Une transformation synonyme d’efficience et de réduction des coûts
Pour UGI Utilities, filiale à 100 % du groupe UGI Corporation, la transformation continue est un facteur clé dans la réalisation de ces objectifs. Cette société de services publics (gaz naturel et électricité), basée à Denver en Pennsylvanie, dessert plus de 730 000 clients dans 45 comtés de Pennsylvanie et un comté du Maryland. Elle est l’une des quatre filiales de la holding UGI Corporation aux côtés des sociétés UGI Energy Services, AmeriGas et UGI International.

UGI Utilities prévoyait d’investir plus de 265 millions USD dans la modernisation de ses infrastructures en 2021, notamment dans le remplacement de conduites de gaz naturel et d’infrastructures associées. Son objectif pour l’année fiscale ciblait près de 110 kilomètres de conduites en fonte et acier nu. Au cours des 10 dernières années, près de 965 kilomètres de canalisations obsolètes ont été remplacés dans le cadre de son projet de modernisation.

Les fonctions comptables et financières sont essentielles pour assurer le succès de telles initiatives et favoriser l’innovation et la transformation au sein de l’entreprise. Un sentiment que partage Laurie Bergman, directrice comptable et contrôleur chez UGI Corporation. Comme elle l’a confié au Well Street Journal, elle est convaincue que la fonction financière peut promouvoir la croissance et accroître la capacité de l’organisation, à condition d’investir dans les bonnes technologies et le développement des compétences : « L’épidémie de COVID-19 nous a donné de bonnes raisons d’investir dans des technologies qui nous aident à réduire nos coûts, à améliorer notre efficacité et notre capacité à livrer des informations exploitables à la direction. »

UGI Utilities comprend parfaitement l’importance de la fonction comptable pour assurer le succès durable de la société. En s’appuyant sur une feuille de route stratégique, elle peut mieux anticiper les exigences internes et externes de son activité, à la fois d’un point de vue comptable et d’un point de vue technologique. La technologie a joué un rôle crucial dans la démarche de centralisation et de standardisation des processus de clôture financière de la société, pour une meilleure efficience.

Comptabilité : Vivian Ressler, responsable des contrôles Sarbanes-Oxley, de la comptabilité usine et des comptes fournisseurs pour UGI Utilities, se charge d’assurer la conformité SOX et la maintenance des contrôles adéquats, notamment de ceux qui s’appliquent aux justifications.

« UGI Corporation et ses filiales, à l’exception d’UGI International, gèrent leurs propres services comptables. Nous souhaitons nous tourner vers un centre de services centralisé et optimisé, qui répond aux besoins de toutes nos unités métier pour mieux réduire les coûts et standardiser les processus à l’échelle de l’entreprise. Nous cherchons à développer un ensemble de meilleures pratiques que l’ensemble de nos unités métier pourront exploiter, plutôt que de laisser chaque service ajouter ses fournisseurs ou saisir ses justifications manuellement. Avec un processus standardisé, un seul centre de services peut répondre aux besoins de toutes les unités. »

Technologie : Jena Sweigart, directrice du développement des applications d’entreprise chez UGI Utilities, indique que la composante technologique de la stratégie couvre tous les domaines fonctionnels de la société, de la finance aux opérations. Son service informatique collabore étroitement avec les autres services pour établir les bonnes priorités et mettre au point des projets qui répondent mieux aux besoins de l’entreprise.

« À mesure que de nouveaux acteurs rejoignent nos services informatiques et que nos applications sortent du cadre traditionnel pour couvrir des besoins plus vastes, ces tendances doivent se refléter dans notre feuille de route technologique. L’objectif est de tirer le meilleur parti de nos systèmes internes existants et des nouveaux outils technologiques pour innover à l’échelle de l’entreprise et améliorer notre performance globale. »

UGI Utilities avait déjà entamé sa transformation technologique avant 2020. Cependant, la pandémie a agi comme un catalyseur, orientant la stratégie et les initiatives de la société. BlackLine a été l’une des applications phares de cette transformation : UGI Utilities exploite la plateforme BlackLine pour gérer les tâches de clôture financière et de justification des comptes de bilan, ainsi que les processus de préparation à l’audit.

