Eliminieren zeitaufwendiger, manueller Aufgaben mit BlackLine

Das 2006 gegründete Unternehmen Consero Global veränderte die Art und Weise, wie Unternehmen ihr Finanz- und Rechnungswesen aufbauen und verwalten. Über eine cloud-basierte Plattform liefert Consero Klarheit und Effizienz im Finanzbereich, die ein Unternehmen braucht, um voranzukommen. Strategisch denkende CFOs nutzen das innovative Finance-as-a-Service-Modell von Consero, um Zeit zu gewinnen und zu verstehen, wie sich das Unternehmen entwickelt.

Die Herausforderung

"ES WAR OFFENSICHTLICH, DASS WIR EINE TECHNOLOGISCHE LÖSUNG BRAUCHTEN, DIE UNS DABEI HILFT, DEN ABSCHLUSS STÄRKER ZU AUTOMATISIEREN."

Consero Global bietet outgesorcte Buchhaltungs- und Finanzdienstleistungen für mehr als 130 wachsende Unternehmen. Zu diesen Dienstleistungen gehören Bilanzabstimmungen für die monatlichen Abschlüsse der einzelnen Kunden.

Vor der Einführung von BlackLine führten die Teams von Consero die Abstimmungen manuell über Hunderte von Tabellenkalkulationen durch - ein Prozess, der im Widerspruch zu den Bestrebungen des Unternehmens stand, die Automatisierung zu steigern und das zur Verfügungstellen der Ergebnisse zu transformieren.

"Die Teams verbrachten einen Großteil ihrer Zeit mit Abstimmungen, etwas, das wir für jeden Kunden tun", sagt Kristen Bridgeman, Senior Director of Product bei Consero. "Aber der Prozess war sehr fehleranfällig und es fehlte ihm an Transparenz."

"Wenn ein Abgleich in einem Ordner in einer Tabellenkalkulationsdatei vergraben ist, haben Sie keine Möglichkeit zu erkennen, ob das Ganze aktuell ist. Wurde die Abstimmung pünktlich abgeschlossen? Wurde sie korrekt ausgeführt? Sie sind darauf angewiesen, dass Ihre Mitarbeiter Ihnen sagen, wenn es ein Problem gibt."

Der auf Tabellenkalkulationen basierende Prozess konnte auch nicht mit dem schnellen Wachstum des Unternehmens mithalten. "Wir hatten Probleme mit der Skalierbarkeit", sagt Bridgeman.

"Als wir mehr Kunden hinzugewannen, führten wir mehr Bilanzabstimmungen durch. Das erforderte eine Aufstockung der Mitarbeiterzahl. Und mit mehr Mitarbeitern stieg auch der Bedarf an Büroräumen und Schulungen. Es lag auf der Hand, dass wir eine Technologielösung brauchten, die uns dabei half, einen größeren Teil des Abschlusses zu automatisieren.

Warum BlackLine

"BLACKLINE BOT BESSERE AUTOMATISIERUNGSMÖGLICHKEITEN UND STÄRKERE KONTROLLEN. ES HAT SICH ALS KLARER SIEGER ERWIESEN."

Vor der Implementierung von BlackLine Account Reconciliations betrachtete die Geschäftsleitung die Lösungen von mehreren Anbietern.

"Die anderen Plattformen, die wir uns ansahen, waren veraltet und haben nicht zu unserem Geschäftsmodell gepasst", sagt Bridgeman. "Im Gegensatz dazu war die Benutzeroberfläche von BlackLine sehr modern, und wir wussten, dass dies für unsere Teams eine bessere Benutzererfahrung bedeuten würde. Außerdem bot BlackLine bessere Automatisierungsmöglichkeiten und stärkere Kontrollen. Es hat sich als klarer Sieger erwiesen."

Consero migrierte fünf bis zehn bestehende Kundenkonten pro Monat auf BlackLine. "Wir haben die Migrationen mit unseren Zeitplänen für die Monatsabschlüsse abgestimmt", sagt Vinay Mayya, Senior Manager bei Consero.

"Es lief sehr reibungslos. Ein Großteil des Prozesses wurde von uns intern durchgeführt, da die meisten unserer Kunden keinen Zugang zu BlackLine benötigen. Es handelt sich in erster Linie um wachsende Unternehmen, die kein eigenes Finanzmanagement haben.

Die Unternehmenskunden von Consero haben jedoch die Möglichkeit, BlackLine zu nutzen, wenn es um Prüfungen geht.

