Clearsulting und BlackLine optimieren gemeinsam den Abschlussprozess
Clearsulting realisierte eine zuverlässige, kosteneffiziente und hochwertige Implementierung der BlackLine-Anwendung. Auf dieser Basis konnte Pembina seine finanziellen Risiken im Zusammenhang mit Abstimmungen reduzieren.
Die Herausforderung
Die Pembina Pipeline Corporation ist ein führender Anbieter von Energietransport- und Midstream-Dienstleistungen in Nordamerika. 2023 stellte das Unternehmen fest, dass sein monatlicher Abschlussprozess mit gewissen Herausforderungen behaftet war.
Nachdem zwei Softwareanbieter es in die Vorauswahl geschafft hatten, beauftragte das Unternehmen Clearsulting mit der Erstellung eines zweimonatigen Konzepts. Die Zielvorgabe lautete, alle Schwachstellen im Prozess, alle entscheidenden Softwarefunktionen und alle nicht nach Best Practices arbeitenden Bereiche zu identifizieren. Nach mehreren Prozessinterviews, die sich über sechs Geschäftsbereiche und acht Buchhaltungsteams erstreckten, erwies sich BlackLine als die optimale Lösung: Sie erfüllte die dokumentierten Geschäftsanforderungen, schloss Lücken in den Kontrollprozessen und stärkte die Eigenverantwortung sowie die Übergabe durch eine solide Governance. Die nahtlose Integration und die strenge jährliche Premium-Qualifizierung mit SAP sowie die Fähigkeit, die Lücken im SAPFinanzangebot zu ergänzen und zu schließen, gaben Pembina die nötige Sicherheit, um die Einführung von BlackLine mit Zuversicht voranzutreiben.
Warum BlackLine
Durch die Automatisierung der SAP-S/4HANA-Saldenübermittlung für das Hauptbuch, die Nebenbücher und die Bankguthaben in BlackLine konnten die Abschlussprozesse optimiert werden. Anstatt alle Abstimmungen monatlich durchzuführen, half Clearsulting bei der Definition eines Risikobewertungsrahmens, der Schlüsselkonten priorisierte und die Gesamtfrequenz der Abstimmungen reduzierte. Letztendlich fungierte die Technologie als Enabler und Pembinas interner Transformationsansatz sicherte den Erfolg für die kommenden Jahre.
Letztendlich erreichte das Unternehmen bereits kurz nach dem Go-Live eine Automatisierungsrate von 37 %, fasste 6.500 Konten in weniger als 1.000 Abstimmungen zusammen, reduzierte die Anzahl der zu schließenden Verlängerungen um über 80.000, beseitigte durch Bereinigung der Bilanz Lücken in der Vollständigkeit und nutzte BlackLines „SAP Open Item Clearing“ für 180 Abstimmungen.
Die Ergebnisse
Den Zeitplan im Blick behalten. Pembina hatte potenzielle Engpässe identifiziert: Feiertage und Quartalsabschlüsse sollten sie nicht daran hindern, ihre Ziele zu erreichen. Gestützt auf die frühzeitige Zustimmung des Managements, vorhandene Kenntnisse der Plattform und ein Verständnis der Anforderungen aus dem Konzept nahm sich das Projektteam Zeit für wichtige Entscheidungen und arbeitete effizient mit den Geschäfts- und IT-Abteilungen zusammen, wobei alle Teams als eine Einheit fungierten.
Priorität Change Management. Mit einem eigens für das Change Management zuständigen Leiter im Projektteam widmete Pembina der Benutzererfahrung große Aufmerksamkeit – wohl wissend, dass die Einbindung von 100 Benutzern in die Plattform alles andere als eine leichte Aufgabe war. Das Unternehmen legte den Schwerpunkt auf persönliche Schulungen und Unterstützung, setzte ein „Business Readiness“-Team ein, das als Botschafter für den Wandel fungierte, und bezog die künftigen Benutzer während der gesamten Implementierung ein, um deren Akzeptanz zu stärken.
Durchführung gründlicher Tests. Endnutzer aus allen Geschäftsbereichen sowie die Finanzteams des Unternehmens wurden in die Tests einbezogen – die Umstellung erfolgte bewusst mit dem Ziel, einen echten Mehrwert zu erzielen.
Optimierung nach der Inbetriebnahme. Nach erfolgreicher Implementierung der Lösung hielt Pembina tägliche Stand-up-Meetings ab, um den Fortschritt zu besprechen sowie Probleme zu identifizieren und zu lösen. Zudem wurde ein Ticket-System eingeführt, um den Supportaufwand zu dokumentieren. Das Unternehmen stellte seinen Teams alle Schulungsunterlagen in leicht zugänglicher Form zur Verfügung und zeichnete weiterführende Schulungen zur späteren Nutzung durch die Mitarbeiter auf.
Energy & Raw Materials
SAP
Canada
Enterprise
37 % der Zertifizierungen automatisiert
Durch Gruppierung 6.500 einzelne Konten auf unter 1.000 Abstimmungen reduziert
Über 1.000 offene Posten geklärt
26 Buchungskreise und
über 80.000 Hauptbuchkontenerweiterungen geschlossen