Zeitersparnis und Reduzierung von Fehlern mit einer automatisierter Cash Application Lösung

Vor Juli 2018 war der bestehende Cash Allocation Prozess bei BlueScope sehr manuell und zeitaufwendig. Das Unternehmen war nicht in der Lage, die Cash Allocations jeden Tag abzuschließen, was zu einer negativen Kundenerfahrung führte. Auch die Lieferkette war aufgrund der zurückgehaltenen Aufträge und der Auswirkungen auf den Cashflow beeinträchtigt. "Wir nehmen eine Zeile aus dem Kontoauszug, gleichen die Zeile mit einem Überweisungsavis ab, öffnen das Avis, verstehen, was der Kunde bezahlt hat, und gehen hinein und markieren diese Elemente physisch", sagt Janice Thomason, Manager for Credit and Working Capital bei BlueScope. Die Standardisierung des gesamten Prozesses war ebenfalls schwierig zu bewerkstelligen. "Bei einem manuellen Prozess gibt es eine höhere Fehlerquote bei den Anwendern. Vielleicht gibt es einen Credit Controller, der sich nicht an den Prozess hält und beschließt, einen Zahlungseingang der ältesten Rechnung zuzuweisen oder er verbucht eine Rechnung, die er eigentlich hätte einziehen sollen, aber nicht hat."

Die Herausforderung

Vor Juli 2018 war der bestehende Cash Application Prozess bei BlueScope sehr manuell und zeitaufwendig. Das Unternehmen war nicht in der Lage, die Bargeldzuweisungen jeden Tag abzuschließen, was zu einer negativen Kundenerfahrung führte. Auch die Lieferkette war aufgrund der zurückgehaltenen Aufträge und der Auswirkungen auf den Cashflow beeinträchtigt..

"Wir nehmen eine Zeile aus dem Kontoauszug, gleichen die Zeile mit einem Überweisungsavis ab, öffnen den Überweisungsavis, verstehen, was der Kunde gezahlt hat, und gehen hinein und markieren diese Elemente physisch", sagt Janice Thomason, Managerin für Kredite und Betriebskapital bei BlueScope.

Eine Standardisierung des gesamten Prozesses war ebenfalls schwierig zu bewerkstelligen. "Bei einem manuellen Prozess gibt es eine höhere Fehlerquote bei den Anwendern. Vielleicht gibt es einen Kreditprüfer, der sich nicht an den Prozess hält und beschließt, die älteste Rechnung zuzuordnen, oder er ordnet eine Rechnung zu, die er eigentlich hätte einziehen sollen, aber nicht hat."

Warum BlackLine

Thomason hatte BlackLine Cash Application bereits vor ihrer Tätigkeit bei BlueScope eingesetzt. Tatsächlich war sie die größte Befürworterin der Einführung der Lösung in ihrem früheren Unternehmen und setzte sich vier Jahre lang für die Rationalisierung und Automatisierung der manuellen Debitorenbuchhaltung ein.

"Eines Tages schwärmte ein Kollege von Cash Application und davon, wie es die Welt verändern würde. Ich war gerade nach Australien gezogen und es war meine erste Woche im Unternehmen. Ich dachte: 'Wow, dieses Produkt würde uns wirklich helfen."

Allerdings war es damals schwierig, die Zustimmung des Managements zu bekommen.

"Ich war die Neue und hatte nicht den Einfluss, den man braucht, um Prozesse zu ändern. Ich habe Jahr für Jahr immer wieder für Cash Application plädiert. Schließlich erkannte mein neuer Vorgesetzter, der der Automatisierung sehr zugeneigt war, den immensen Wert der Lösung."

Nach der Implementierung sahen Thomason und ihr Team schnell Ergebnisse. "Wir hatten am Ende eines jeden Tages, und sogar am Ende der Woche, keine nicht identifizierten Barmittel mehr. Und das bedeutete, dass wir auch einen sehr sauberen Bankabstimmungsprozess hatten. Das war eine große, große Verbesserung."

Dadurch hatten die Mitarbeiter mehr Zeit für andere Aufgaben, einschließlich der Rechnungsstellung. "In meinem früheren Unternehmen haben wir mit Cash Application 700 Stunden eingespart, was etwa fünf Vollzeitstellen entspricht. Wir haben die eingesparten Stunden genutzt und diese Mitarbeiter für die Rechnungsstellung eingesetzt, so dass sie nun häufiger und regelmässiger Rechnungen stellen. Unsere Rechnungsstellung hat sich erhöht und unser Rechnungszyklus hat sich verlängert. Wir wurden früher bezahlt, was sich auf den Cashflow auswirkte.