La fusion de quatre services comptables distincts sur une seule et même plateforme technologique a permis de standardiser les processus à l’échelle de l’organisation. Selon Vivian Ressler, les meilleures pratiques établies dans le cadre de la stratégie, associées à des processus plus dynamiques, devraient aussi se traduire par une réduction des coûts.

« L’uniformité est désormais assurée par le biais d’un processus d’accès en libre-service permettant aux membres internes et aux clients externes de visualiser une balance comptable ou le détail d’une justification. Nous continuons à rechercher des moyens de simplifier encore davantage le processus, dans une quête constante d’amélioration et d’efficacité. »

Jena Sweigart souligne également que la fusion des unités métier de l’entreprise améliore considérablement la collaboration globale. « Notre démarche de transformation nous amène à mieux connaître les pratiques et expériences uniques qui caractérisent chaque unité. Cela favorise les échanges au sein de la grande famille UGI. »

BlackLine accélère l’unification : UGI Utilities a déjà plusieurs années de recul sur le déploiement de BlackLine. Dans la foulée, AmeriGas et UGI Energy Services ont aussi déployé la plateforme d’application pour gérer leurs processus de justification des comptes et de gestion des tâches. Jena Sweigart indique que les circonstances liées à l’épidémie ont accéléré la décision de rassembler les trois unités métier sur une même plateforme BlackLine, tout en intégrant de nouvelles fonctionnalités pour UGI Corporation.

« Nos unités métier utilisaient les mêmes fonctionnalités financières BlackLine. Dans notre démarche de simplification et d’évolution vers un modèle d’application partagée, nous avons vu l’opportunité de réunir nos trois instances BlackLine sur une même plateforme, pour une meilleure visibilité. »

Elle souligne également les avantages d’étendre la plateforme BlackLine à d’autres domaines de l’entreprise et de pouvoir intégrer de nouvelles fonctionnalités au fil du temps. L’un des bénéfices immédiats de ce projet d’unification a été la simplification des processus de support informatique. En effet, UGI dispose désormais d’une équipe informatique centralisée qui administre BlackLine et contribue aussi à l’administration des utilisateurs, ce qui permet aux groupes Finance et Comptabilité de se concentrer sur leurs tâches principales.

Vers une transparence optimale
Des contrôles SOX optimisés avec BlackLine : la loi SOX exige la transparence financière des sociétés de services publics, garante de la sécurité et la fiabilité de leurs données. Responsable de l’évaluation et de la maintenance des contrôles SOX pour UGI Utilities, Vivian Ressler constate que la fonction de gestion des tâches de BlackLine permet un contrôle plus intuitif de la conformité SOX.

« Les utilisateurs effectuent leurs contrôles et téléchargent leurs documents justificatifs dans BlackLine, puis apposent leur signature électronique en quelques clics. Les documents clés sont conservés dans le cloud, et les preuves d’audit telles que les certifications sont automatiquement enregistrées et accessibles de n’importe où. Les auditeurs y ont également accès et peuvent consulter les pistes d’audit et récupérer les documents correspondants si nécessaire. »

BlackLine pour SAP : un certain nombre des processus opérationnels d’UGI Utilities, tels que les processus procure-to-invoice, invoice-to-pay et record-to-report, sont traités dans l’ERP SAP, sur la plateforme SAP S/4HANA. La filiale UGI Energy Services utilise SAP S/4HANA pour son processus order-to-cash et ses fonctions de maintenance usine. UGI Corporation utilise également l’ERP SAP, ainsi que d’autres logiciels SAP dans ses différents services. La capacité d’intégration et la compatibilité SAP sont donc des facteurs clés pour UGI dans le choix de ses fournisseurs potentiels de logiciels. Dans le cadre de son partenariat unique avec SAP, BlackLine propose des extensions qui complètent SAP ECC, SAP S/4HANA et d’autres logiciels SAP dédiés à la modernisation comptable. SAP a récemment récompensé BlackLine en lui décernant le prix Pinnacle du partenaire de l’année dans la catégorie des développeurs d’extensions. BlackLine fait désormais partie des 21 privilégiés ayant reçu ce prix, sur un réseau de plus de 20 000 partenaires.

