Über die letzten 15 Jahren hatte Barrett Steel seine Geschäftstätigkeit von 35 auf 54 Niederlassungen ausgeweitet. Dieses rasante Wachstum stellte das für die Zuordnung von Barmitteln zuständige Team vor neue Herausforderungen. Barrett arbeitete damals nicht nur mit 14 Kreditprüfern, die zudem an verschiedenen Standorten tätig waren, sondern nutzte auch einen weitgehend manuellen, ressourcenintensiven Zuordnungsprozess. Darunter litten wiederum wichtigere Aufgaben wie z. B. das Inkasso.

„Durch unser Wachstum traten die Ineffizienzen und die mangelnde Skalierbarkeit unseres bestehenden Prozesses deutlich zutage“, sagt Rachel McGowan, Senior Credit Controller. „Es gab keine zentralisierten Funktionen und kaum Standardisierung. Außerdem kamen immer neue Bankkonten, mehr Abstimmungen sowie zusätzliche manuelle Kassenbuchungen und Transaktionen hinzu.Unsere Kreditprüfer brauchten bis zu zwei Stunden, um einzelne Transaktionen zu buchen. Diese mit manuellen Aufgaben vergeudete Zeit hätten wir dringend für Dinge wie das Inkasso benötigt.“

Der Zeitaufwand für das Herunterladen von Kontoauszügen, die Suche nach Bankverbindungen und Überweisungen sowie andere Aktivitäten erforderten zusätzlichen manuellen Aufwand.

Außerdem befürchtete McGowan, dass sich diese sterbenslangweiligen Aufgaben auf die Motivation und die Mitarbeiterbindung auswirken würden. „Natürlich liegt es im Interesse von Barrett, dass unsere Mitarbeiter mit Engagement bei der Sache bleiben. Aber Zahlungseingänge zuzuordnen, ist nun mal kein Traumjob. Natürlich muss es gemacht werden, aber niemand hat wirklich Lust darauf. Es musste einfach eine bessere Lösung geben.“

„Zunächst hatte das Team erwogen, eine eigene Cash Application-Lösung zu entwickeln, aber diese Idee landete dann doch schnell in der Tonne“, sagt McGowan. „Unser Kredit- und Risikodirektor ist sehr stark an neuen Ansätzen für die Problemlösung interessiert. Er hatte von BlackLine gehört und schnell erkannt, dass dieses Tool uns wirklich helfen könnte, unseren Prozess zu zentralisieren und zu standardisieren. Zudem wären wir so in der Lage, unsere Mitarbeiter für interessantere und wertvollere Aufgaben einzusetzen. Nachdem wir dann gesehen hatten, was BlackLine leisten kann, war die Suche nach neuen Lösungen quasi von einem Tag auf den anderen beendet.“

Darüber hinaus ließ sich BlackLine problemlos in das nicht mehr ganz taufrische ERP-System von Barrett integrieren. „Wir waren auf der Suche nach etwas, das wir mit unserer bestehenden Technologie nutzen konnten. Wir haben zum Beispiel nicht nur Experian in unser ERP integriert, auch BlackLine ist eine wichtige Ergänzung.“

Barrett implementierte BlackLine noch vor Beginn der Pandemie, was McGowan rückblickend als Glücksfall bezeichnet.

„Wir arbeiteten damals alle von zu Hause aus, aber da wir einen Großteil der Prozesse bereits in BlackLine zentralisiert und automatisiert hatten, lief das Geschäft für uns einfach wie gewohnt weiter. Mit dem alten manuellen Prozess wäre das unmöglich gewesen.“