Als Thomason später zu BlueScope kam, entdeckte sie - zu ihrem Glück, dass das Unternehmen Cash Application bereits teilweise in einem ERP-System implementiert hatte und beabsichtigte, es in vier weiteren Systemen einzuführen. Die Zeiteinsparungen waren jedoch noch nicht so groß wie sie sein könnten, wie Thomason wusste.

"Wir begannen zu überlegen, was wir anders machen könnten, um die Ergebnisse zu erzielen, die ich in meinem vorherigen Unternehmen gesehen hatte. Und alles drehte sich um den Prozess. Es ist wirklich wichtig, dass man sich seine Prozesse ansieht, wenn man eine neue Lösung einführt. Ändern Sie den Prozess, versuchen Sie nicht, die alten Methoden in neue Lösungen zu übertragen.

Zwölf Monate lang arbeiteten Thomason und ihr Team daran, veraltete Prozesse weiterzuentwickeln und gleichzeitig Cash Application in weitere ERP-Systeme zu implementieren. Seitdem konnte die automatische Zuordnungsrate um 18 % gesteigert werden. "Vor einem Jahr erreichten wir eine Auto-Allokation von ca. 70 %, jetzt sind wir bei einer Rate von weit mehr als 80 %. In den nächsten fünf oder sechs Wochen werden wir noch ein paar Prozentpunkte mehr erreichen."

Die Ergebnisse

Zeitersparnis. Mit BlackLine Cash Application hat BlueScope den manuellen Arbeitsaufwand für die Bargeldzuweisung reduziert und ein besseres Liquiditätsmanagement ermöglicht.

"Wir haben einige der schmerzhaften Punkte des alten manuellen Prozesses eliminiert. Meistens müssen wir nicht einmal eine Anweisung verwenden, wenn der Kunde dem System bekannt ist. Es fließt einfach durch", sagt Thomason. "Im Grunde genommen wird der Großteil unserer Zuweisungen beim ersten Mal durch einen vollständigen Abgleich ohne Verwendung einer Anweisung durchgeführt."

Die Rationalisierung der Zuteilung durch Automatisierung hat auch den Kunden Vorteile gebracht. "Wir haben weniger Situationen, in denen Kunden in der Warteschleife hängen, weil eine Zahlung nicht korrekt zugeordnet wurde. Das ist an sich schon sehr hilfreich."

Erhöhte Transparenz. Cash Application ordnet die Zahlungen automatisch den Kundenrechnungen zu, wodurch die Transparenz in Echtzeit erhöht wird und die Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach fehlenden Zahlungen verbringen müssen.

"Unsere Credit Controller kommen morgens an ihren Schreibtisch und die Zahlungen sind bereits zugeordnet. Sie können sofort sehen, welche Konten in der Warteschleife sind und welche nicht", sagt Thomason. "Das Ergebnis ist, dass weniger Zeit für das Mahnwesen aufgewendet werden muss.

Weniger Fehler. BlackLine hat eine unternehmensweite Standardisierung des Cassh Allocation Prozesses ermöglicht - und eine entsprechende Reduzierung der Fehlerquote.

"Mit Cash Allocation haben wir einen automatisierten Eins-zu-Eins-Abgleich. Wenn es mehrere Varianten einer potenziellen Zuweisung gibt, gibt das System Hinweise und wir können eingreifen und die richtige Zuweisung auswählen", sagt Thomason.

Regeln und Strategien steuern die Zuordnung und zeigen BlackLine, welche Rechnungen zur Zahlung ausgewählt werden sollten. "Die Regeln werden in einer bestimmten Reihenfolge festgelegt, und das System geht die Regeln nacheinander durch, um die richtige Rechnung für den Zahlungsbezug auszuwählen. Das hat auch einen großen Einfluss auf den Bankabgleich, vor allem wenn es viele Zahlungen mit gleichen Beträgen gibt."

Branche

Construction

ERP-Systeme

DSAP, 1SAP, Lyves, Dynamics 365

Region

Global

Unternehmensgröẞe

Enterprise

Vorteile

Zeitersparnis

Erhöhte Transparenz

Reduzierte Fehlerquote


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