Erhöhen der internen Transparenz, Verbesserung der Kontrollen und Erreichen einer Standardisierung

Constellation Software, Inc. (CSI) ist ein führender Anbieter von Software und Dienstleistungen für eine ausgewählte Gruppe von Märkten im öffentlichen und privaten Sektor. Zu den operativen Gruppen von CSI gehören Volaris, Harris, Jonas, Vela Software, die Perseus Group und Total Specific Solutions.

Die Herausforderung

CSI hat sechs Operating-Bereiche, die dezentralisiert arbeiten. Für zwei dieser Gruppen - Solaris und Harris Group - bedeutete diese Dezentralisierung sowie das kontinuierliche Wachstum durch Übernahmen, dass der bestehende manuelle Prozess der Kontenabstimmung mühsam und ineffizient wurde.

"Wir sind ein sehr akquisitionsfreudiges Unternehmen", sagt Ruth McGuire, Director Corporate Services bei Harris. "Aus diesem Grund wachsen wir ständig. Vor zehn Jahren war die Verwaltung all dieser neuen Kunden keine große Sache. Aber heute haben wir es mit Tausenden von neuen Kunden zu tun. Es gibt keine Möglichkeit, wie wir diese weiterhin effizient verwalten könnten."

"Zuvor hatten wir ein System, bei dem jeder seine Kontenabstimmungen in ein Netzwerk hochladen musste, um einen Überblick über das Unternehmen zu erhalten", sagt Lori Musil, Finance Director bei Volaris. "Mit BlackLine haben wir einen Echtzeitblick auf den Status aller Kontenabstimmungen bei Volaris."

Warum BlackLine

Musil war ein früher Befürworter der Umstellung auf BlackLine. "Ich hatte vor einigen Jahren in einer unserer Accounting Communities von BlackLine erfahren. Außerdem hatten einige unserer Mitarbeiter BlackLine bereits genutzt und waren sehr angetan davon. Durch ihr Feedback und meine eigenen Recherchen wusste ich, dass die Plattform uns mehr Transparenz und Kontrolle bieten würde. Da wir so dezentral organisiert sind, passte sie sehr gut zu uns."

Von den sechs CSI-Betriebsgruppen waren Harris und Volaris die ersten, die BlackLine Account Reconciliations einführten. Neben der Einführung der Lösung für mehr als 300 Mitarbeiter betrachteten beide Gruppen die Implementierung auch als Gelegenheit, mit einem Neuanfang zu beginnen.

"Der Implementierungsprozess war ein großartiges Projekt für uns. Es war eine Chance, alte Konten zu löschen, die wir nicht mehr benötigten, bestehende Konten zu bereinigen und individuelle Verantwortlichkeiten festzulegen", sagt McGuire. "BlackLine zwang uns zu einer ehrlichen Überprüfung, wer was und warum verantworten sollte."

Die Entscheidung für eine Partnerschaft mit BlackLine wurde auch durch das Engagement von BlackLine für Kundensupport und kontinuierliche Innovation beeinflusst. "Die BlackLine Community ist ein perfektes Beispiel dafür, wie BlackLine sich darauf konzentriert, die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen. Bei BlackLine wussten wir, dass wir nicht einfach nur ein Produkt kaufen würden. Wir haben uns mit einem Unternehmen zusammengetan, das in die Verbesserung unseres gesamten Finanzabschlussprozesses von Anfang bis Ende investiert hat."

Die Ergebnisse

Transparenz in einer dezentralisierten, globalen Organisation. Sowohl für Volaris als auch für Harris hat BlackLine eine enorme Transparenz ermöglicht, auch wenn die Konzerne weiterhin neue Unternehmen erwerben.

"Mit BlackLine haben wir den Überblick, den wir brauchen, unabhängig vom Standort des neuen Unternehmens", sagt McGuire. "Wir können sehen, was getan wurde, was nicht getan wurde und wer mehr Nacharbeit oder Schulungen benötigt."

Musil fügt hinzu: "Mit BlackLine haben wir einen leicht zugänglichen Prüfpfad. Es ist so einfach, zurück zu gehen und ein früheres Quartalsende zu betrachten, um zu sehen, was zu diesem Zeitpunkt genehmigt wurde, und wer es genehmigt hat."

Verbesserte Kontrollen. Die einzelnen Bereiche verfügten schon immer über strenge Kontrollen und einen umfassenden Überprüfungsprozess, die darauf ausgelegt waren, Unstimmigkeiten zu erkennen. "Der Vorteil von BlackLine ist, dass es jetzt viel einfacher ist, auch die kleinen Dinge zu bemerken", sagt Musil.

Die Notwendigkeit, endlos E-Mails hin und her zu schicken, entfällt. "Vor BlackLine gab es so viel Hin und Her, wenn es irgendwelche Änderungen gab", sagt McGuire. "Jetzt müssen wir nur noch in BlackLine nachsehen. Da wir einen besseren Überblick haben und nicht mehr Hunderte von E-Mails lesen und beantworten müssen, ist es viel einfacher, sicherzustellen, dass die Abstimmungen pünktlich durchgeführt werden."

Verbesserte Ergebnisse bei den Abstimmungen. Mit BlackLine haben sowohl Volaris als auch Harris den Abstimmungsprozess standardisiert, was sich erheblich auf die Qualität ausgewirkt hat.

"Unsere Arbeit ist konsistenter, weil es in BlackLine eine einheitliche Vorgehensweise für bestimmte Arten von Abstimmungen gibt", sagt Musil. "Wir können auch erkennen, ob eine Abstimmung nicht korrekt ist, und dann mit dem Verantwortlichen zusammenarbeiten, um seinen Prozess zu verbessern."

Branche

Computer Software & Services

ERP-Systeme

Great Plains

Region

Global

Unternehmensgröẞe

Enterprise

Vorteile

Transparenz in einer dezentralisierten Organisation

Verstärkte Kontrollen

Eliminieren der Notwendigkeit von endlosen E-Mail-Konversationen

Verbessern der Qualität des Abgleichs


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