Plusieurs domaines fonctionnels de la société utilisent des applications développées par des partenaires dans l’ERP SAP pour prendre en charge des fonctionnalités spécialisées. BlackLine fournit une extension SAP pour la fonction comptable et financière.

« Nous utilisons BlackLine pour la gestion de nos processus de contrôle et le traitement de nos justifications, ainsi que comme plateforme centralisée permettant à nos équipes et services d’audit d’accéder à toutes les informations nécessaires », indique Jena Sweigart. « Les intégrations de routine se font automatiquement de l’ERP vers BlackLine dans le cadre des processus de fin de mois. Les balances comptables finalisées se chargent alors dans BlackLine en vue de la justification des comptes. »

Le traitement automatisé des balances comptables offre un gain d’efficacité important. Il n’est désormais plus nécessaire de vérifier manuellement que les montants de justification correspondent à un grand livre distinct. Elle indique que l’intégration a permis d’éliminer ces tâches manuelles chronophages qui impliquaient autrefois plus de risques d’erreurs. En effet, les nouveaux comptes sont immédiatement propagés dans BlackLine dans l’attente d’être affectés à un comptable, un approbateur et un réviseur qui confirmeront pour chaque étape l’ajout des pièces justificatives appropriées. « Cela bénéficie à tous les acteurs impliqués dans la justification et la révision », explique Vivian Ressler.

Une transformation efficace et sans heurt
UGI Utilities doit en grande partie le succès de ses projets de transformation à sa bonne préparation et aux processus déjà établis avant le déploiement. Dès le début de la pandémie, la capacité à poursuivre l’exécution de sa feuille de route stratégique et à assurer la continuité de ses processus et solutions est devenue un enjeu incontournable pour la société.

L’unification des instances de BlackLine, par exemple, était déjà planifiée avant la crise de la COVID-19. Vivian Ressler indique que la pandémie a concrétisé les atouts de BlackLine pour l’entreprise. Lorsque la transition vers le travail à distance s’est imposée, avec son lot de complexités, une solide base technologique était déjà en place, ce qui a facilité la transition par de nombreux aspects.

« Nous n’avons fait face à aucune perturbation importante de nos activités de justification ou de nos principaux processus de contrôle au moment de la transition en travail à distance ou de la fusion de nos instances BlackLine », témoigne Vivian Ressler. « Le processus a été fluide. Grâce à notre bonne préparation anticipée, nos employés ont pu adopter facilement l’environnement de travail imposé par la pandémie, puis en sortir tout aussi facilement. »

Cette transformation a favorisé le partage des connaissances et l’extension des fonctionnalités BlackLine dans d’autres unités métier.

Selon Jena Sweigart, « une expérience plus approfondie des fonctionnalités et une mise en commun des connaissances permettent à chacun de mieux exploiter ses solutions et de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée ».

Nouvelles fonctionnalités et vision stratégique
Le projet d’unification d’UGI Utilities a été un succès et la société aborde désormais une nouvelle phase de sa relation avec le fournisseur. Une bonne compréhension de la feuille de route de BlackLine et des fonctionnalités développées par le fournisseur est essentielle pour optimiser l’évolution stratégique de la fonction finance chez UGI Utilities. La société considère BlackLine et SAP comme des fournisseurs stratégiques et continuera à s’appuyer sur leurs solutions pour automatiser ses processus.

Un succès synonyme de stabilité et d’agilité
Dans le cadre de son parcours de transformation, UGI Utilities a comparé ses performances avant et après le déploiement pour en évaluer les bénéfices. Jena Sweigart indique que l’évolution stratégique de l’ERP SAP et des solutions BlackLine a permis à la société de mieux s’adapter à différentes situations et environnements de travail : « Notre ERP SAP et nos applications BlackLine nous ont permis de maintenir et de stabiliser notre activité dans des conditions difficiles, en interne comme en externe. Nous sommes très fiers de cette réussite. Lorsqu’on travaille au sein d’une grande entreprise, on n’a jamais fini d’apprendre. Mieux connaître les différentes facettes de l’entreprise nous rend plus forts. Il est essentiel d’avoir une vision globale pour faire les bons choix et gagner en efficacité. »