Mitarbeiter für wichtigere Aufgaben wie Inkasso und Forderungsmanagement freigesetzt
Dank BlackLine ist bei Barrett jetzt nur noch eine Person für die Zuordnung von Barmitteln zuständig, statt 15. „Unsere neu gewonnene Cash Application-Kompetenz hat enorme Ressourcen freigesetzt“, so McGowan. „Heute können sich 14 Controller ausschließlich auf die Bearbeitung von Forderungen und das Inkasso konzentrieren, statt auf die Zuordnung von Barmitteln.“ Das Team war dabei nicht so sehr darauf bedacht, die Betreibung von Forderungen zu steigern, da die Inkasso-Performance in der Vergangenheit immer recht gut war. Es ging vielmehr darum, dem Team Zeit zu verschaffen, um seinen Aufgabenbereich auszuweiten. So konnten Mitarbeiter auf andere Aufgaben wie die Kreditversicherung und die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung bei verschiedenen Projekten vorbereitet werden. Ein weiterer Vorteil zeigte sich dann während der Corona-Pandemie. Als andere Unternehmen mit dem Inkasso kämpften und Einbußen hinnehmen mussten, konnte Barrett Steel seine hervorragenden Ergebnisse halten, was ohne Cash Application wohl nicht möglich gewesen wäre.

Zeitersparnis
Zuvor nahm die Zuordnung von Barmitteln täglich zwei Stunden Arbeitszeit in Anspruch. „Mit BlackLine lassen sich Eingänge viel schneller verbuchen als je zuvor“, sagt McGowan. „Dabei werden Barmittel nicht nur einmal am Tag gebucht, sondern kontinuierlich.“

Die schnellere Zuordnung von Barmitteln in Verbindung mit der Fähigkeit der BlackLine-Plattform, Bankzahlungen tagesaktuell zu verarbeiten, hat auch die Geschäfte mit Nicht-Stammkunden beschleunigt.

„Viele unserer Kunden gleichen zügig ihre Konten aus, um neue Aufträge platzieren zu können. Mit BlackLine wird der Kontostand in Abstimmung mit der Bank alle zwei Stunden aktualisiert. Wir müssen also keine temporären Kreditlimits einrichten, um neue Aufträge zuzulassen.“

Attraktiverer Arbeitgeber für Buchhaltungskräfte
Dank BlackLine können Manager potenziellen Mitarbeitern jetzt mitteilen, dass ihre Arbeit kaum manuelle Zuordnungsaufgaben beinhalten wird.

„Bewerbern sagen zu können, dass die manuelle Zuordnung von Barmitteln nicht Teil ihres Joballtags sein wird, ist eine feine Sache. Sobald sie erfahren, dass dieser Prozess bei uns komplett automatisiert ist, wird Erleichterung spürbar“, sagt McGowan. „Für mich persönlich wäre es auch ein K.-o.-Kriterium, wenn ein Arbeitgeber so etwas nicht bieten würde. Ich möchte das alles nie wieder manuell erledigen müssen.“

Höhere Motivation und geringere Fluktuation
Auch die bestehenden Mitarbeiter sind dank BlackLine viel zufriedener.

„Dank dieser Lösung können sich unsere Mitarbeiter wieder auf interessantere, sinnvollere Aufgaben konzentrieren. Statt zwei Stunden für manuelle Buchungen aufzuwenden, können sie jetzt die Zeit nutzen, um Probleme zu klären und echten Mehrwert zu schaffen“, so McGowan.

„Im Bereich Barmittelzuordnung ist zudem die Mitarbeiterfluktuation notorisch hoch. BlackLine gibt uns das Gefühl, über einen echten Wettbewerbsvorteil zu verfügen, der uns hilft, Mitarbeiter an uns zu binden.“

Verbesserte Genauigkeit
Seit der Einführung von BlackLine konnte Barrett die Rate der falsch verbuchten Zahlungen senken.

Die Anzahl der falsch zugeordneten Überweisungen ist heute deutlich geringer. Infolgedessen verbringen wir weniger Zeit mit Kontokorrekturen“, sagt McGowan. „Unsere Genauigkeit ist gestiegen und damit auch unser Vertrauen.“