Accroître la valeur commerciale par la simplification de la comptabilité

Zendesk développe des logiciels visant à améliorer les relations clients. Basée à San Francisco, en Californie, l’entreprise compte plus de 3 000 entreprises multinationales clientes réparties dans 160 pays.

Le défi

Lors de son introduction en bourse en 2014, Zendesk connaissait une croissance rapide. Mais la croissance de l’entreprise s’est accompagnée de plusieurs défis. En plus de ses comptes clients payants, ses effectifs étaient en forte hausse et le service informatique de Zendesk prévoyait d’ajouter de nouvelles applications basées sur le cloud à NetSuite, son logiciel ERP, pour la gestion de la relation clients, les ressources humaines et d’autres fonctions. Pendant ce temps, le service comptabilité avait encore recours à des processus essentiellement manuels pour le rapprochement des comptes à la clôture mensuelle.

Pourquoi BlackLine

L’entreprise a fait appel à BlackLine pour automatiser ses processus de rapprochement des transactions, de rapprochement des comptes et de gestion des tâches en 2014. Depuis lors, les comptes clients payants de Zendesk ont bondi à 94 000 et les revenus annuels ont dépassé les 300 millions de dollars. Les processus automatisés qu’offre BlackLine sont devenus encore plus précieux pour les processus de clôture mensuelle et pour le service comptable de Zendesk.

Les résultats

Réduction du temps et des efforts consacrés aux processus financiers. La charge de travail des équipes comptables a également doublé, mais Zendesk continue de réduire le temps et les efforts devant être consacrés à ses processus financiers. Et certaines des plus grandes économies ont été réalisées grâce à l’automatisation des processus clés de rapprochement des transactions.

« Nous utilisons désormais le rapprochement des transactions pour un certain nombre d’applications, et nous en ajoutons chaque jour », explique Patrick Loughnane, analyste principal des systèmes financiers chez Zendesk.

Une utilisation courante consiste à comparer les différents systèmes, par exemple le compte bancaire de Zendesk avec le grand livre NetSuite. La comparaison entre le compte bancaire et le grand livre sert à suivre chaque jour l’état de la trésorerie de l’entreprise. Auparavant, ce processus était manuel et mobilisait les équipes comptables pendant un certain temps.

Le produit Transaction Matching de BlackLine relie automatiquement les transactions rapprochées au processus de rapprochement des comptes de Zendesk. Cela entraîne un gain considérable de temps et d’efforts lors de la clôture mensuelle. « L’application Zuora en est un exemple », indique Patrick Loughnane.

Compatibilité avec les systèmes existants. Pour une entreprise qui élimine ses processus manuels grâce à l’automatisation, il est important que les utilisateurs puissent faire confiance au nouveau système. BlackLine établit cette confiance en s’intégrant facilement aux autres systèmes de Zendesk.

Au cours d’une démonstration qu’il a réalisée pour une nouvelle utilisatrice, Patrick Loughnane a pu importer des feuilles de calcul directement dans BlackLine. Il a été surpris par ce processus n’ayant entraîné aucune erreur : « Je ne m’attendais pas à pouvoir importer rapidement la feuille de calcul Excel qu’elle utilisait ; je l’ai téléchargée sur BlackLine et cela a fonctionné. J’ai effectué un rapprochement rapide. C’était extrêmement simple. »

Simplicité d’utilisation. Un ensemble de règles et de filtres de correspondance permet aux utilisateurs ne faisant pas partie des équipes techniques de créer facilement des correspondances précises et efficaces. « Le logiciel BlackLine peut rapprocher plusieurs factures avec un seul paiement, tenir compte des écarts dus aux frais bancaires ou à l’impact des taux de change, et anticiper les affectations des bénéficiaires indépendants. Et ce n’est qu’un exemple mineur de la puissance de ses règles », affirme Patrick Loughnane.

Exactitude des données. Tous les produits BlackLine fonctionnent à partir d’une seule base de code unifiée. Ainsi, les données numériques sont toujours exactes en temps réel. « Lorsque vous travaillez sur une intégration, vous avez besoin d’un produit fiable sur lequel les utilisateurs peuvent compter et avec lequel ils sont à l’aise », explique Patrick Loughnane. « Nous devons avoir la certitude que les informations qui nous parviennent représentent la réalité, qu’elles s’actualisent tout le temps et qu’elles sont toujours accessibles. C’est précisément ce que nous offre BlackLine. »

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La success story de Zendesk en vidéo
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Les resultats

Réduction du temps et des efforts consacrés aux processus financiers

Intégration efficace de BlackLine avec d’autres systèmes

Exactitude des données en temps réel


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