Au fil du temps, l'expansion a donné lieu à des systèmes et des pratiques comptables disparates dans le monde entier. Un système Oracle sert de principal ERP et de grand livre, mais World Fueld dispose également d'une douzaine d'ERP en dehors d'Oracle, dont Microsoft Dynamics GP, NAV et AX, ainsi que le logiciel DM2 destiné au secteur de l'énergie.

Pour remédier à cette complexité, l'entreprise s'efforce de regrouper la comptabilité dans une même structure.

« Nous avions beaucoup de silos à organiser, et nous avons commencé à parler de solutions technologiques qui pourraient tout d'abord nous apporter la visibilité dont nous avions besoin pour les rapprochements de comptes mondiaux, et ensuite nous amener à l'automatisation », explique Mayra Herrera, vice-présidente, Comptabilité de base. « Nos objectifs en matière de comptabilité et de finance sont d'être plus rapides et plus précis, à moindre coût. »

L'appui de la direction générale a permis à Mayra Herrera et à d'autres professionnels de la finance de poursuivre la transformation de la comptabilité. Récemment, un renouvellement du personnel et une réorganisation ont été d'autres facteurs motivant ce changement.

« L'entreprise s'est attachée à être plus agile et à introduire de nouveaux outils technologiques tels que l'automatisation robotisée des processus, l'intelligence artificielle, le machine learning, et d'autres éléments de la transformation numérique. Nous bénéficions du soutien total de la direction », indique Mayra Herrera.

« Nous mettons notre équipe au défi de trouver des moyens d'améliorer les processus actuels et d'engager des comptables capables de penser en termes de modernisation, d'innovation et d'automatisation, et non pas en termes de : non, non, non, c'est comme ça que j'ai toujours fait. »

World Fuel a reconnu que ses objectifs de visibilité et d'automatisation ne pouvaient être atteints avec une solution unique. L'entreprise a donc opté pour une approche best-of-breed.

Choisie parmi Oracle et d'autres concurrents, BlackLine est la solution de choix pour répondre au besoin de World Fueld d'automatisation des rapprochements de comptes de trésorerie et des rapprochements hauts volumes de transactions, à la fois pour les équipes finance et les équipes en charge du rapprochement des comptes fournisseurs.

C'est la capacité de BlackLine à intégrer des données de plusieurs systèmes ERP et d'autres sources qui a créé la différence pour World Fuel. Il en est de même en ce qui concerne la rapidité et la facilité de mise en œuvre, ainsi que la capacité de BlackLine Account Reconciliations et de Transaction Matching à travailler en tandem pour atteindre des degrés d'automatisation plus élevés.

« BlackLine est une pièce du puzzle qui nous amènera à l'automatisation complète », explique Mayra Herrera. « Vous ne serez peut-être pas automatisé à 100 %, mais notre idée est d'automatiser autant que possible, de simplifier nos processus et de standardiser nos entités et nos segments. Vous deviendrez alors ce comptable analytique que les autres n'ont pas le temps d'être aujourd'hui. »

Une autre clé du succès de World Fuel avec BlackLine a été la sélection d'un partenaire de conseil éprouvé pour une implémentation dans le respect des délais et du budget. L'entreprise a choisi Vaco, une société de services professionnels basée à Nashville (Tennessee) qui a mis en œuvre et optimisé BlackLine dans près de 200 entreprises dans le monde.

« Vaco s'est fortement impliquée dans la mise en place de BlackLine, en veillant à ce que tout se passe bien, et en nous aidant à dispenser des formations dans nos centres de services partagés à Miami et au Costa Rica », ajoute Mayra Herrera. « L'équipe de Vaco a été très réactive et possède une expertise approfondie qui va au-delà de la seule comptabilité. »

Après le déploiement initial, World Fuel a élargi à la fois sa base d'utilisateurs BlackLine et l'utilisation de ses solutions, en passant d'entités ERP Oracle uniquement à des entités non-Oracle. Cela fait partie d'une stratégie itérative d'optimisation continue basée sur des processus solides.

« Lorsque nous avons commencé à fonctionner, nous cherchions à acquérir une stabilité et aujourd'hui, nous avons la possibilité d'aller plus loin et de voir si d'autres rapprochements peuvent être effectués », poursuit Mayra Herrera. « En ce qui concerne les rapprochements et justifications des comptes, je dirais que nous ne faisions que gratter la surface. »

À ce jour, World Fuel a réalisé une augmentation de 79% des rapprochements certifiés automatiquement, passant de 1 767 en octobre 2017 à 3 162 en août 2018. L'entreprise prévoit une augmentation à venir. Elle a également atteint 75 % de rapprochement des transactions en ce qui concerne les comptes de caisse. Et grâce à l'accès à BlackLine, les auditeurs internes ont passé moins de 150 heures à tester les rapprochements annuels de comptes de caisse, soit la moitié de ce qui était auparavant nécessaire.

« Le projet BlackLine nous a permis de standardiser les données et nous a fourni une visibilité pour effectuer les rapprochements plus rapidement », ajoute Mayra Herrera. « Auparavant, nous ne procédions au rapprochement des comptes de caisse qu'en fin de mois ; aujourd'hui, nous le faisons deux fois par mois et avons réduit de 40 à 50 % le temps consacré à l'audit mensuel de ces rapprochements. » Selon Mayra Herrera, les plateformes modernes telles que BlackLine ont permis à World Fuel d'inciter ses équipes à innover et à créer de la valeur.

Grâce à BlackLine et à d'autres technologies, Mayra Herrera et son équipe peuvent procéder à une analyse globale des processus et des solutions technologiques afin d'affiner l'approche. « Nous ne voulons pas automatiser quelque chose pour le plaisir », souligne-t-elle. « La question est de savoir quel est le retour sur investissement ? Le processus est-il stable ou devons-nous en priorité le corriger ? »

Mayra Herrera est également favorable à l'analyse comparative des performances et au réseautage avec d'autres entreprises de premier plan, tout au long de l'année et à l'occasion d'événements tels que la conférence annuelle des utilisateurs InTheBlack de BlackLine, afin d'apprendre et de partager les meilleures pratiques.

World Fuel étudie actuellement comment intégrer d'autres solutions BlackLine, notamment Intercompany Hub et Variance Analysis, dans son environnement.