Verbesserung von Transparenz, Auditmöglichkeiten und Finanzkontrollen

Um die Effizienz zu steigern und die Arbeitsbelastung und den Stress in der Controller-Organisation zu reduzieren, begann The Dow Chemical Company mit der Suche nach einer Cloud-basierten Plattform für Finanzkontrolle und Automatisierung, die einen bereits etablierten Prozess verbessern würde. Pat Withrow, Leiter des Rechnungswesens bei Dow, wusste, dass das Unternehmen, obwohl die Richtlinien gut definiert waren, dennoch eine Prozessänderung brauchte. "Aber Änderungen am bestehenden Prozess würden uns nicht die nötige Wirkung bringen", sagte Withrow.

Selbst mit gut strukturierten Richtlinien und Prozesse waren immer noch über 1.000 Personen in Hunderten von juristischen Personen vierteljährlich am Kontenabstimmungsprozess beteiligt und bereiteten etwa 250.000 Abstimmungen vor. Der Prozess basierte auf Excel und war nicht standardisiert. Withrow beschreibt den vorherigen Prozess. "Es gab keine zentrale Datenbank und keine Standardisierung; elektronische und Papierkopien wurden an Orten auf der ganzen Welt gespeichert, was den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess zu einer erheblichen Belastung machte." Es wurde zu viel Zeit damit verbracht, Nullsaldo und Konten mit geringem Wert abzugleichen, und es entstand die Notwendigkeit, Ressourcen für die SAP-Implementierung, M&A-Aktivitäten und andere hochwertige Projekte freizusetzen.

Die Suche nach einem Cloud-basierten Kontenabstimmungs-Tool, das bestimmte Top-Anforderungen erfüllt, begann. Zu den wichtigsten Anforderungen gehörten die schnelle Implementierung, die einfache Handhabung und die Kompatibilität mit den bestehenden Richtlinien von Dow, wie z.B. den Zeitplänen für die Vorbereitung und Zertifizierung von Großkunden.

Eine weitere Anforderung war die Kompatibilität sowohl mit SAP R/2 als auch mit SAP ERP, da Dow beabsichtigte, die Abstimmungen für seine verschiedenen Geschäftsbereiche und Betriebsabteilungen zu automatisieren. Nach einer umfassenden Überprüfung der Daten- und Systemsicherheit begann Dow im November 2012 mit der Implementierung von BlackLine.

Dows aggressiver, globaler Implementierungsansatz, der Regionen in Nordamerika, Europa, Lateinamerika, im Pazifikraum und im Intercompany-Bereich umfasste, zahlte sich mit sofortigem Nutzen aus. Nach der Partnerschaft mit BlackLine verfügt Dow nun über eine Plattform, ein Repository für alle Account Reconciliations weltweit und eine Transparenz des Kontenabstimmungsprozesses wie nie zuvor.

Industry

ERP

Region

United States

COMPANY SIZE

Enterprise

Vorteile

Mehr als 50% der Großkunden und mehr als 60% der Gesamtkonten wurden automatisch zertifiziert; die Transparenz, die Prüfbarkeit und die Finanzkontrollen wurden verbessert.

Entscheidung für die Cloud

Nachdem Dow beschlossen hatte, seine Account Reconciliation-Prozesse zu automatisieren, erstellte es eine Top-10-Liste der Anforderungen an ein Automatisierungs-Tool. Zu den wichtigsten Anforderungen gehörten die schnelle Implementierung, die einfache Handhabung und die Kompatibilität mit den bestehenden Richtlinien von Dow, wie z.B. der Zeitplan für die Vorbereitung und Zertifizierung von Großkunden. Eine weitere Anforderung war die Kompatibilität sowohl mit SAP R/2 als auch mit SAP ERP, da Dow beabsichtigte, Abstimmungen für seine verschiedenen Geschäftsbereiche und Betriebsabteilungen zu automatisieren, unabhängig davon, wo die einzelnen Abteilungen bei ihrem SAP-ERP-Upgrade stehen

Nachdem Dow die Account Reconciliation Software mehrerer Anbieter getestet hatte, entschied sich das Unternehmen für die Implementierung der von SAP unterstützten Software-as-a-Service (SaaS)-basierten Financial Close Suite für SAP-Lösungen des SAP-Goldpartners BlackLine. (Weitere Einzelheiten über die BlackLine-Lösung finden Sie in der Seitenleiste am Ende des Artikels).

Jegliche Bedenken hinsichtlich der Sicherheit in der Cloud wurden schnell zerstreut, als BlackLine seine Verschlüsselungsverfahren und allgemeinen Datensicherheitsmaßnahmen für die sichere Datenspeicherung außerhalb des Unternehmens demonstrierte. "Unsere IT-Mitarbeiter wurden schon sehr früh in eine sehr umfassende Überprüfung dieser Sicherheitsmaßnahmen einbezogen und waren zufrieden", sagt Withrow. "Die Art und Weise, wie BlackLine neue Versionen einführt und potenzielle Sicherheitsprobleme angeht, wurde zu einem klaren Verkaufsargument.

Die Autozertifizierungsfunktionalität der Software im Account Reconciliations Modul war für Dow attraktiv, weil sie eine Out-of-the-Box-Konfiguration bot, die den Regelsätzen und Richtlinien ähnlich ist, die das Unternehmen bereits für viele seiner Großkunden eingeführt hat, wenn auch in einer manuellen Checkliste. Dies bedeutete, dass Dow seine Großkunden schnell automatisieren konnte, ohne viel Zeit für die Einrichtung neuer Regelsätze für die automatische Zertifizierung aufwenden zu müssen.

"Die Tatsache, dass wir keine Prozessänderungen vornehmen mussten, war für uns entscheidend", sagt Withrow. "Die Tatsache, dass gut definierte Richtlinien mit bereits festgelegten Regeln für vier verschiedene Kontenbereiche vorhanden waren, bedeutete, dass wir bei der Einführung von BlackLine keinen strukturierteren Richtlinienrahmen einführen mussten", so Withrow.

Ergebnisse

Ziele: Verbesserung des Finanzabschlusses und anderer wichtiger Buchhaltungsprozesse, um notwendige Ressourcen auf Projekte mit höherem Mehrwert umzuleiten und die Abhängigkeit von fehleranfälligen manuellen Prozessen zu verringern.

Strategie: Implementierung der Module Account Reconciliations und Variance Analysis der Cloud-basierten Financial Close Suite von BlackLine für SAP-Lösungen, unter Verwendung des BlackLine SAP Connectors zur Datenextraktion.

Resultat: Erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparungen bei der Abstimmung von 250.000 Konten; automatische Zertifizierung von mehr als 50 % der Großkunden und 60 % der Gesamtkonten; und Standardisierung von Kontoabstimmungen mit einer zentralisierten Datenbankansicht des aktuelle Status rund um die Uhr.

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