Der Wettbewerb in der Branche für erneuerbare Kraftstoffe ist hart, was zu sehr geringen Gewinnspannen führt. "Wir konkurrieren mit 200 Anlagen im ganzen Land, und wir alle versuchen, Kraftstoff zu den niedrigsten Kosten zu produzieren", sagt Todd Waltz, CFO bei Aemetis. "Wir müssen unsere Kostenstruktur im Auge behalten, und alle neuen Tools oder Prozesse müssen unsere Arbeit entweder effizienter oder effektiver machen."

Doch der bestehende Finanzabschluss des Unternehmens war beides nicht. Der fast ausschließlich auf Papier basierende Prozess behinderte die Effizienz, die Transparenz und die Rechenschaftspflicht - und sorgte dafür, dass das schlanke 12-köpfige Team während des Abschlusses bis spät in die Nacht arbeitete, um mehrere Ordner und zu viele Excel-Tabellen zu verwalten.

"Um meine Bücher abzuschließen, habe ich fast einen Monat gebraucht, nur um alles zu überprüfen", sagt Jyothi Tammineni, Director of Accounting bei Aemetis. "Es bestand immer die Möglichkeit, dass ich ein paar Dinge übersehen habe. Ich wusste wirklich nicht, was mit einigen der Salden los war."

Der Mangel an Standardisierung verursachte auch mehr Arbeit für das kleine Team. "Wir erhielten das Abschlusspaket aus Indien, aber sie verwendeten ein völlig anderes ERP und eine andere Abschluss-Checkliste als wir. Das erforderte einen weiteren Ordner."

Das Team machte sich auf die Suche nach einer neuen Lösung, die sowohl das interne Kontrollprogramm von Aemetis unterstützen als auch einen papierlosen Abschluss ermöglichen sollte. Weitere Auswahlkriterien waren der Preis, die Implementierungskosten und die analytischen Fähigkeiten.

"Wir wussten, dass wir ein Tool brauchten, das für unser Team einfach zu bedienen und in die tägliche Arbeit zu integrieren war", sagt Nilam Panchal, Controller für Nordamerika bei Aemetis. "Außerdem wollten wir unbedingt mit einem Anbieter zusammenarbeiten, der einen hervorragenden Kundenservice bietet und bereit ist, zu verhandeln."

Am wichtigsten war jedoch, dass die neue Lösung nahtlos mit QuickBooks und nicht mit einem großen ERP-System arbeiten sollte. "Wir sind kein kleines Unternehmen - wir erwirtschaften jedes Jahr weltweit 150 Millionen Umsatz - aber wir haben ein kleines Finanzteam und verlassen uns auf QuickBooks Enterprise für unser Buchhaltungssystem.

Anfangs stand BlackLine für das Team fast nicht auf der Liste der möglichen Anbieter. Doch ein genauerer Blick sowie die Teilnahme des Teams an einer BlackLine-Anwenderkonferenz änderten schnell die Meinung.

"Wir dachten, dass BlackLine nicht in der Lage wäre, unsere zentralen Probleme zu lösen", sagt Waltz. "Als wir mehr darüber erfuhren und die Möglichkeiten sahen, hat uns BlackLine mehr und mehr überzeugt. Ich bin sehr froh, dass wir uns dafür entschieden haben."

Aemetis implementierte BlackLine Account Reconciliations, Task Management und Journal Entry. "Als wir potenzielle Lösungen prüften, hatte BlackLine immer die Nase vorn. Die Anbieter, die wir zuerst in Erwägung gezogen hatten, landeten auf den hinteren Plätzen", sagt Panchal. "Und BlackLine hat wirklich mit uns an einer Kostenstrategie gearbeitet. Wir waren in der Lage, BlackLine innerhalb unseres Budgetrahmens zu implementieren."

Jeden Monat wurden 3 bis 4 Tage eingespart. Zuvor erforderte der Abschlussprozess bei Aemetis einen enormen - und ständig wachsenden - manuellen Aufwand.

"Mit BlackLine spare ich durchschnittlich drei bis vier Tage mühsamer manueller Arbeiten, weil der ganze Papierkram wegfällt", sagt Panchal. "Früher musste ich meine Ordner bis zum 15. eines jeden Monats fertig haben. Jetzt bin ich bis zum 10. fertig, und alles wird geprüft, bevor ich die Jahresabschlüsse erstelle."

