Die BCU ist eine der am schnellsten wachsenden Kreditgenossenschaften der letzten 30 Jahre. Doch während der Mitgliederstamm und das Dienstleistungsangebot weiter wuchsen, hatte sich der stark manuell geprägte Abstimmungsprozess seit Jahren nicht verändert. Eine ebenso große Herausforderung war, dass der Prozess immer noch von langjährigen Mitarbeitern präferiert wurde, und natürlich gab es leichte Vorbehalte gegen die Einführung einer neuen Technologie.

Charlotte O'Neill, Accounting Manager bei BCU, erklärt: "Wir haben vor kurzem die 2-Milliarden-Dollar-Marke bei den Vermögenswerten überschritten. Wir befinden uns auf einer völlig neuen Ebene, und wir können nicht mehr so weitermachen wie bisher. Im Geschäftsleben heißt es: sich weiter entwickeln oder sterben. Veränderungen sind nie einfach, aber wir mussten den Leuten einfach begreiflich machen, dass sich der Prozess ändern musste. Wenn man 20 Jahre lang am gleichen Ort gearbeitet und 20 Jahre lang das Gleiche getan hat, ist Veränderung schwer."

BCU erkannte, dass ihr bisheriger Prozess die Expansion behindern oder sogar stoppen würde, und implementierte BlackLine Account Reconciliations. Als Teil der cloudbasierten Finanzkontroll- und Automatisierungsplattform von BlackLine unterstützt die Lösung Account Reconciliations Finanzorganisationen wie BCU bei der Automatisierung von Abstimmungen, um die Effizienz, Kontrolle und Transparenz zu verbessern.

Vor der Einführung hatte O'Neill die Aufgabe, den Mitarbeitern zu verdeutlichen, wie der Einsatz besserer Technologien dem Team helfen kann, mit dem anhaltenden Wachstum der Kreditgenossenschaft Schritt zu halten. Die Automatisierung des Abstimmungsprozesses würde es den Buchhaltern außerdem ermöglichen, ihre Zeit mit den Aufgaben zu verbringen, für die sie ausgebildet wurden, nämlich Analysen durchzuführen, Unstimmigkeiten zu beseitigen und eine strategischere Rolle für die finanzielle Langlebigkeit der BCU zu spielen, anstatt sich wiederholende, geringwertige Aufgaben zu erledigen.

"Wir haben die Leute wissen lassen, dass wir nicht erst wachsen und uns dann abmühen wollten, um mitzuhalten. Es war ein Balanceakt, sich weiterzuentwickeln, denn nicht jeder sieht das Licht am Ende des Tunnels", sagt O'Neill. "Aber wir sind auf dem Weg dorthin. Die Leute fangen an zu verstehen, dass der Einsatz von BlackLine ein Schritt in die richtige Richtung ist und wie sich das Accounting auf die Finanzen auswirkt - und wie das wiederum das gesamte Unternehmen beeinflusst."

Geringerer Zeitaufwand für die monatlichen Abgleiche. BlackLine Account Reconciliations hat es den Buchhaltern nicht nur ermöglicht, weniger Zeit mit dem monatlichen Prozess zu verbringen, sondern auch einen Einblick in die Möglichkeiten auf taktischer und strategischer Ebene zu erhalten. "Wir führen zwar nur monatliche Abstimmungen durch, aber BlackLine hat uns einen Schritt weiter gebracht, da wir erkannt haben, dass wir die täglichen Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Prozess betrachten müssen", sagt O'Neill. "Dies wird entscheidend sein, um die Buchhaltungsabteilung - und das Unternehmen - noch effektiver zu machen."

Die Organisation ist für weiteres Wachstum gerüstet. Laut O'Neill hilft BlackLine BCU dabei, dem Wachstum einen Schritt voraus zu sein und dabei weniger Ressourcen zu benötigen. "Mit BlackLine sind wir in der Lage, unser Wachstum zu bewältigen, und zwar nicht nur in Bezug auf die Abstimmungen. Wir haben so viele Funktionen hinzugefügt, die wir vorher nicht hatten. Dennoch nutzen wir wahrscheinlich nur 50 % der Möglichkeiten von BlackLine. Wir fangen gerade erst an, die Möglichkeiten zu verstehen."

Mehr Zeit, um sich auf Prozessprobleme und Unstimmigkeiten zu konzentrieren. Mit BlackLine verbringen die Buchhalter weniger Zeit mit manuellen Prozessen, so dass mehr Zeit für die Bearbeitung von Unstimmigkeiten bleibt. "Durch unser Wachstum, traten Prozessprobleme auf, die immer schwieriger zu erkennen waren", sagt O'Neill. "Mit BlackLine haben wir den Abstimmungsprozess gestrafft und haben jetzt mehr Einblick in die Fehler. Außerdem haben wir mehr Zeit, um mit den zuständigen Managern an offenen Fragen zu arbeiten."

Erhöhte Transparenz mit besserem Reporting. Dem früheren Abstimmungsprozess der BCU fehlte es an aussagekräftigen Berichtsfunktionen, was eine echte Transparenz nahezu unmöglich machte. Mit BlackLine können die Buchhaltungs- und Finanzabteilungen nun alle Transaktionen, Aufgaben und Diskrepanzen in Echtzeit über einfache Reporting-Tools einsehen.

"Bei Modern Finance geht es um mehr Transparenz, und BlackLine hat uns eine völlig neue Welt eröffnet. Für die Buchhaltung ist es jetzt viel einfacher, Daten in ein Format zu bringen, das die Finanzabteilung problemlos nutzen kann", sagt O'Neill. "Außerdem können wir unserem CFO aktuellere Informationen zur Verfügung stellen, was ihm wiederum hilft, bessere Entscheidungen für BCU zu treffen."