2017 übernahm die Private-Equity-Firma Lindsay Goldberg Big Ass Fans, den Weltmarktführer für HVLS-Ventilatoren seit 1999. Kurz nach der Übernahme stellte der neue CFO des Unternehmens, Eric Evans, fest, dass die bestehenden Finanz- und Geschäftsprozesse von Big Ass Fans "völlig unzureichend" waren.

"Das Geschäft lief fantastisch, aber es gab buchstäblich keinen Bereich des Finanz- und Rechnungswesens, der den Erwartungen des neuen Managementteams entsprach."

Nachdem bei der ersten Prüfung des neuen Unternehmens eine wesentliche Schwachstelle festgestellt worden war, wurde Evans mit der Umgestaltung der Finanzprozesse beauftragt.

"Ich habe eine Leidenschaft für die Umgestaltung von Unternehmen, und die Umgestaltung der Finanzen ist für mich, offen gesagt, ein existenzielles Bedürfnis. Und ich bin von wirklich klugen Leuten umgeben, die die Idee nicht akzeptieren, dass man es einfach so macht, wie es bisher gemacht wurde. Selbst wenn Sie der CFO des besten Unternehmens der Welt sind, wird Ihnen niemand zuhören, wenn Sie Kontrollprobleme haben. Wenn Sie Kontrollprobleme haben, ist Ihr gesamtes Fundament zerbrochen."

Die Auditoren von Big Ass Fans schlugen dem Unternehmen vor, eine Software zu implementieren, um die Genauigkeit und Transparenz des Abschlusses zu automatisieren und zu verbessern. "Wir haben Demos mit Vena Solutions und FloQast gemacht, aber BlackLine hat sich als Branchenführer durchgesetzt", sagt Evans. "BlackLine war intuitiver und benutzerfreundlicher als die anderen."

2018 begann Big Ass Fans mit der Implementierung der BlackLine-Lösungen Account Reconciliations und Task Management - ein Prozess, den Evans als "nahtlos" bezeichnet.

"Wir hatten eine gute Unterstützung durch unseren BlackLine-Kundenbetreuer und flexible Trainer, die sich an unsere internen Zeitpläne angepasst haben. BlackLine hat uns nie im Unklaren gelassen, und wir waren überrascht, wie wenig IT-Beteiligung auf unserer Seite nötig war, abgesehen davon, dass BlackLine mit unserem ERP-System kommunizieren konnte."

Big Ass Fans führte Account Reconciliations zunächst in der größten US-Niederlassung des Unternehmens ein, Task Management folgte bald darauf. Die Anwender wurden über die BlackLine-Lernplattform BlackLine U geschult. "Über BlackLine U hatten die Mitarbeiter Zugang zu einer Vielzahl von Schulungsunterlagen", sagt Evans. "Und unser interner Projektmanager wurde zum BlackLine-'Experten' und konnte den Rest unserer Anwender schulen."

Heute werden alle Hauptbuch-Bilanzkonten in BlackLine abgestimmt ("unser Hauptziel", sagt Evans), und BlackLine wird von einer Reihe von Mitarbeitern des Finance & Accounting (F&A) sowohl in den USA als auch weltweit verwendet. Vorbereiter und Freigabeberechtigte für die Abstimmungen, Bilanzbuchhalter und der Global Controller des Unternehmens verlassen sich alle auf BlackLine, um den Abschluss zu verwalten.

Und die F&A-Teams lieben BlackLine, der Beweis dafür ist, dass sie darauf bestanden, BlackLine als Plattform zu behalten, als pandemiebedingte Budgetkürzungen einen genaueren Blick auf die Ausgaben erzwangen.

"Wir mussten feststellen, was kritisch war. Alles lag auf dem Tisch, jede Software, jeder Mitarbeiter, das ganze Programm", sagt Evans. "Als ich mein Team fragte, ob wir BlackLine wirklich brauchen, haben sie sich dafür ausgesprochen. Das ist wirklich die ultimative Bestätigung, wenn man Ausgaben kürzt und die Mitarbeiter sagen, dass diese Plattform, BlackLine, entscheidend für ihre Arbeit ist."

Verkürzung der Zeit für den Abschluss auf drei Tage. Zuvor war das Unternehmen auf Tabellenkalkulationen angewiesen, was zu einem ineffizienten, langwierigen Abschlussprozess führte, der einen enormen manuellen Arbeitsaufwand erforderte.

