Reduzieren des Zeitaufwands für Abstimmungen von 5 auf 1 Tag

Braden Europe ist ein börsennotiertes Unternehmen mit Hauptsitz in Dallas, TX, USA, das Komponenten für Kraftwerke entwickelt und konstruiert. Braden Europe ist eine Tochtergesellschaft der Global Power Group mit Sitz in den USA.

Die Herausforderung

Die Mehrheit der Braden-Mitarbeiter sind Ingenieure, und das Unternehmen verfügt über kleine Vertriebs- und Personalabteilungen. Auch das Buchhaltungsteam des Unternehmens ist schlank aufgestellt: Vier Mitarbeiter sind für die Verwaltung aller 300 Kontenabstimmungen sowie für die Zusammenführung und Meldung von Daten an Global Power zur Konsolidierung zuständig.

Da das Team auf Tabellenkalkulationen angewiesen war, war der monatliche Abschlussprozess sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig, wobei zwei bis drei Tage allein für die Aktualisierung der Excel-Dateien reserviert waren. Noch schlimmer war, dass aufgrund des manuellen Charakters des Prozesses nicht alle Abstimmungen rechtzeitig - oder überhaupt nicht - abgeschlossen werden konnten.

Wesley Haagmans, Finanzanalyst bei Braden, erklärt: "Als ich bei Braden anfing, gab es Konten, die nicht richtig abgestimmt waren. Einige waren überhaupt nicht abgestimmt. Es gab Diskrepanzen zwischen den Salden in den Excel-Vorlagen und den Salden in unserem ERP-System. Und es gab überfällige Posten in der Bilanz.

Diese Fehler und Ineffizienzen machten auch Audits noch schwieriger, da die Auditoren die wenigen Mitarbeiter mit der Beantwortung von Fragen und der Bereitstellung zusätzlicher Unterlagen beschäftigten. Der Abschlussprozess gefährdete somit auch die Einhaltung der Sarbanes-Oxley (SOX)-Vorschriften durch das Unternehmen. "Wir sind ein öffentliches Unternehmen und müssen daher SOX-konform sein", sagt Haagmans. "Aber es gab SOX-bedingte Mängel in unseren Bilanzabstimmungen."

Warum BlackLine

Die Führungskräfte von Braden Europe wussten, dass sie eine neue Abstimmungslösung brauchten, und die BlackLine Plattform für Finanzkontrolle und Automatisierung wurde als ein starker Kandidat angesehen. Gleichzeitig versuchte das Unternehmen, die Stelle eines Finanzanalysten zu besetzen. Bei einem Vorstellungsgespräch mit Haagmans, der damals ein Kandidat war, stellte die Unternehmensleitung begeistert fest, dass er bereits fünf Jahre Erfahrung mit der Implementierung und Nutzung von BlackLine in seinem früheren Unternehmen hatte. "Sie erwähnten, dass sie eine Menge Probleme mit ihren Kontenabstimmungen haben. Wir sprachen über meine BlackLine-Erfahrung, und das war einer der Gründe, warum ich als Finanzanalyst bei Braden Europe an Bord geholt wurde."

Haagmans' erstes Projekt bei Braden war die Implementierung von BlackLine. "Es dauerte nur ein paar Tage. Es ging wirklich schnell. Auch die Integration mit Epicor war einfach. Epicor ist kein gängiges ERP-System, aber unser BlackLine-Projektmanager hat einfach ein Template für die Integration erstellt, so dass ich keinen zusätzlichen Arbeitsaufwand hatte."

Haagmans schulte auch seine Mitarbeiter im Umgang mit BlackLine. "Als wir live gingen, gab ich jedem eine kurze Schulung. Aber um ehrlich zu sein, wenn man sich zum ersten Mal bei BlackLine anmeldet, ist es wirklich unkompliziert und einfach zu bedienen. Das ist es, was mir an der Lösung gefällt, und das ist auch einer der Gründe, warum Braden eine Partnerschaft mit BlackLine eingegangen ist."

Nachdem Braden Europe mit BlackLine begonnen hatte, implementierte auch die Muttergesellschaft, Global Power, die Lösung. "Das Buchhaltungsteam von Global Power hatte ebenfalls Probleme mit der Kontenabstimmung", sagt Haagmans. "Ich habe die Implementierung für sie übernommen, und sie arbeiten jetzt alle mit BlackLine."

Die Ergebnisse

Verringerung des Zeitaufwands für Abstimmungen von fünf auf einen Tag. BlackLine ermöglicht es Haagmans und seinem Team, weniger Zeit mit manuellen Aufgaben zu verbringen, so dass sie mehr Zeit haben, sich auf Strategie und Analyse zu konzentrieren. "Früher habe ich fünf Tage gebraucht, um alle Bilanzkonten vorzubereiten, und jetzt bin ich mit den Abstimmungen an einem Tag fertig. Mit BlackLine ist es für uns viel einfacher, unsere Termine einzuhalten", sagt Haagmans. "Ich bin Finanzanalyst und habe endlich Zeit für Analysen!"