BlackLine hat auch dazu beigetragen, die nächtlichen Arbeitssitzungen während des Abschlusses zu vermeiden.

"Als unser Abschluss noch auf Papier basierte, war ich es gewohnt, nach Hause zu gehen und Jyothi Tammineni zu sehen, die bis spät in die Nacht arbeitete und mit ihren Kräften am Ende war", sagt Waltz. "Zwei Zyklen nach der Einführung von BlackLine ging ich eines Abends nach Hause, und sie sah so entspannt aus. Ich sagte: 'Wir sind mitten im Abschluss.' Sie sagte: 'Alles ist unter Kontrolle, ich weiß, wo alles ist'. Ich werte das als echten Erfolg, wenn sie während unseres Abschlusses so ruhig ist." Tammineni fügt hinzu: "Jetzt, wo wir BlackLine haben, bleibe ich nicht mehr bis 23 Uhr. Wenn ich nach Hause gehe, mache ich den Computer meistens gar nicht mehr an."

Rationalisierte Audits durch Dritte. Der bisherige papierbasierte Abschlussprozess von Aemetis machte die Prüfung durch Dritte zeitaufwendiger als nötig.

"Wir nutzen einen externen Dienstleister für unseren internen Kontrollprozess. Sie gaben uns eine lange Liste, und wir mussten Dokumente aufspüren und in den Büchern kennzeichnen - und dann die Kennzeichnungen und die Dokumentation durchgehen", sagt Waltz. "Jetzt geben wir ihnen einfach Zugriff auf das System, und sie sehen nach, was sie brauchen. Es ist alles da. Wir bekommen viel weniger Fragen von Auditoren und dem internen Kontrollteam."

Erhöhte Verantwortlichkeit der Mitarbeiter - weltweit. Vor der Einführung von BlackLine war ein Echtzeit-Einblick in den Fortschritt und die Fertigstellung von Aufgaben einfach nicht möglich.

"Wir bekamen eine Excel-Checkliste von unserem indischen Team zurück", sagt Waltz. "Aber wir wussten nie wirklich, ob die Aufgaben erledigt waren oder nicht. Heute wird nicht nur der Aufgabenfortschritt in Echtzeit verfolgt, sondern die Mitarbeiter erhalten auch automatische Erinnerungen, wenn Aufgaben nicht erledigt wurden."

Überraschenderweise liebt das Team in Indien BlackLine. "Es war erstaunlich. Sie haben es wirklich angenommen. Es gefällt ihnen, ein elektronisches Tool zu haben, das den gesamten Abschluss spielerisch gestaltet und ihnen die Möglichkeit gibt, die Erledigung von Aufgaben zu dokumentieren."

Integration von BlackLine und QuickBooks. Obwohl Aemetis jedes Jahr Millionenumsätze erzielt, verfügt das Unternehmen über ein kleines, schlankes Finanzteam. Dennoch musste das Unternehmen kein großes Unternehmens-ERP implementieren, um die Vorteile von BlackLine nutzen zu können.

"BlackLine wird von Unternehmen mit großen ERP-Systemen, wie SAP oder Oracle, eingesetzt. Aber wir verwenden es mit QuickBooks und nutzen alle Tools, die es zu bieten hat", sagt Panchal. "Ich erzähle kleinen Unternehmen, dass auch sie BlackLine nutzen können, selbst wenn sie kein großes ERP-System verwenden. Sie könnten so viel Zeit sparen. Das ist mein Verkaufsargument, auch wenn ich nicht für BlackLine verkaufe!"

Ermöglichen von Echtzeit-Analysen. Mit BlackLine ist das Finanzteam von Aemetis nicht mehr auf monatealte Daten für die Analyse angewiesen.

"Ich fühle mich viel wohler, wenn ich mir die Zahlen in BlackLine anschaue, als wenn ich in einem Ordner blättere", sagt Tammineni. "Mit BlackLine sehe ich alles in Echtzeit."

"Ich habe in größeren Unternehmen gearbeitet, in Milliarden-Dollar-Unternehmen, die sehr stark transaktionsorientiert sind, und alles wird immer noch im Nachhinein überprüft. Das ist nicht die Art und Weise, wie interne Kontrollen ablaufen sollten", sagt Panchal. "So sollte die Buchhaltung ablaufen. BlackLine hilft dabei, dies zu verwirklichen."