Ascension verwendete ein dezentralisiertes Finanzmodell mit verschiedenen Abteilungen, die viele verschiedene Enterprise Resource Planning-Systeme verwendeten. Das Buchhaltungsteam der Zentrale musste 20.000 bis 25.000 Abstimmungen vornehmen, die in der Regel in Tabellenkalkulationen erfasst und ausgetauscht wurden. Im Rahmen einer umfassenden Strategie zur Verbesserung der Finanzkontrollen und zur Automatisierung von Prozessen stellte sich Ascension der Herausforderung, seine Finanz- und Buchhaltungsabteilung in einem Shared Service Center zu zentralisieren und zu standardisieren.

Nach einer Ausschreibung prüfte Ascension mehrere verschiedene Buchhaltungs- und Abstimmungslösungen, bevor es sich im Oktober 2012 für BlackLine entschied. Für die Entscheidung gab es mehrere Gründe unter anderem:

• Die Fähigkeit von BlackLine, integrierte Produkte anzubieten.

• Das Software-as-a-Service-Modell von BlackLine und die web-basierte Schnittstelle, was viele IT-Hürden für die Implementierung und Benutzerakzeptanz beseitigt. Ascension ging in nur 90 Tagen mit BlackLine live.

• Die Konzentration auf die Bereitstellung der Software und der kundenorientierte Ansatz von BlackLine bedeuteten, dass Ascension keine externen Berater für die Implementierung der Lösung engagieren musste und schnell Unterstützung bei auftretenden Problemen erhalten konnte.

Ascension setzte die Finance Control- und Automatisierungsplattform von BlackLine ein, um seine Finanzabstimmungen zu zentralisieren und zu vereinfachen. Nucleus Research stellte fest, dass Ascension in der Lage war, BlackLine schnell einzuführen und eine verbesserte Kontrollumgebung zu schaffen, während gleichzeitig Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen erzielt wurden. Durch die Nutzung der Automatisierungsfunktionen von BlackLine ist Ascension in der Lage, seinen Betrieb zu erweitern, ohne das Personal entsprechend aufzustocken.

Durch den Einsatz von BlackLine wurden die Abstimmungen und Prüfungen von Ascension rationalisiert und vereinfacht. Zu den wichtigsten Vorteilen des Projekts gehören:

• Der Bedarf an IT-Ressourcen wurde eliminiert. Ascension hat BlackLine ohne den Einsatz von IT-Ressourcen implementiert, was die Implementierung zu einem Projekt für die Fachabteilungen und nicht zu einem IT-Projekt machte.

• Verkürzung der Zeit für Audits. Ascension kann mit BlackLine Audits in einem Bruchteil der Zeit durchführen und so den Prozess um bis zu 400 Personalstunden verkürzen.

• Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität. Trotz des schnellen Wachstums konnten die Mitarbeiter der Finanz- und Buchhaltungsabteilung von Ascension die zusätzlichen Konten und Abstimmungen dank der Skalierbarkeit der BlackLine-Software bewältigen.

• Verwendung von Standardvorlagen der Branche, wie z. B. dem Framework des Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission 2013, und Schaffung der Grundlage für weitere Produktivität durch den Einsatz intelligenter Prozessautomatisierungswerkzeuge.

Ascension implementierte BlackLine als Cloud-basierte Lösung und nutzte die einfache Installation, um die Beteiligung der IT-Abteilung zu vermeiden, was die Implementierungskosten und den Zeitaufwand reduzierte. Außerdem nutzte Ascension die Vorteile des geringen Wartungsaufwands der Lösung und setzte einen Administrator ein, um Prozessverbesserungen zu finden und dem Management zu empfehlen. Durch die Nutzung der Automatisierungsfunktionen von BlackLine ist Ascension nun in der Lage, neue große Kunden zu betreuen, ohne zusätzliches Personal einzustellen.