Verbesserte Transparenz und Rationalisierung von Kontenabstimmungen

Die 1981 gegründete und in Vernon Hills, Illinois, ansässige Baxter Credit Union (BCU) bietet mehr als 200.000 Mitgliedern Bank-, Geschäfts-, Investment- und Kreditkartendienstleistungen an.

Die Herausforderung

Die BCU ist die am schnellsten wachsende Kreditgenossenschaft, die in den letzten 30 Jahren gegründet wurde. Doch während sich ihre Mitgliederbasis und ihr Dienstleistungsangebot weiter ausweitete, hatte sich ihr stark manuell geprägter Account Reconciliation Prozess seit Jahren nicht geändert. Eine Herausforderung war auch, dass die langjährigen Mitarbeiter den Ablauf favorisierten, den sie schon lange kannten, und natürlich gab es eine gewisse Zurückhaltung bei der Einführung neuer Technologien.

Laut Charlotte O'Neill, Leiterin der Buchhaltung bei BCU, "haben wir vor kurzem die Marke von 2 Milliarden Dollar an Vermögenswerten überschritten. Wir befinden uns auf einem ganz neuen Niveau und können die Dinge nicht mehr so machen, wie wir sie bisher gemacht haben. In der Wirtschaft heißt es: Entweder man entwickelt sich oder man stirbt. Veränderungen sind nie einfach, aber wir mussten den Menschen einfach helfen zu verstehen, dass sich der Prozess ändern musste. Wenn man 20 Jahre lang am gleichen Ort gearbeitet und 20 Jahre lang das Gleiche getan hat, ist der Wandel schwer.

Warum BlackLine

Die BCU erkannte, dass die bestehenden Prozesse die Expansion irgendwann behindern oder sogar stoppen würden, und führte die Account Reconciliation Tools von BlackLine ein. Als Teil der Cloud-basierten Finanzkontroll- und Automatisierungsplattform von BlackLine unterstützt Account Reconciliations Finanzunternehmen wie BCU bei der Automatisierung von Abstimmungen, um die Effizienz, Kontrolle und Transparenz zu erhöhen.

Vor der Einführung wurde O'Neill damit beauftragt, den Mitarbeitern zu vermitteln, wie der Einsatz besserer Technologie dem Team helfen kann, das weitere Wachstum der Kreditgenossenschaft zu unterstützen. Die Automatisierung des Abstimmungsprozesses würde es den Mitarbeitern auch ermöglichen, Zeit für die Durchführung von Analysen zu verwenden, Diskrepanzen zu beseitigen und eine strategischere Rolle bei der Entwicklung der BCU zu spielen - anstelle sich mit monotonen, sich wiederholenden Aufgaben zu beschäftigen.

"Wir lassen die Leute wissen, dass wir nicht erst wachsen wollen und dann kämpfen müssen, um Schritt zu halten. Es war ein Balanceakt bei der Weiterentwicklung des Unternehmens, denn nicht jeder kann Licht am Ende des Tunnels sehen", sagte O'Neill. "Aber wir sind auf dem Weg dorthin. Die Mitarbeiter beginnen zu verstehen, dass die Verwendung von BlackLine ein Schritt in die richtige Richtung ist, und auch, wie sich das Accounting auf die Finanzen auswirkt - und welchen Einfluss das wiederum auf die gesamte Organisation hat.

ERP

Jack Henry

Region

United States

COMPANY SIZE

Midsize

Vorteile

Geringerer Zeitaufwand für Abstimmungsprozesse, Ausrichtung der Organisation in Richtung Wachstum, Zeitgewinn für die Konzentration auf höherwertige Aufgaben, größere Transparenz.

Das Ergebnis

Weniger Zeitaufwand für monatliche Abstimmungen. BlackLines Account Reconciliations Produkt hat es den Buchhaltern nicht nur ermöglicht, weniger Zeit auf den monatlichen Abschlussprozess zu verwenden, sondern hat auch einen Einblick in die Möglichkeiten auf taktischer und strategischer Ebene gegeben. "Während wir nur monatliche Abstimmungen durchführen, hat uns BlackLine einen Schritt nach vorne gebracht, indem es uns klar gemacht hat, dass wir uns mit den täglichen Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Prozess befassen müssen", sagte O'Neill. "Dies wird entscheidend dafür sein, dass die Finanzabteilung - und die ganze Organisation - noch effektiver arbeiten können.

Die Organisation für weiteres Wachstum positionieren. Laut O'Neill hilft BlackLine der BCU, dem Wachstum einen Schritt voraus zu sein und weniger Ressourcen zu verbrauchen. "Mit BlackLine sind wir in der Lage, unser Wachstum zu bewältigen, und das nicht nur im Hinblick auf den Abstimmungsprozess. Wir haben so viele Funktionen hinzugefügt, die wir vorher nicht hatten. Dennoch nutzen wir wahrscheinlich immer noch nur 50% der Möglichkeiten von BlackLine. Wir fangen gerade erst an, die Möglichkeiten zu verstehen.

Zeit, um sich auf Prozessprobleme und Diskrepanzen zu konzentrieren. Mit BlackLine verbringen die Buchhalter weniger Zeit mit manuellen Prozessen, wodurch mehr Zeit für die Behandlung von Problemfällen bleibt. "Als wir so gewachsen sind, tauchten Prozessprobleme auf, die immer schwerer zu identifizieren waren", sagte O'Neill. "Aber mit BlackLine haben wir den Abstimmungsprozess rationalisiert und haben jetzt mehr Einblicke in die Fehler. Wir haben auch mehr Zeit, um mit den zuständigen Mitarbeitern an noch offenen Fragen zu arbeiten.

Mehr Transparenz mit besserem Reporting. Dem bisherigen Abstimmungsprozess der BCU fehlte es an einem vernünftigen Reporting, was echte Transparenz nahezu unmöglich machte. Mit BlackLine können die Buchhaltungs- und Finanzabteilungen jetzt alle Transaktionen, Aufgaben und Diskrepanzen in Echtzeit über einfache Tools einsehen. "Bei Modern Finance geht es um mehr Transparenz, und BlackLine hat uns eine ganz neue Welt eröffnet. Für die Buchhaltung ist es so viel einfacher, Daten in ein Format zu bringen, das von der Finanzabteilung problemlos verwendet werden kann", so O'Neill. "Außerdem können wir unserem CFO aktuellere Informationen zur Verfügung stellen, was ihm wiederum hilft, bessere Entscheidungen für die BCU zu treffen.

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