Als das Unternehmen beschloss, sich durch eine unternehmensweite Umstrukturierung der Finanzprozesse besser um sich selbst zu kümmern, war BlackLine ein wichtiger Bestandteil der Strategie.

Zu dieser Zeit arbeitete British Gas mit einem externen Dienstleister zusammen, um jeden Monat fast 1.000 Konten abzustimmen. Abgleiche und Berichte wurden manuell durchgeführt, was die Prozesse verlangsamte und die Transparenz der Finanzen erschwerte. Das Unternehmen hoffte, durch die Standardisierung seiner Kontenabstimmungs- und Abschlussprozesse die Effizienz zu steigern und finanzielle Risiken zu verringern.

Für John Dickens, Head of Finance Operations bei British Gas, erwiesen sich die Einschränkungen der auf Tabellenkalkulationen basierenden Buchhaltungsprozesse als frustrierend.

"Die einzige Möglichkeit, untersuchte Posten zusammenzufassen oder Ausfälle zu verfolgen, bestand darin, jeden Abgleich einzeln zu öffnen und die Daten dann in ein anderes Arbeitsblatt einzugeben. Das war sehr zeitaufwändig", sagt er.

Außerdem mussten die Buchhaltungsmitarbeiter des Outsourcers häufig die Vollständigkeit der Abgleiche überprüfen, was ein teurer Arbeitsaufwand für die Fachleute war.

British Gas entschied sich für die Implementierung von BlackLine Account Reconciliations, Transaction Matching und Task Management:

• Account Reconciliations erhöht die Effizienz und verschärft die Kontrollen, indem manuelle Prozesse durch Automatisierung ersetzt werden

• Transaction Matching rationalisiert und automatisiert detailllastige Abstimmungen, wie z. B. Bankabstimmungen, Kreditkartenabgleiche, konzerninterne Abstimmungen und den Abgleich von Rechnungen mit dem Posteingang

• Task Management automatisiert die Prozesse zur Zuweisung, Steuerung und Überwachung von Abschlussprozessen und Checklisten

Es dauerte nicht lange, bis die Vorteile spürbar waren.

British Gas verarbeitet nun mehr als 60% aller Kontoeröffnungen automatisch. Die Zeitersparnis ist beträchtlich, und die anfängliche Investitionsrendite wurde mit mehr als dreieinhalb Vollzeitäquivalenten berechnet.

Noch besser ist, dass die Fachleute, die früher Tabellenblätter kopiert, gedruckt, korrigiert und per E-Mail verschickt haben, sich jetzt auf strategischere Aufgaben konzentrieren können, z. B. auf die Bewertung der Übereinstimmung der Prozesse mit den Unternehmensrichtlinien. Auch die Kontrollen wurden verschärft, da der Schwerpunkt nun auf der Datenqualität liegt.

"Früher hatten wir eine Tabellenkalkulation als Vorlage für Abstimmungen", sagt Dickens. "Aber die einzige Möglichkeit, die Qualität des Prozesses zu messen, bestand darin, dass wir sahen, dass bestimmte Aufgaben erledigt worden waren. Jetzt messen wir die Qualität anhand des Inhalts selbst, weil er uns sagt, wer der Ersteller war, und uns die Möglichkeit gibt, in die Details einzutauchen."

Das Unternehmen profitiert auch vom BlackLine-Dashboard. "Mit dem Dashboard können wir den Status aller Abstimmungen einsehen und die Historie mit wenigen Klicks abrufen", sagt er.

"Wir können jetzt mit wenigen Klicks und ohne langwierigen manuellen Aufwand Berichte über die zu untersuchenden Punkte erstellen. Und wir haben vollen Einblick in die Nichteinhaltung des Prozesses, einschließlich verspäteter, versäumter und abgelehnter Abstimmungen."