Creditsafe erlebte in den letzten zehn Jahren ein massives Wachstum und weitete seine Geschäftstätigkeit von 6 auf 14 Länder aus. Das Wachstum hatte jedoch enorme Auswirkungen auf die Arbeitsbelastung des Debitoren- und Inkassoteams.

„Der Umfang der Debitorenbuchhaltung wuchs beständig, und damit auch der Bargeldbestand, der sich in diesen Jahren verzehnfachte“, sagt Jason Braidwood, Globaler Leiter Debitorenbuchhaltung & Inkasso, Creditsafe. „Wir versuchten zunächst, die Situation mit unseren bestehenden ERP und CRM-Systemen in den Griff zu bekommen, Microsoft Navision und Microsoft Dynamics. Zudem nutzten wir Microsoft Excel-Spreadsheets und Pivot-Tabellen. Dieses Setup war aber nicht nur ziemlich antiquiert, sondern erforderte auch ein hohes Maß an manueller Zuarbeit.“

Braidwoods Vorgesetzter schlug ihm vor, verschiedene Optionen auszuloten und einen Weg zu finden, den Inkassoprozess digital zu transformieren und zu automatisieren. „Wir wussten sehr wohl, dass wir unsere Order-to-Cash-Prozesse und Debitorenrichtlinien länderübergreifend harmonisieren mussten.“ Auf der Suche nach einer neuen Lösung besuchte Braidwood zahlreiche Creditsafe-Niederlassungen in aller Welt.

„Ich wollte mir verschiedene Arten von Softwarelösungen genauer ansehen. Anfangs fiel es mir schwer, auf dem Markt etwas zu finden, das für unsere speziellen Anforderungen geeignet war. Aber schließlich sprach mich ein alter Freund an, der mir BlackLine empfahl.“ Creditsafe wählte BlackLine aus mehreren wichtigen Gründen.

„Die Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Genauigkeit der BlackLine-Lösung hat für uns letztlich

den Ausschlag gegeben“, sagt Braidwood. „Wir arbeiten in 14 verschiedenen Ländern mit oft sehr unterschiedlichen Zahlungskulturen und Order-to-Cash- und/oder Geschäftszyklen. Mithilfe von BlackLine können wir diese Unterschiede berücksichtigen.“

„Obwohl die Implementierung in den Anfängen der Pandemie stattfand, das heißt ohne persönlichen Kontakt, verlief alles sehr gut“, erinnert sich Braidwood.

„Bei Projekten wie diesem sind persönliche Meetings für mich eigentlich unersetzlich. Aber die Zusammenarbeit zwischen unseren Projektteams, der IT-Abteilung und BlackLine verlief auch rein online absolut reibungslos. In regelmäßigen, wöchentlichen Teambesprechungen wurden wir über die Produkte, den Stand des Projekts und etwaige Probleme informiert. Wir haben als Team und Partner wirklich ganz hervorragend zusammengearbeitet.

“ Zudem hatte Braidwood die Aufgabe, den anfänglichen Widerstand der Mitarbeiter gegen BlackLine zu überwinden – auch das wohlgemerkt während der Pandemie, als die Reisefreiheit stark eingeschränkt war. „Eine meiner schwersten Aufgaben war es, die Debitorenbuchhaltung davon zu überzeugen, diesem Produkt eine Chance zu geben. Unsere Mitarbeiter waren eingefleischte Nutzer des alten Softwaresystems, und Tabellenkalkulationen waren für sie so etwas wie der Heilige Gral. Als sie dann aber sahen, wie viele Dinge, einschließlich Reporting, BlackLine vereinfachen und beschleunigen konnte, hatte ich sie an Bord.“

Optimierte, länderübergreifende Zuordnung von Zahlungseingängen.

Dank BlackLine konnte Creditsafe die Cash Allocation in 14 Ländern optimieren und harmonisieren.

„Die Zahlungskultur in Skandinavien unterscheidet sich beispielsweise stark von der in Italien. Das heißt, wir müssen dort mehr Gewicht auf den Inkassoprozess legen. Mit BlackLine lassen sich diese Unterschiede ganz einfach in die Software einbinden“, erklärt Braidwood.

„Als Leiter der Debitorenbuchhaltung kann ich allen Kollegen nur wärmstens empfehlen, Tools wie BlackLine zu verwenden, um ihre Order-to-Cash-Prozesse zu optimieren. Die Lösung hat das Leben für mich und mein Team so viel einfacher gemacht.“

Genauere Forecasts.

BlackLine weist jedem Fall oder Konto automatisch ein Datum für die nächste Aktion zu. So können die Buchhaltungsteams immer eine aktuelle Workflow-Liste abarbeiten. „In Meetings mit den Kreditmanagern der verschiedenen Niederlassungen ist diese Funktion sehr hilfreich, um den voraussichtlichen Cashflow zu bestimmen“, sagt Braidwood.

Mehr Transparenz.

Mit BlackLine können die Teams zudem sofort nachvollziehen, ob von Kunden zugesagte Zahlungen tatsächlich geleistet wurden und welche Auswirkungen das auf den Cashflow hat.

„In der Vergangenheit mussten wir manchmal 12 bis 24 Stunden warten, bevor eine Zahlung in

unserem System verarbeitet wurde, Aber BlackLine ordnet die Zahlungseingänge in Echtzeit zu. So können unsere Teams mit Live-Debitorenkonten arbeiten, die immer auf dem neuesten Stand sind“, so Braidwood.

„Das heißt, unsere Buchhalter können ganz gezielt nachfassen. Und wenn dann der betreffende Kunde kontaktiert wird, können wir sicher sein, dass die ausstehende Zahlung nicht vielleicht doch zwischenzeitlich beglichen wurde. Das ist ein großes Plus, da wir so die Inkassoziele viel Schneller erreichen als je zuvor.“

Zeitersparnis.

Vor BlackLine nahm die Bearbeitung von Zahlungseingängen einen ganzen Tag in Anspruch. Heute dauert es weniger als 90 Minuten. „BlackLine hat wirklich dazu beigetragen, die Performance unserer Debitorenbuchhaltung zu verbessern“, so Braidwood.

Zudem muss Braidwood weniger Zeit für das Reporting aufwenden. „Früher habe ich für das Reporting drei oder vier Tage gebraucht. Heute kann ich dieselben Berichte in nicht einmal der halben Zeit erstellen. So habe ich wieder mehr Zeit, mich um andere wichtige Dinge zu kümmern. BlackLine lässt mich viel effizienter arbeiten. Zudem bietet die Lösung einen deutlich besseren Überblick über unsere weltweite Performance.“