Die Standardisierung des Abschlusses in 20 Ländern - bei gleichzeitiger Erhöhung von Transparenz und Effizienz

Aker Solutions ist ein globaler Anbieter von Produkten, Systemen und Dienstleistungen für die Energie- und Rohstoffindustrie. Seine Technik, sein Design und seine Technologie bringen neue Entwicklungen in die Produktion und maximieren die Verwertung.

Das Unternehmen beschäftigt 17.000 Mitarbeiter in 20 Ländern und hat einen Jahresumsatz von 33 Milliarden Norwegischen Kronen.

Die Herausforderung

Als Aker Solutions ein neues globales Finance Operating Model implementierte, um mehr aus den vorhandenen Finanzressourcen herauszuholen, war die verbesserte Nutzung von Technologie ein Schlüsselfaktor. Eine Benchmark der Finanzfunktion zeigte, dass die Kosten im Finanzbereich des Unternehmens, gemessen als Prozentsatz des Umsatzes, im Vergleich zu seinen Mitbewerbern höher waren.

Aker Solutions stützte sich beispielsweise bei seinen Record-to-Report-Prozessen auf etwa dreimal so viele Vollzeitmitarbeiter pro Milliarde Umsatz.

Die Benchmark bestätigte, dass der manuelle, auf Tabellenkalkulation basierende Finanzabschluss des Unternehmens zu viele Personalressourcen verbrauchte. "Unser Abschluss war ineffizient, und es gab Qualitätsprobleme.

Als Folge des Wechsels von einem dezentralisierten zu einem zentralisierteren Geschäftsmodell gab es sehr wenig Standardisierung", sagte Anniken Røssing, Manager Finance Process Improvements bei Aker Solutions.

Für Røssing und ihr Team erschwerte die Verwendung von Tabellenkalkulationen die Verfolgung und das Reporting für einzelne Abschlussprozesse. Ständig gab es Nachverfolgungsprozesse und Aufgabenerinnerungen, was bedeutete, dass die Mitarbeiter weniger Zeit für Analysen und Tests zur Verfügung hatten - also Aufgaben mit echtem Mehrwert.

"Wir wollten einen gestrafften, vereinfachten, standardisierten, vollautomatisierten, effizienten und transparenten Finanzabschlussprozess, der die vollständige Überwachung, den Arbeitsablauf und den Einblick in den gesamten Prozess in jeder Phase einschließt.

ERP

Region

Europe

COMPANY SIZE

Enterprise

Vorteile

Standardisierte, beschleunigte Abschlussprozesse und erhöhte Transparenz

Warum BlackLine

Um die Herausforderungen bei den Abschlussprozessen anzugehen - und um mit der Reduzierung der Kosten im Finanzbereich zu beginnen - führte Aker Solutions ein Maturity Assessment durch. Die Mitarbeiter überprüften verschiedene Finanzpraktiken und verglichen diese mit den aktuell bestehenden. Zehn Verbesserungen wurden als kritisch identifiziert, darunter eine verbesserte Automatisierung und Integration, die Standardisierung von Prozessen, die Verbesserung des Reportings und die Pünktlichkeit des Abschlusses.

Um den Abschluss konkret anzugehen, evaluierte die Finanzorganisation Lösungen zur Automatisierung und Standardisierung von Abstimmungen, darunter SAP, BlackLine, Trintech und Runbook. Als BlackLine und SAP ein gemeinsames Angebot unterbreiteten, sah Aker Solutions eine Möglichkeit, die Kapitalrendite des bestehenden SAP-Systems zu erhöhen. BlackLine selbst war auch eine strategische Ergänzung zu OneAker, den Lösungen und dem Geschäftsmodell des Unternehmens. Schließlich stellte die Online-Schulung über BlackLine U sicher, dass jeder in der Finanzorganisation bei Bedarf problemlos auf das Training zugreifen konnte.

Die Ergebnisse

Standardisierung von Abschlussprozess und Abschlussterminologie. Zuvor hatten die Mitarbeiter in der Finanzorganisation nicht das gleiche Verständnis für die Abschlussterminologie. Heute hat Aker Solutions sowohl mit dem Smart Close Projekt des Unternehmens als auch mit BlackLine ein gemeinsames Verständnis von Abstimmungsdefinitionen, Zielen, Bilanzzusammensetzungskategorien und Anforderungen an Dokumentation und Support etabliert. Infolgedessen verbessert die Finanzorganisation die Qualität des Berichtswesens und der internen Kontrollen.

Beschleunigter Abschlussprozess. Die Reduzierung der manuellen Aufgaben und die Automatisierung eines Teils der Reconciliations über BlackLine wird sich während des Abschlusses in Effizienzgewinnen niederschlagen. "Geschwindigkeit verändert alles", sagte Røssing. "Mit BlackLine streben wir einen schnelleren und standardisierteren Record-to-Report-Prozess an".

Verbesserte Transparenz. Die BlackLine-Plattform hat Aker Solutions geholfen, die Transparenz des Abschlusses zu verbessern. Prozessverantwortliche und Auditoren haben in Echtzeit Einblick in Daten, Zeitpläne und potenzielle Diskrepanzen. "Mit BlackLine haben wir die interne Kontrolle verbessert und unser Betrugsrisiko reduziert", so Røssing. "Und da sowohl die Transparenz als auch der sofortige Zugriff auf Daten verbessert wurden, haben wir unsere Prüfpfade verbessert."

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