"BlackLine in Verbindung mit anderen Verbesserungen im Berichtswesen hat es Big Ass Fans ermöglicht, unsere Bücher am Monatsende in drei Tagen abzuschließen. Dies wiederum ermöglichte ein zeitnahes Reporting an das Management und einen schnelleren Zugriff auf Finanzinformationen, um schnellere Entscheidungen treffen zu können", sagt Evans.

"BlackLine hat entscheidend dazu beigetragen, dass wir in etwas mehr als zwei Jahren zu einem erstklassigen Unternehmen geworden sind."

Verringerung des Personalbestands um 30 %. Die Reduzierung des Personalbestands war kein vorrangiges Ziel, als Big Ass Fans BlackLine einführte. Aber das Unternehmen hat seither 30 % seines Personals eingespart.

"Als ein Mitarbeiter ausschied, wurde uns klar, dass wir die Stelle nicht unbedingt neu besetzen mussten. Mit BlackLine hatten wir genug Bandbreite, auch mit weniger Mitarbeitern", sagt Evans. "Im Laufe der Zeit haben wir festgestellt, dass wir mit 30 % weniger Personal 200 % der Leistung erbringen können."

Ermöglichen fehlerfreie Audits. Ein nicht so gut verlaufener Audit im Jahr 2017 war ein treibender Faktor für die Implementierung von BlackLine bei Big Ass Fans.

"BlackLine hat es uns ermöglicht, das Risiko einer wesentlichen Schwachstelle im ersten Jahr vollständig zu minimieren", sagt Evans. "Unsere letzten beiden Audits waren fehlerfrei."

Entwicklung eines "aufschlussreichen" Abschlussprozesses. Evans sagt, dass BlackLine einen zuverlässigen, aufschlussreichen Prozess ermöglicht hat, der den allgegenwärtigen Stress eines manuellen Monatsabschlusses reduziert.

"Das ist die versteckte Dividende von BlackLine: die Möglichkeit, diese Prozesse des Kerngeschäfts zu rationalisieren. Ich mache mir keine Sorgen mehr darüber, ob wir die Bücher pünktlich abschließen oder ob alles korrekt ist. Wenn es um den Abschluss geht, kann ich nachts ruhig schlafen."

Freigesetztes Personal kann mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben verwenden. Die Implementierung von BlackLine war ein wichtiger Bestandteil in den Plänen von Evans und dem Unternehmen, deren Wunsch es war, Menschen, Prozesse und Technologie miteinander zu verbinden, um eine bessere Finanzfunktion zu schaffen.

"Wir haben großartige Mitarbeiter bei Big Ass Fans, aber großartige Mitarbeiter brauchen Technologie und Prozesse, um engagiert zu bleiben. Wenn sie mit manuellen Aufgaben beschäftigt sind, mit Tätigkeiten, die nicht ansprechend oder erfüllend sind, wird man sie zur Verzweiflung bringen", sagt Evans.

"Sobald man in die richtige Technologie investiert, kann man wirklich eine Dynamik aufbauen und in anderen Bereichen einen Mehrwert schaffen. Man hat mehr Zeit, um die Mitarbeiter für Dinge einzusetzen, die sowohl interessant als auch wichtig sind.

Die Einbindung der Mitarbeiter in die Aufgaben fördert auch eine positive Arbeitsplatzkultur - und diese Kultur zieht weitere großartige Mitarbeiter an. "Wenn Leute ein Vorstellungsgespräch bei Big Ass Fans führen, spüren sie die Energie des Teams. Sie können erkennen, dass die Mitarbeiter angemessene Arbeitszeiten einhalten, dass sie keine Überstunden machen, um die Bücher abzuschließen."

Erleichtertes Arbeiten von remote. Mit BlackLine können auch Mitarbeiter, die vorübergehend remote arbeiten, denselben strukturierten Abschlussprozess durchführen, ohne dass sie im Büro sein müssen.

"Remote-Mitarbeiter haben Echtzeit-Zugriff auf BlackLine", sagt Evans. "Sie können problemlos Konteninformationen aus der Vorperiode abrufen und einem Genehmiger mit nur einem Mausklick einen Kontenabgleich vorlegen."