25.000 Stunden Zeitersparnis und verbesserter Zugang zu wichtigen Finanzinformationen
Aimbridge Hospitality ist das weltweit führende Third-Party-Hotelmanagement-Unternehmen, das Full-Service-, Select-Service-, Luxus-, Ferien-, Kongress- und Lifestyle-Hotels betreibt.
Die Herausforderung
Als Aimbridge Hospitality 2019 mit Interstate Hotels and Resorts fusionierte, verdreifachte sich nicht nur die Größe des Firmenportfolios, sondern es wurde auch deutlich, dass Aimbridge bislang die spezifischen Standards aller früheren Fusionsund Übernahmepartner beibehalten hatte, was zu uneinheitlichen Prozessen führte. „Durch die plötzliche Zunahme der Unternehmenseinheiten benötigten wir eine standardisierte und automatisierte Methode, um die Finanzabläufe in 1.200 Hotels effizienter zu verwalten“, sagt Mandy Strider, Director of Accounting – BlackLine bei Ambridge Hospitality. „Da ich bei Interstate bereits seit 2012 BlackLine genutzt hatte, sah ich eine Möglichkeit für eine Transformation.“
Zwar hatte Interstate die Nutzung von BlackLine sukzessive ausgeweitet, war aber laut Strider „noch weit davon entfernt, die Software optimal einzusetzen.“ „Ich wusste, dass BlackLine uns helfen konnte, unsere Bilanzabstimmung zu standardisieren und transparent zu gestalten, und dass die Software unser weiteres Wachstum durch nahtlose Skalierbarkeit unterstützen würde.“
Warum BlackLine
Gemeinsam mit der Beratungsagentur RSM optimierten Strider und ihr Team BlackLine Account Reconciliations, Transaction Matching und Task Management und führten unternehmensweit Journal Entry ein.
Nach der Fusion verdreifachte sich die Anzahl der bei Aimbridge in BlackLine abgeglichenen Konten von 38.000 auf 105.000, verteilt auf 1.200 Unternehmen. Zudem verdoppelte sich die Anzahl der BlackLine-Nutzer von 250 auf über 500. Eine beachtliche Leistung, wenn man bedenkt, dass es anfangs Akzeptanzprobleme gegeben hatte, weil die Benutzer ihren vertrauten, aber leider inadäquaten Workflows hinterhertrauerten.
Strider hofft, dass Aimbridges Erfahrung andere Unternehmen motiviert, die zwar BlackLine in Betracht ziehen, aber Bedenken hinsichtlich des Zeit- und Ressourcenaufwands haben.
„Wir haben BlackLine bereits im Jahr 2012 implementiert, aber erst 2021 mit der unternehmensweiten Transformation begonnen. Unsere Geschichte handelt also nicht von schnellen Erfolgen, sondern von Beharrlichkeit. Es lohnt sich, Zeit zu investieren: Indem wir erneut in BlackLine investierten, konnten wir den stagnierenden Status quo durchbrechen und unsere Finanzabläufe wirklich transformieren.“
Die Ergebnisse
Zeitersparnis. Mithilfe von Transaction Matching konnte die Übertragung von 2,4 Millionen Zeilen historischer Finanzdaten automatisiert werden. Und dank Journal Entry konnten 25.000 monatliche Journale mit über 200.000 Datenzeilen automatisiert werden.
„Allein durch diese Automatisierungen haben wir über 25.000 Arbeitsstunden eingespart“, sagt Strider.
Verbesserte Compliance-Rate. Mit Journal Entry konnte das Team den Freigabe-Workflow für manuelle Journale automatisieren, was die Compliance-Rate deutlich verbessert hat.
Besserer Zugang zu Daten und Erkenntnissen. Das Team nutzt BlackLine nicht nur, um den Fortschritt bei Abschlüssen zu verfolgen, sondern auch um die Qualität zu kontrollieren.
„Wir nutzen BlackLine Reporting und API-Verbindungen, um Daten in andere Systeme zu integrieren. Wir können jetzt ganz einfach die Aktualität und Qualität von Abstimmungen überprüfen, die vierteljährliche Überprüfungen des Benutzerzugriffs optimieren und die Liquiditätsprognose für Immobilien unterstützen.“
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JD Edwards
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