Mitarbeiter für wichtigere Aufgaben wie Inkasso und Forderungsmanagement freigesetzt
Dank BlackLine ist bei Barrett jetzt nur noch eine Person für die Zuordnung von Barmitteln zuständig, statt 15. „Unsere neu gewonnene Cash Application-Kompetenz hat enorme Ressourcen freigesetzt“, so McGowan. „Heute können sich 14 Controller ausschließlich auf die Bearbeitung von Forderungen und das Inkasso konzentrieren, statt auf die Zuordnung von Barmitteln.“ Das Team war dabei nicht so sehr darauf bedacht, die Betreibung von Forderungen zu steigern, da die Inkasso-Performance in der Vergangenheit immer recht gut war. Es ging vielmehr darum, dem Team Zeit zu verschaffen, um seinen Aufgabenbereich auszuweiten. So konnten Mitarbeiter auf andere Aufgaben wie die Kreditversicherung und die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung bei verschiedenen Projekten vorbereitet werden. Ein weiterer Vorteil zeigte sich dann während der Corona-Pandemie. Als andere Unternehmen mit dem Inkasso kämpften und Einbußen hinnehmen mussten, konnte Barrett Steel seine hervorragenden Ergebnisse halten, was ohne Cash Application wohl nicht möglich gewesen wäre.

Zeitersparnis
Zuvor nahm die Zuordnung von Barmitteln täglich zwei Stunden Arbeitszeit in Anspruch. „Mit BlackLine lassen sich Eingänge viel schneller verbuchen als je zuvor“, sagt McGowan. „Dabei werden Barmittel nicht nur einmal am Tag gebucht, sondern kontinuierlich.“

Die schnellere Zuordnung von Barmitteln in Verbindung mit der Fähigkeit der BlackLine-Plattform, Bankzahlungen tagesaktuell zu verarbeiten, hat auch die Geschäfte mit Nicht-Stammkunden beschleunigt.

„Viele unserer Kunden gleichen zügig ihre Konten aus, um neue Aufträge platzieren zu können. Mit BlackLine wird der Kontostand in Abstimmung mit der Bank alle zwei Stunden aktualisiert. Wir müssen also keine temporären Kreditlimits einrichten, um neue Aufträge zuzulassen.“

Attraktiverer Arbeitgeber für Buchhaltungskräfte
Dank BlackLine können Manager potenziellen Mitarbeitern jetzt mitteilen, dass ihre Arbeit kaum manuelle Zuordnungsaufgaben beinhalten wird.

„Bewerbern sagen zu können, dass die manuelle Zuordnung von Barmitteln nicht Teil ihres Joballtags sein wird, ist eine feine Sache. Sobald sie erfahren, dass dieser Prozess bei uns komplett automatisiert ist, wird Erleichterung spürbar“, sagt McGowan. „Für mich persönlich wäre es auch ein K.-o.-Kriterium, wenn ein Arbeitgeber so etwas nicht bieten würde. Ich möchte das alles nie wieder manuell erledigen müssen.“

Höhere Motivation und geringere Fluktuation
Auch die bestehenden Mitarbeiter sind dank BlackLine viel zufriedener.

„Dank dieser Lösung können sich unsere Mitarbeiter wieder auf interessantere, sinnvollere Aufgaben konzentrieren. Statt zwei Stunden für manuelle Buchungen aufzuwenden, können sie jetzt die Zeit nutzen, um Probleme zu klären und echten Mehrwert zu schaffen“, so McGowan.

„Im Bereich Barmittelzuordnung ist zudem die Mitarbeiterfluktuation notorisch hoch. BlackLine gibt uns das Gefühl, über einen echten Wettbewerbsvorteil zu verfügen, der uns hilft, Mitarbeiter an uns zu binden.“

Verbesserte Genauigkeit
Seit der Einführung von BlackLine konnte Barrett die Rate der falsch verbuchten Zahlungen senken.

Die Anzahl der falsch zugeordneten Überweisungen ist heute deutlich geringer. Infolgedessen verbringen wir weniger Zeit mit Kontokorrekturen“, sagt McGowan. „Unsere Genauigkeit ist gestiegen und damit auch unser Vertrauen.“