Verkürzung des Monatsabschlusses auf 5 Tage

Die Herausforderung

Cameron LNG mit Sitz in Houston, Texas, betreibt ein Flüssiggas-Terminal (Liquid Natural Gas - LNG) in der Nähe des Golfs von Mexiko. Für Cameron LNG wurde der ohnehin schon zeitraubende Prozess des Monatsabschlusses durch eine veraltete Task Management / Reconciliation Software (von einem BlackLine Konkurrenten) noch erschwert.

"Unsere damalige Lösung erforderte keine individuellen Kontoabstimmungen. Im Wesentlichen wurde eine globale Abstimmung für die gesamte Bilanz durchgeführt", sagte Michael Sullivan, Principal Reporting Accountant bei Cameron.

Infolgedessen gab es wenig bis gar keine Einsicht in die Qualität der Abstimmungen nach dem Monatsende und der Support für die Journalbuchungen der Buchhaltung war nicht benutzerfreundlich zugänglich.

Sullivan merkt weiter an: "Beim Übergang der primären Verantwortung für die Buchhaltung, von unserem Mehrheitseigentümer auf das neu gegründete Joint Venture, wollten wir während des Monatsabschlusses in Echtzeit sehen, wo wir im Prozess standen. Bei der Verwendung unserer alten Legacy Task Management Lösung, stellten wir jedoch oft fest, dass sie vom früheren Buchhaltungsteam nicht aktualisiert wurde."

Erschwerend kam hinzu, dass sich Cameron LNG mitten in der Übertragung der buchhalterischen Verantwortung vom Mehrheitseigentümer des Joint Ventures auf eine eigenständige Einheit befand.

Die Möglichkeit, korrekte Prozesse beizubehalten, während die Buchhaltungsfunktionen von einer anderen Gruppe übernommen werden, war ein wichtiges Anliegen.

"Wir mussten sicherstellen, dass wir die Integrität der Jahresabschlüsse garantieren können, sowie die Verantwortung für den Monatsabschlusszyklus übernehmen und uns selbst zur Rechenschaft ziehen können."

Industry

ERP

Region

United States

COMPANY SIZE

Enterprise

Vorteile

Cameron LNG rationalisierte den Prozess des Monatsabschlusses, verringerte das Fehlerpotenzial, verbesserte die Verantwortlichkeit, erhöhte Transparenz, ermöglichte die Sichtbarkeit/Verfolgung von Anlagen und stellte eine nahtlose Abstimmungskontinuität zwischen dem alten Hauptbuch und dem kürzlich eingeführten SAP sicher.

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Warum BlackLine

Da Sullivan die BlackLine Financial Close und Reconciliation Suite aus einem früheren Unternehmen kannte, "wusste ich aus Erfahrung, dass BlackLine während des Monatsabschlusses tiefere Einblicke lieferte". Er führte dennoch eine sorgfältige Prüfung durch, indem er zahlreiche Referenzen Dritter prüfte. Laut Sullivan "nahmen die Leute, die ich angerufen habe, den Compliance-Prozess sehr ernst. Ich war überrascht: Die Kunden waren von BlackLine so beeindruckt, dass sie bereit waren, eine Stunde von ihrem arbeitsreichen Tag zu opfern, um mit mir über ihre Erfahrungen zu sprechen."

Cameron LNG wechselte Anfang 2015 von seiner bestehenden Softwarelösung - dem Konkurrenten von BlackLine - zu BlackLine. "Der Wechsel zu BlackLine war unvermeidlich. Wir sahen die Lösung als leistungsfähigen Ersatz und als eine langfristige Basis für das Unternehmen, auf die wir aufbauen wollten", sagte Sullivan. Die Implementierung wurde in nur drei Wochen mit nur drei Personen - Sullivan, sein direkter Mitarbeiter und ihr BlackLine-Implementierungsspezialist - abgeschlossen. "Jeder bei BlackLine, mit dem wir bei jedem Schritt der Implementierung in Kontakt kamen, hätte uns nicht mehr unterstützen können und sich absolut darauf konzentriert, uns dabei zu helfen, die Inbetriebnahme vor dem Zeitplan zu erreichen."

