Générant un chiffre d’affaires annuel de 3,3 milliards de dollars, Trivium Packaging est en pole position dans l’univers de la conception et de la fabrication de solutions d’emballage innovantes et durables. Cette approche tournée vers l’avenir se manifeste également dans l’approche de la société à l’égard des opérations financières. Celle-ci a récemment mis en place un centre de services partagés, regroupant ainsi de nombreuses opérations financières en un seul endroit.

« L’adoption d’un modèle de services partagés a été essentielle à la pérennité de l’entreprise », déclare Greta Benke, Directrice de la comptabilité générale chez Trivium. « Il fallait absolument gagner en efficacité, standardiser les processus et réduire les coûts en supprimant les tâches répétitives de l’équation. »

Cela a également été l’occasion de simplifier et de standardiser son processus de rapprochement d’alors, qui était réparti sur plusieurs sites. « Le processus n’était ni centralisé ni standardisé », explique Greta benke, avant de poursuivre :

« Les rapprochements étaient préparés dans divers formats. Nous n’avions que peu de visibilité, et rassembler les informations nous prenait un temps considérable. »

Comme la société utilisait des méthodes obsolètes, il était en outre difficile de terminer la clôture dans les temps. « Parfois, nous n’avions pas le temps de traiter tous les rapprochements de fin de mois. Et quand bien même ils l’étaient le mois suivant, nous manquions alors bien souvent d’informations en temps réel. »

Greta Benke avait déjà utilisé BlackLine au sein d’une autre entreprise et savait alors que la solution pouvait à la fois centraliser et simplifier le processus de clôture de Trivium. « Avec mon responsable, nous nous sommes dit qu’il était nécessaire de trouver un outil comme BlackLine pour assurer le traitement des rapprochements et faire en sorte qu’ils soient disponibles sur une plateforme commune », explique Greta Benke. « Nous avons étudié quelques fournisseurs avant de présenter notre argumentaire en faveur de BlackLine au directeur financier. »

Avec le concours du consultant Clearsulting, Trivium a mis en place BlackLine Account Reconciliations et Task Management. S’allouer les services de Clearsulting a libéré des ressources, une aide cruciale lors la transition de Trivum vers le centre de services partagés. « Le service finance manquait de temps pour gérer l’implémentation », précise Greta Benke. « Clearsulting nous a apporté son aide, au sujet des meilleures pratiques, de l’informatique et de la personnalisation. »

Rapprochements centralisés. Avec BlackLine, Trivium a centralisé son processus de rapprochement dans son intégralité, à l’opposé du processus précédent, répartis sur plusieurs unités commerciales. À présent, Greta Benke et son équipe ont accès à des données en temps réel et à une vision d’ensemble de toutes les activités.

Réduction du risque. Grâce à BlackLine, Trivium peut rester plus facilement en conformité avec les exigences en matière de contrôle interne et de politique de l’entreprise, tant du point de vue de la standardisation que du respect des délais. « La politique de l’entreprise prévoit que la justification des comptes de bilan doit être réalisée dans les temps. Avec BlackLine, nous pouvons suivre l’état d’avancement des rapprochements chaque mois. »

Plus grande responsabilité. BlackLine Task Management suit les centaines de tâches essentielles à la clôture et permet de les consulter. Cela contribue également à doper la responsabilité. « Avec Task Management, nous pouvons mesurer notre travail au jour le jour », explique Greta Benk. « Nous pouvons être clairs sur nos attentes au cours du mois. Nos collaborateurs savent ce qu’ils doivent faire et pour quand. »

Visibilité améliorée. Avant l’implémentation de BlackLine, il était difficile de suivre l’avancement de la clôture de fin de mois du fait du manque de visibilité. « La visibilité accrue s’est révélée l’un des changements les plus importants pour nous », explique Greta Benke. « Avec BlackLine, nous disposons d’un tableau de bord en temps réel. Toutes les informations sont accessibles sur-le-champ, et je peux prendre connaissance de l’avancement de mon équipe. Et si l’un des membres est un peu à la traîne, je peux facilement répartir les ressources différemment. »