelphia, müssen jedes Jahr etwa 400 Bilanzkonten abgestimmt werden. Es war also keine kleine Leistung, als die Mitarbeiter nach der Einführung von BlackLine im vergangenen Jahr 24% mehr Abstimmungen durchführten. "Im Juni 2019 lag die Abschlussquote bei Account Reconciliations im General Accounting bei 74%, während sie im Februar 2020 bei 92% lag", sagt Sherri Welch, Associate Comptroller of General Accounting, die zertifizierte Wirtschaftsprüferin ist. "Das ist auf viele Faktoren zurückzuführen, aber BlackLine hatte sicherlich einen Anteil an dieser großen Verbesserung. Ohne die Lösung hätten wir dieses Ziel nicht erreicht."

Die Herausforderung

Drexel implementierte Task Management von BlackLine am 1. Juli, und die Lösung Account Reconciliations ging am 1. August mit dem Monatsabschluss der Juli-Abstimmung in Betrieb. Die Plattformen ersetzten manuelle Prozesse, die vier gemeinsame Standorte für Monatsabschlussaufgaben, tägliche Rotationsaufgaben, Kontenanalysen und Bankabstimmungen umfassten.

Die zentrale Anlaufstelle beseitigte das Risiko von Fehlern im Zusammenhang mit falsch beschrifteten oder falsch abgelegten Dokumenten, versehentlich überschriebenen Informationen oder vertauschten Zahlen beim Verschieben von Informationen von einem Ort zum anderen.

"Es ist einfacher, in Dashboards zu recherchieren, Anhänge einzusehen und Fristen zu überwachen. BlackLine hat die Effizienz des Überprüfungsprozesses, die Ausführung von Berichten und die Einsicht in historische Abgleiche erhöht."

Die Universität implementiert derzeit BlackLine Transaction Matching, das automatisch die Transaktionen identifiziert, aus denen sich die Salden zusammensetzen.

Warum BlackLine

Ein anhaltender Rückstand bei der Kontenanalyse veranlasste die Mitarbeiter der Universität, sich nach Lösungen für den Finanzabschluss umzusehen. "Bei Drexel werden jeden Monat etwa 145.000 Transaktionen über Bilanzkonten abgewickelt", sagt Welch. "Für jedes Konto - etwa 400 Bilanzkonten - muss ein vollständiger Kontenabgleich durchgeführt werden. Das war mühsam."

Nach der Evaluierung mehrerer Lösungen hat Drexel einen klaren Spitzenreiter ausgemacht.

"BlackLine hat gezeigt, dass es von Buchhaltungsexperten getestet und entwickelt wurde, und das hat sich bewährt", sagt Welch. "Es war auch hilfreich, dass es von unseren externen Auditoren anerkannt wurde, die die Meinung vertraten, dass BlackLine angesichts der Größe und des derzeitigen Personalbestands eine große Rendite für Drexel bringen könnte."

Die Ergebnisse

Mit BlackLine stammen die Kontostände aus dem Enterprise Resource Planning-System der Universität, das auch Posten markiert, die nicht von einem Buchhalter bearbeitet werden müssen. Welch sagt, dass die automatische Zertifizierung von Konten ohne Aktivität und das Fehlen von Abstimmungen für aufgelöste Konten Zeit spart, die nun für Analysen verwendet werden kann.

"BlackLine hat uns auf jeden Fall dabei geholfen, die Kontenabstimmungen effizienter zu verwalten, um für unsere externe Jahresendprüfung besser gerüstet zu sein", sagt sie.

Branche

Education

ERP-Systeme

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Region

United States

Unternehmensgröẞe

Enterprise

Vorteile

Beseitigung des Fehlerrisikos durch Schaffung einer zentralen Anlaufstelle für Monatsabschlussaufgaben

Erhöhte Effizienz beim Überprüfungsprozess

Die automatische Zertifizierung von Konten ohne Aktivität half den Buchhaltern, Zeit zu sparen und sich auf die Analyse zu konzentrieren.


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