BlackLine hat auch die Arbeitsbelastung von Haagmans' Manager verringert. "Früher musste mein Vorgesetzter all diese einzelnen Arbeitsblätter abzeichnen. Das war sehr zeitaufwendig und wurde noch dadurch erschwert, dass er viel auf Reisen ist. Jetzt kann er sich von überall einloggen und die Bilanzen direkt in BlackLine freigeben."

Rationalisierte interne und externe Audits. Früher mussten die Mitarbeiter bei internen und externen Audits Daten suchen, zusammenstellen und an die Auditoren weiterleiten. Heute können die Auditoren auf alles, was sie brauchen, in BlackLine zugreifen, zu ihrer eigenen Zeit und von jedem Ort der Welt aus. "Vor BlackLine mussten die Auditoren uns verfolgen, um Kopien zu machen oder damit wir ihre Fragen beantworteten", sagt Haagmans. "Jetzt geben wir ihnen einfach den Zugang für externe Auditoren. Nachdem mein Vorgesetzter eine Bilanz genehmigt hat, wird sie auch in BlackLine freigegeben. Der Auditor sieht den Abgleich, wenn er sich anmeldet. Die gesamte Belegdokumentation ist vorhanden. Wir erhalten viel weniger Fragen von Wirtschaftsprüfern, und das ist großartig."

Der interne Auditor von Braden kann auch von seinem Büro in den Vereinigten Staaten aus auf alle Unterlagen zugreifen. "Vor BlackLine musste unser interner Auditor nach Europa reisen. Er verbrachte viel Zeit damit, vor Ort Abstimmungsordner durchzugehen. Mit BlackLine prüft er alle Akten von seinem Schreibtisch in den USA aus, anstatt hierher fliegen zu müssen."

Verringerung der sich wiederholenden Arbeit durch automatische Bestätigung von Konten ohne Saldo. Bevor BlackLine zum Einsatz kam, mussten Haagmans und sein Team alle 300 Konten manuell abgleichen. Heute sind einige dieser Konten automatisch zertifiziert. "Dank BlackLine müssen wir nicht mehr alle Konten monatlich abgleichen. Wenn es keinen Saldo gibt, wird der Abgleich von BlackLine system-zertifiziert", sagt Haagmans. "Das spart allen Zeit."

Höhere Effizienz bei geringerer Fehlerquote. Durch die stärkere Automatisierung des Abstimmungsprozesses und die Reduzierung der manuellen Dateneingabe konnte das Buchhaltungsteam nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Fehlerquote senken. "Vor BlackLine habe ich zwei bis drei Tage zusätzlich gearbeitet, um unsere Excel-Dateien zu aktualisieren. Am Ende gab es immer noch Fehler in der Bilanz. Das passiert jetzt nicht mehr", sagt Haagmans. "Wir führen eine Probebilanz für unser ERP-System durch. Wir kopieren die Zahlen in unsere Vorlage und importieren sie in BlackLine. Das sind drei Minuten Arbeit für mich. Vergleichen Sie das mit den drei Tagen, die es vor BlackLine gedauert hat. Ich bin sehr zufrieden, denn wir haben eine saubere Bilanz und mehr Kontrolle."

Haagmans empfiehlt Buchhaltern in allen Branchen, sich nicht länger auf Tabellenkalkulationen für den Abschlussprozess zu verlassen. "Jede Buchhaltungsabteilung, die ihre Abgleiche immer noch in Excel durchführt, wird die gleichen Probleme haben wie wir. Wenn man alles in Excel macht, sind Fehler vorprogrammiert. Man wird sie nicht immer sehen können. Aber wenn Sie diese Abstimmungen Ihren Auditoren vorlegen, werden sie die Fehler finden. Das ist nicht das, was Sie als Unternehmen wollen. Mit BlackLine gibt es keine Excel-Probleme mehr. Wir sind professioneller und genauer. Und das ist es, was eine Buchhaltungsabteilung sein muss."

Branche

Manufacturing

ERP-Systeme

EPICOR

Region

Global

Unternehmensgröẞe

Enterprise

Vorteile

Verringerung des Zeitaufwands für Abstimmungen von fünf auf einen Tag

Rationalisierung der internen und externen Rechnungsprüfung

Verringerung der sich wiederholenden Arbeit durch automatische Zertifizierung von Konten ohne Saldo

Erhöhte Effizienz bei gleichzeitiger Verringerung von Fehlern


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