"Das sind Kunden, die einen oder mehrere leitende Finanzmanager haben, die mit unserem Team zusammenarbeiten. In diesen Fällen bieten wir den Kunden BlackLine-Benutzerlizenzen an, um ihnen Einblick in die Abstimmungen und die Dashboards zu geben", fügt Mayya hinzu. "Unsere Kunden verlassen sich auf Consero, um sicherzustellen, dass die Abstimmungen genau und pünktlich durchgeführt werden, aber dieser Zugang gibt den Finanzverantwortlichen die Gewissheit, dass sie die Möglichkeit haben, Dinge zu validieren oder ihre eigenen Fragen zu beantworten, wenn sie das tun müssen."

Unsere Partnerschaft mit BlackLine passt sehr gut zu unserem Ziel, unseren Kunden, die sonst vielleicht nicht über die finanziellen Ressourcen oder das Fachwissen verfügen, um diese Art von Technologie in ihren Unternehmen zu unterstützen, branchenführende Funktionen und Automatisierung zu bieten. 2014 nahm das Unternehmen BlackLine auf, um seine Prozesse für den Transaktionsabgleich, die Kontenabstimmung und das Aufgabenmanagement zu automatisieren. Seit 2014 ist die Zahl der bezahlten Kundenkonten von Consero auf 94.000 gestiegen und der Jahresumsatz hat die 300-Millionen-Dollar-Marke überschritten. BlackLine und die automatisierten Prozesse, die es bietet, sind für die monatlichen Abschlussprozesse und das Buchhaltungsteam von Consero noch wertvoller geworden.

Die Ergebnisse

"Mit BlackLine haben wir die manuelle Arbeit, die bei Tabellenkalkulationen anfällt, eliminiert, also alltägliche Aufgaben wie das monatliche Fortschreiben von Vorlagen und das Kopieren und Einfügen des Endsaldos", sagt Bridgeman. "Dieser Teil ist vollständig automatisiert."

Die automatische Zertifizierung von Konten mit geringer Aktivität hat ebenfalls Zeit gespart. "Vor BlackLine musste jemand die Salden dieser Konten manuell überprüfen und sie in eine Registerkarte eines umfangreichen Arbeitsblatts einfügen. Jetzt verlassen wir uns auf BlackLine, um unsere Konten mit geringer Aktivität automatisch zu zertifizieren."

Erhöhte Transparenz. Der Wechsel von Tabellenkalkulationen zu BlackLine hat eine vollständige Transparenz der Abstimmungen über alle Teams und Kunden hinweg ermöglicht.

"Wir können den Status jedes Abgleichs sehen. Wir werden benachrichtigt, wenn sich ein Saldo ändert, so dass wir wissen, wenn ein Abgleich nicht mehr zertifiziert wurde", sagt Bridgeman. "Mit Hunderten von Tabellenkalkulationen hat man diese Art von Transparenz nicht."

"Diese Transparenz ist für uns als Dienstleistungsunternehmen von entscheidender Bedeutung", fügt Mayya hinzu. "Wir müssen sicherstellen, dass wir unseren Kunden hochwertige Dienstleistungen und genaue Ergebnisse liefern.

Verstärkte Kontrollen. Consero hat auch stärkere Qualitätskontrollen während des gesamten Abschlussprozesses eingeführt.

"Wenn man mit Excel arbeitet, neigt man dazu, manuelle Kontrollen durchzuführen, um Buchungen abzustimmen und zu buchen", sagt Mayya. "Mit BlackLine müssen die Konten korrekt abgeglichen werden. Wenn das nicht der Fall ist, meldet das System dies. Wir können sehen, was bereits erledigt wurde und was noch nicht. Dadurch haben wir stärkere Kontrollen geschaffen und die Qualität unserer Abgleiche erhöht."

Bridgeman fügt hinzu: "Wenn die Genauigkeit Ihrer Buchhaltungsdaten und die Aufrechterhaltung strenger Kontrollen für Sie wichtig sind - und das sollten sie für jeden sein - werden Sie von BlackLine profitieren. BlackLine bietet Kontrollen und Transparenz, die für jedes Unternehmen von großem Vorteil sind."

Höherer Wert der Dienstleistungen für den Kunden. Durch das Hinzufügen von BlackLine zu seinem Technologiepaket konnte Consero einen Wettbewerbsvorteil während des Verkaufszyklus erzielen.

"Wir betreuen kleine bis mittelgroße Kunden, die sehr begeistert sind, wenn sie erfahren, dass BlackLine Teil unseres Technologiepakets ist", sagt Bridgeman. "Mit BlackLine konnten wir den Mehrwert, den wir unseren Kunden bieten, im Vergleich zu einer komplett internen Finanz- und Buchhaltungsfunktion weiter steigern."

Branche

Financial Services

ERP-Systeme

Sage Intacct

Region

Global

Unternehmensgröẞe

Midsize

Vorteile

Eliminierung manueller Excel-Aktivitäten

Ermöglicht Transparenz über alle Teams und Kunden hinweg

Verstärkte Kontrollen

Erhöhter Wert des Service für Kunden


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