Verringerung des Zeitaufwands für Abstimmungen von fünf auf einen Tag. BlackLine ermöglicht es Haagmans und seinem Team, weniger Zeit mit manuellen Aufgaben zu verbringen, so dass sie mehr Zeit haben, sich auf Strategie und Analyse zu konzentrieren. "Früher habe ich fünf Tage gebraucht, um alle Bilanzkonten vorzubereiten, und jetzt bin ich mit den Abstimmungen an einem Tag fertig. Mit BlackLine ist es für uns viel einfacher, unsere Termine einzuhalten", sagt Haagmans. "Ich bin Finanzanalyst und habe endlich Zeit für Analysen!"

BlackLine hat auch die Arbeitsbelastung von Haagmans' Manager verringert. "Früher musste mein Vorgesetzter all diese einzelnen Arbeitsblätter abzeichnen. Das war sehr zeitaufwendig und wurde noch dadurch erschwert, dass er viel auf Reisen ist. Jetzt kann er sich von überall einloggen und die Bilanzen direkt in BlackLine freigeben."

Rationalisierte interne und externe Audits. Früher mussten die Mitarbeiter bei internen und externen Audits Daten suchen, zusammenstellen und an die Auditoren weiterleiten. Heute können die Auditoren auf alles, was sie brauchen, in BlackLine zugreifen, zu ihrer eigenen Zeit und von jedem Ort der Welt aus. "Vor BlackLine mussten die Auditoren uns verfolgen, um Kopien zu machen oder damit wir ihre Fragen beantworteten", sagt Haagmans. "Jetzt geben wir ihnen einfach den Zugang für externe Auditoren. Nachdem mein Vorgesetzter eine Bilanz genehmigt hat, wird sie auch in BlackLine freigegeben. Der Auditor sieht den Abgleich, wenn er sich anmeldet. Die gesamte Belegdokumentation ist vorhanden. Wir erhalten viel weniger Fragen von Wirtschaftsprüfern, und das ist großartig."

Der interne Auditor von Braden kann auch von seinem Büro in den Vereinigten Staaten aus auf alle Unterlagen zugreifen. "Vor BlackLine musste unser interner Auditor nach Europa reisen. Er verbrachte viel Zeit damit, vor Ort Abstimmungsordner durchzugehen. Mit BlackLine prüft er alle Akten von seinem Schreibtisch in den USA aus, anstatt hierher fliegen zu müssen."

Verringerung der sich wiederholenden Arbeit durch automatische Bestätigung von Konten ohne Saldo. Bevor BlackLine zum Einsatz kam, mussten Haagmans und sein Team alle 300 Konten manuell abgleichen. Heute sind einige dieser Konten automatisch zertifiziert. "Dank BlackLine müssen wir nicht mehr alle Konten monatlich abgleichen. Wenn es keinen Saldo gibt, wird der Abgleich von BlackLine system-zertifiziert", sagt Haagmans. "Das spart allen Zeit."

Höhere Effizienz bei geringerer Fehlerquote. Durch die stärkere Automatisierung des Abstimmungsprozesses und die Reduzierung der manuellen Dateneingabe konnte das Buchhaltungsteam nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Fehlerquote senken. "Vor BlackLine habe ich zwei bis drei Tage zusätzlich gearbeitet, um unsere Excel-Dateien zu aktualisieren. Am Ende gab es immer noch Fehler in der Bilanz. Das passiert jetzt nicht mehr", sagt Haagmans. "Wir führen eine Probebilanz für unser ERP-System durch. Wir kopieren die Zahlen in unsere Vorlage und importieren sie in BlackLine. Das sind drei Minuten Arbeit für mich. Vergleichen Sie das mit den drei Tagen, die es vor BlackLine gedauert hat. Ich bin sehr zufrieden, denn wir haben eine saubere Bilanz und mehr Kontrolle."

Haagmans empfiehlt Buchhaltern in allen Branchen, sich nicht länger auf Tabellenkalkulationen für den Abschlussprozess zu verlassen. "Jede Buchhaltungsabteilung, die ihre Abgleiche immer noch in Excel durchführt, wird die gleichen Probleme haben wie wir. Wenn man alles in Excel macht, sind Fehler vorprogrammiert. Man wird sie nicht immer sehen können. Aber wenn Sie diese Abstimmungen Ihren Auditoren vorlegen, werden sie die Fehler finden. Das ist nicht das, was Sie als Unternehmen wollen. Mit BlackLine gibt es keine Excel-Probleme mehr. Wir sind professioneller und genauer. Und das ist es, was eine Buchhaltungsabteilung sein muss."