Une entreprise internationale d’une telle envergure possède ses propres défis. « Vaillant est une grande entreprise », déclare Kai Hennig. « Nous disposons de succursales dans plusieurs pays à travers le monde, répartis dans plusieurs fuseaux horaires, qui s’envoient des informations afin de recueillir des données pour le processus de clôture. Ce n’est pas une tâche facile et cela peut sérieusement entraver l’avancement des projets. »

Kai Hennig et Vaillant avaient anticipé la nécessité d’automatiser leurs procédures financières en raison des listes interminables de tâches manuelles fastidieuses auxquelles les employés étaient confrontés lors de chaque clôture et la nécessité de disposer de données financières claires et transparentes.

« Quand j’ai commencé à travailler ici, la clôture mensuelle s’appuyait trop sur des activités manuelles et des e-mails. Heureusement, Vaillant et moi étions sur la même longueur d’onde : une entreprise moderne a besoin d’automatisation, car cela crée des processus, des workflows et des responsabilités clairs. »

Lors de la planification de la création du centre de services financiers partagés de Vaillant, l'entreprise a cherché une solution logicielle capable d’établir des processus clairs et automatisés et de fournir aux cadres supérieurs des données clés sur lesquels ils pourraient s’appuyer pour prendre des décisions commerciales intelligentes.

Kai Hennig avait déjà connaissance de Smart Close, car il avait joué un rôle essentiel dans le déploiement de cette solution lorsqu’il travaillait pour une autre entreprise. Il avait été si impressionné par la solution Smart Close qu’il a également soutenu son implémenation chez Vaillant.

« L’avenir de la finance, c’est de disposer de processus structurés. C’est ce que ces solutions permettent de mettre en œuvre, j’ai donc été automatiquement attiré par ce logiciel. Une entreprise a besoin d’efficacité et de transparence dans ses processus financiers et dans ses clôtures. Si vous disposez de processus, les chiffres qui en ressortent permettront à la direction de prendre des décisions fiables pour l’entreprise. »

Lors de l’évaluation des solutions logicielles d’automatisation financière, Vaillant a adopté une approche très pragmatique et axée sur des objectifs. « Le premier objectif consistait à optimiser le processus de clôture. Nous avons examiné le type d’outils dont nous disposions et les outils qui s’offraient à nous. Après une analyse approfondie au sein de Vaillant, nous avons décidé que Smart Close était la meilleure solution, car elle offre ce qui se fait de mieux en matière de simplicité d’utilisation, d’automatisation des processus et de protection des données. »

Des avantages exceptionnels. Grâce à son intégration dans SAP, Smart Close fonctionne directement dans l’environnement de l’ERP. Comme l’explique Kai Hennig, la clarté des processus et la transparence se sont avérés être d’énormes avantages que Vaillant a obtenus grâce à Smart Close.

« Avant, nous dépendions de feuilles Excel que nous peinions à mettre à jour ou à partager, mais cela comportait trop de risques. Avec ces outils, vous planifiez une activité en toute simplicité et elle s’exécute sans erreurs. Cela vous offre le modèle de structure de clôture optimal dans SAP. La haute direction et le personnel opérationnel peuvent suivre les progrès tout en clôturant les comptes, à tout moment et en temps réel. Tout est très clair et transparent. »

Amélioration de la structure et des processus internes. Au-delà de l’établissement de processus clairs et de l’appropriation des tâches, Smart Close a également aidé Vaillant à évaluer ses performances internes en améliorant sa structure et ses processus internes.

« Auparavant, nous n’avions pas de données d’analyse comparative de nos différentes succursales et de leurs performances. Il nous était impossible d'analyser les domaines dans lesquels nous pouvions gagner en efficacité. Avec ces solutions, vous pouvez facilement comparer différents domaines et recueillir des informations sur les raisons de leur efficacité. Il est essentiel de disposer d’une liste structurée des activités de clôture, car cela présente un haut niveau de transparence. »

« Smart Close propose cette liste et, en outre, inclut toutes ses meilleures pratiques dans SAP. Avec cela, vous pouvez alors commencer à harmoniser les processus de clôture dans toutes les entités, tous les pays et toutes les régions. »