Verbesserte Erfahrung, Zeitersparnis und Umweltfaktoren sorgen dafür, dass Kunden sich für Blackline EIPP und Cash App entscheiden
AAH ist ein führender Großhändler für pharmazeutische und medizinische Produkte, der landesweit Apotheken, Krankenhäuser und Ärzte beliefert. In Großbritannien ist AAH Pharmaceuticals Ltd. der größte Pharmagroßhändler.
Die Herausforderung
Die Geschäftsabläufe von AAH Pharmaceuticals (AAH) sind sehr komplex und haben einen enormen Umfang. Primäres Ziel des Unternehmens ist es, Arzneimittel schnellstmöglich zu medizinischen Einrichtungen – und damit zum Patienten – zu bringen.
„Wir arbeiten mit rund 30.000 Kunden zusammen und beliefern Apotheken, den National Health Service und Hausarztpraxen in ganz Großbritannien mit 26.000 Produkten“, so Senior Credit Manager George Kerr.
AAH-Kunden erhalten oft mehrere Lieferungen pro Tag, von zwanzig Gebinden am Morgen bis zu fünf am Nachmittag. Jede Lieferung umfasst mehrere Produktverpackungen sowie die dazugehörige Rechnung.
„Das heißt, ein Kunde mit täglich 25 Sendungen erhielt dazu auch 25 Rechnungen“, so Kerr. „Wir haben früher 130.000 Papierrechnungen pro Tag erstellt. Das sind monatlich 3,2 Millionen Rechnungen mit detaillierten Angaben zu den Einzelposten.“
Millionen von Rechnungen zu erstellen, zu verfolgen und die Zahlungseingänge zu kontrollieren, verursachte einen enormen manuellen Aufwand für die Buchhaltungsteams von AAH. „Für die Zuordnung der Zahlungseingänge benötigten wir in Spitzenzeiten 20 Mitarbeiter und in der übrigen Zeit des Monats 14“, sagt Kerr. „Dabei hinkten wir immer vier Tage hinter dem Zeitplan her und konnten 40 bis 50 Millionen Pfund nicht sofort zuordnen.“
Der manuelle Rechnungsprozess hatte aber nicht nur Auswirkungen auf unsere Buchhaltung. Er verursachte auch zusätzliche Arbeit im Lager, ließ den finanziellen Aufwand steigen und belastete die Umwelt.
Warum BlackLine
Kerr und sein Team evaluierten und testeten mehrere cloudbasierte Invoice-to-Cash- und Cash Application-Lösungen. Der Knackpunkt war dabei nicht nur das zu verarbeitende Volumen, die Lösung musste auch mit dem 45 Jahre alten, selbst entwickelten ERP-System interagieren und detaillierte Rechnung mit Einzelposten generieren können.
Kerr wusste, dass LPCH, eines der Schwesterunternehmen von AAH, eInvoicing von BlackLine nutzte. Diese cloudbasierte Fakturierungslösung empfängt Daten aus jedem ERP, oft sogar aus mehreren ERPs parallel, und wandelt Bestellungen in Rechnungen um, während Cash Application schnell und präzise Zahlungseingänge verbucht und so den Umfang der nicht zugeordneten Eingänge um bis zu 99 % reduziert.
„Wir verglichen BlackLine mit einem anderen potenziellen Anbieter und stellten fest, dass BlackLine bei weitem die bessere Lösung bot“, so Kerr. „Interne Tests zeigten nicht nur, dass die Lösung einfach zu bedienen war, sondern dass unsere Anwender hocherfreut waren, mit ihrer Hilfe endlich die manuelle Arbeit rationalisieren und automatisieren zu können.“
Während der Implementierung war das BlackLine-Team „sehr hilfreich“, sagt Kerr. „Sie waren offen für Diskussionen und sehr kompetent, sodass wir trotz unseres extrem alten Systems und der großen Datenmengen alle Abläufe weiter effizient durchführen konnten.“
Die Ergebnisse
Die AAH Pharmaceuticals Group hat den Versand von 130.000 täglichen Rechnungen an 30.000 Kunden erfolgreich digitalisiert und automatisiert. Wenn heute ein Kunde ein Produkt bestellt, erstellt das Lagersystem von AAH Pharmaceutical eine entsprechende Rechnung. Die Lagerdaten werden jede Nacht in das ERP-System hochgeladen und anschließend werden die Daten an BlackLine eInvoicing & Payments übertragen. Bis 10 Uhr morgens erhalten die Kunden eine Erinnerung und können sich einloggen und ihre Rechnungen vom Vortag abrufen.
Der gesamte Prozess funktioniert „wirklich unglaublich gut“, sagt Kerr.
„Er funktioniert sogar besser, als wir es uns vorgestellt hatten. Wir haben vollstes Vertrauen in das System, weil wir Tag für Tag sehen, dass es die richtige Rechnung blitzschnell an die richtige Personen übermittelt. Wenn mich jemand nach BlackLine fragt, sage ich: Wenn Sie genauso gewaltige Mengen zu verarbeiten haben wie wir, machen Sie einfach den Schritt. BlackLine ist Gold wert.“
Die Zuordnung von Zahlungseingängen wurde um 75 % beschleunigt und der Umfang nicht zugeordneter Zahlungseingänge wurde um 97 % reduziert. Zuvor waren Mitarbeiter stets vier Tage mit der Zuordnung von Zahlungseingängen im Rückstand.
