Als Aker Solutions ein neues globales Finance Operating Model implementierte, um mehr aus den vorhandenen Finanzressourcen herauszuholen, war die verbesserte Nutzung von Technologie ein Schlüsselfaktor. Eine Benchmark der Finanzfunktion zeigte, dass die Kosten im Finanzbereich des Unternehmens, gemessen als Prozentsatz des Umsatzes, im Vergleich zu seinen Mitbewerbern, höher waren. Aker Solutions stützte sich beispielsweise bei seinen Record-to-Report-Prozessen auf etwa dreimal so viele Vollzeitmitarbeiter pro Milliarde Umsatz.

Die Benchmark bestätigte, dass der manuelle, auf Tabellenkalkulation basierende Finanzabschluss des Unternehmens zu viele Personalressourcen verbrauchte.

"Unser Abschluss war ineffizient, und es gab Qualitätsprobleme. Als Folge der Umstellung von einem dezentralisierten auf ein stärker zentralisiertes Geschäftsmodell gab es sehr wenig Standardisierung", sagt Anniken Røssing, Manager Finance Process Improvements bei Aker Solutions.

Für Røssing und ihr Team erschwerte die Verwendung von Tabellenkalkulationen die Nachverfolgung und das Reporting über einzelne Abschlussaufgaben. Der ständige Bedarf an Follow-up und Aufgabenerinnerungen bedeutete auch, dass die Mitarbeiter weniger Zeit für Analysen und Tests hatten, also für die eigentlich wertschöpfenden Aufgaben.

"Wir wollten einen gestrafften, vereinfachten, standardisierten, vollautomatisierten, effizienten und transparenten Abschlussprozess, einschließlich vollständiger Überwachung, Workflow und Einblick in den gesamten Prozess in jeder Phase."

Um die anstehenden Herausforderungen zu bewältigen - und um mit der Senkung der Finanzkosten insgesamt zu beginnen - führte Aker Solutions ein Assessment durch. Die Mitarbeiter untersuchten führende Finanzpraktiken und verglichen diese mit den bestehenden. Zehn Verbesserungen wurden als kritisch identifiziert, darunter die Erhöhung der Automatisierung und Integration, die Standardisierung von Prozessen, die Erstellung von Finanzberichten, die Verbesserung der Prozesse und die Pünktlichkeit des Abschlusses.

Um speziell den Abschluss zu verbessern, evaluierte die Finanzorganisation Lösungen zur Automatisierung und Standardisierung von Abstimmungen, darunter SAP, BlackLine, Trintech und Runbook. Als BlackLine und SAP ein gemeinsames Angebot vorlegten, sah Aker Solutions die Chance, die Investitionsrendite seines bestehenden SAP-Systems zu erhöhen.

BlackLine selbst passte auch strategisch gut zu OneAker, den Lösungen und dem Geschäftsmodell des Unternehmens. Schließlich gewährleistete die Online-Schulung über BlackLine U, dass jeder in der Finanzorganisation bei Bedarf einfach auf die Trainings zugreifen konnte.

Standardisierung sowohl des Abschlussprozesses als auch der Abschluss-Terminologie. Früher hatten die Mitarbeiter in der Finanzorganisation nicht das gleiche Verständnis für die Abschluss-Terminologie. Heute hat Aker Solutions mit dem Smart Close Project und BlackLine ein gemeinsames Verständnis der Definitionen, Ziele, Kategorien für die Saldenzusammenstellung sowie der Anforderungen an die Dokumentation und den Support geschaffen. Infolgedessen verbessert die Finanzorganisation die Qualität des Reportings und der internen Kontrollen.

Der Abschlussprozess wurde beschleunigt. Die Verringerung der manuellen Aufgaben und die Automatisierung eines Teils der Abstimmungen über BlackLine führen zu Effizienzsteigerungen während des Abschlusses. "Geschwindigkeit ist ein entscheidender Faktor", sagt Røssing. "Mit BlackLine wollen wir einen schnelleren und standardisierteren Record-to-Report-Prozess schaffen."

Erhöhte Transparenz. Die BlackLine-Plattform hat Aker Solutions geholfen, die Transparenz des Abschlusses zu verbessern. Prozessverantwortliche und Audioren haben in Echtzeit Einblick in Daten, Zeitabläufe und potenzielle Diskrepanzen.

"Mit BlackLine haben wir die interne Kontrolle verbessert und unser Betrugsrisiko verringert", sagt Røssing. "Und weil wir sowohl die Transparenz als auch den unmittelbaren Zugriff auf die Daten erhöhen konnten, haben wir unsere Prüfpfade verbessert."