Um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten und die Benutzerakzeptanz zu maximieren, hat Cameron frühzeitig eine umfassende Schulung für das Buchhaltungs-Team durchgeführt. "Die Menschen sind im Allgemeinen resistent gegen Veränderungen - die breite Akzeptanz durch die Anwender zu gewinnen, hat die erfolgreiche Einführung einer neuen Lösung schon immer vor große Herausforderungen gestellt. In diesem Wissen haben wir viel Zeit damit verbracht, Wege aufzuzeigen, wie BlackLine den Monatsabschluss einfacher und präziser machen würde. Wir haben auch weiterhin Schulungen mit Blick auf eine kontinuierliche Prozessverbesserung angeboten", sagte Sullivan. "Die Leute erkannten schnell, dass es eine solide Plattform war, und die Buchhalter, mit denen wir arbeiteten, sahen es als ein wichtiges Werkzeug während des Abschlusses an."

Die Resultate

Optimierung des Monatsabschlusses. Der frühere Software-Partner von Cameron LNG trug wesentlich zu einem Abstimmungsprozess bei, der nicht nur arbeitsintensiv war, sondern auch viel länger dauerte, als es nötig gewesen wäre. Nach der Implementierung der BlackLine Lösung hat Cameron den Prozess des Monatsabschlusses auf fünf Tage verkürzt - und erwartet, ihn in naher Zukunft noch weiter, auf nur drei Tage zu reduzieren. "BlackLine hilft uns, den Abschluss auf die praktischste und effizienteste Weise durchzuführen", sagte Sullivan. "Die Lösung bietet auch einen enormen Einblick in einen eng integrierten Arbeitsablauf. Wir können die Ursache leicht identifizieren, wenn die mit dem Abschluss verbundenen Ergebnisse verspätet oder unvollständig sind."

Reduziertes Fehlerpotential. "Wie für die Buchhaltung erwartet, befinden wir uns jetzt in einer Ära, die durch eine verstärkte regulatorische Kontrolle gekennzeichnet ist. In diesem Umfeld müssen Unternehmen ein hohes Maß an Transparenz und Sichtbarkeit in ihren Prozessen für die Finanzberichterstattung aufrechterhalten. Die Implementierung von BlackLine ermöglichte es Cameron LNG, schnell und effektiv auf diese Herausforderung zu reagieren. BlackLine ist intuitiv. Es ist intelligent genug, um eine Änderung unserer Testbilanzen aus früheren Perioden zu erkennen. Es ist robust genug, um auch bei der neueren SAP-Implementierung Einblick in die Abstimmungen in unserem vorherigen Hauptbuch zu gewähren. Es gefällt mir zu wissen, dass die Lösung auf uns aufpasst".

Kontinuität zwischen den alten und neuen Hauptbüchern. Mit BlackLine war Cameron LNG in der Lage, die Abstimmungen der Altkonten während des Upgrades auf SAP zu integrieren. "Mit BlackLine konnten wir die Kontinuität zwischen den alten und den neuen Abstimmungen erreichen. Die früheren Kontensalden des Hauptbuchs und die Abstimmungen sind alle einsehbar", sagte Sullivan. "Das einzige, was sich geändert hat, ist die Kontonummer des SAP-Hauptbuchs."

Verbesserte Verantwortlichkeit. Cameron LNG kann nun den Fortschritt der Aufgaben verfolgen und die Verantwortlichkeiten bis auf die individuelle Ebene zuweisen. "BlackLine ermöglicht es uns, Mitarbeiter für die pünktliche Lieferung verantwortlich zu machen. Wir übertreffen unsere Ziele in diesem Bereich", sagte Sullivan.

Erhöhte Transparenz. Alle Finanzabschluss- und Abstimmungsdaten von Cameron werden an einem einzigen Ort in der BlackLine-Cloud gespeichert. Folglich können interne Prüfer und das Führungsteam schnell auf Informationen zugreifen, ohne Dateien oder Berichte von Sullivans Team anzufordern. "Unsere Partner fordern mehr interne Audits. Mit BlackLine werden alle unsere Informationen aktiv verfolgt und sind leicht zugänglich."

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