„Dank BlackLine Cash Application bewältigen wir die Zuordnung von Zahlungseingängen in nur einem Tag, was uns mehr Transparenz und Echtzeitdaten verschafft“, so Kerr. „Außerdem konnten wir die nicht zugeordneten Eingänge um 97 % reduzieren, von 40 bis 50 Millionen Pfund auf weniger als 1,5 Millionen Pfund.“
Gesteigerte Effizienz und Entlastung der Mitarbeiter. Dank der automatisierten Zuordnung von Zahlungseingängen haben bei AAH Pharmaceuticals 16 Mitarbeiter jetzt wieder mehr Zeit für analytische und wertschöpfende Aufgaben.
„Vor BlackLine brauchten wir in Spitzenzeiten 20 Leute, um Zahlungseingänge zuzuordnen“, erläutert Kerr. „Jetzt erledigt ein Team von vier Leuten den Job.“
Außerdem verbringt das Buchhaltungsteam nicht mehr den Großteil des Tages mit Telefonanrufen oder dem Kopieren von Rechnungen. „Dank BlackLine eInvoicing & Payments konnten wir unser Inkasso optimieren und haben mehr Zeit für andere wertschöpfende Aufgaben.“
Geringerer finanzieller Aufwand und weniger Umweltbelastung. Zuvor hatte AAH Pharmaceuticals jeden Monat 3,2 Millionen Rechnungen gedruckt und versandt.
„Seit wir auf BlackLine umgestiegen sind, sparen wir allein an Papierkosten 125.000 Pfund pro Jahr“, sagt Kerr. „Und wir erzeugen nicht wie früher jedes Jahr 125 Tonnen CO2 durch die Verschwendung von Papier und Tinte.“
Auch in Zukunft wird sich das Augenmerk von AAH Pharmaceutical auf Nachhaltigkeit auszahlen: Umweltbemühungen können einem Unternehmen helfen, die Markentreue zu erhöhen, sich von der Konkurrenz abzuheben und sogar höhere Gewinne zu erzielen. Nachhaltigkeit wirkt sich auch auf die Mitarbeiterbindung aus: 70 % der befragten Mitarbeiter gaben an, dass das Nachhaltigkeitsengagement eines Unternehmens ein Faktor für die langfristige Bindung an diesen Arbeitgeber ist.
Verbesserte Kundenerfahrung
Dank BlackLine erreichen Rechnungen außerdem stets zeitnah die richtige Person.
„Die den Lieferungen beiliegenden Rechnungen erreichten die Empfänger nicht immer sofort. Manchmal bewahrten die Kunden sie eine Woche lang auf und gaben sie dann an die Kreditorenbuchhaltung weiter“, sagt Kerr. „Jetzt ist jede Rechnung am nächsten Morgen verfügbar.“
Verbesserte Transparenz. BlackLine eInvoicing & EIPP bietet die Art von Transparenz, die das aktuelle ERP von AAH Pharmaceuticals einfach nicht leisten kann.
„Unser ERP ist eine Greenscreen-Umgebung. Wir konnten nur mit den F-Tasten manövrieren; und wenn wir eine ganze Rechnung einsehen wollten, mussten wir uns das Dokument als PDF-Datei per E-Mail schicken“, sagt Kerr.
„Im Gegensatz dazu rufen wir im BlackLine-Portal einfach das Konto auf, geben die Rechnungsnummer ein, und schon ist die Rechnung da. Die Lösung ist so einfach zugänglich, dass wir sie auch als unser Archiv nutzen.“
Mehr Kapazität für die Lagerung von Produkten, Stärkung des Vertriebs Mehr Lagerfläche war ein „unerwarteter“ Vorteil, der sich aus der Reduzierung des Druckaufwands ergab.
„Wir haben elf Lagerhäuser. Einige davon hielten mehr als 20 Paletten mit Briefbögen vor“, sagt Kerr. „Da wir heute keinen Platz mehr für Briefpapier verschwenden müssen, konnten wir dank BlackLine auch den Vertrieb stärken. Denn je mehr Produkte wir im Lager haben, desto effizienter können wir unsere Kunden beliefern.“
ZUKUNFTSPLÄNE
Derzeit arbeiten Kerr und sein Team mit BlackLine zusammen, um dem Portal monatliche Abrechnungen hinzuzufügen und Rechnungen für Kunden, die dies wünschen, zu konsolidieren.
„BlackLine verschafft uns mehr Flexibilität. Wir können all die Dinge hinzufügen, die mit unserem bisherigen ERP nicht machbar waren“, sagt Kerr.
„Nun, da wir nicht mehr jeden Tag 130.000 Rechnungen erstellen, drucken und versenden müssen, suchen wir ständig nach Wegen, um unsere neu gewonnene Zeit und Ressourcen besser zu nutzen.“
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Zustellung von 130.000 Rechnungen pro Tag an 30.000 Kunden automatisiert
Kundenerfahrung optimiert, Effizienz gesteigert und Mitarbeiter entlastet, Transparenz verbessert
Finanz- und Umweltkosten gesenkt, mehr Kapazität für die Lagerung von Produkten gewonnen und den Vertrieb gestärkt.
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