ravis Perkins est une « organisation traitant de nombreuses transactions, explique Martin Crisp, Directeur Order to cash du groupe. Nous générons un nombre considérable de factures pour nos clients, c’est pourquoi nous avons une multitude de paiements à traiter. »

Pourtant, pendant des années, l’entreprise s’appuyait sur un processus de lettrage manuel : chaque mois, une équipe de 25 personnes était chargée de traiter des centaines de milliers de factures clients.

Au fil du temps, l’entreprise a grandi, et le volume des transactions a suivi. « Nous devions traiter d’innombrables versements », se souvient Gill Faulkner, Gestionnaire de comptes clients.

En conséquence, l’équipe avait toujours un retard d’au moins un mois.

« Les paiements étaient effectués, mais pas le lettrage, déplore Gill Faulkner. Et quand les comptes ne sont pas clairs, impossible de réclamer la bonne dette en souffrance. Il peut y avoir trois ou quatre paiements sur un compte. La situation peut rapidement devenir très compliquée. »

La direction savait que le processus de lettrage manuel exposait l’entreprise à des risques croissants au fil du temps.

« Nous avons reconnu notre retard et la nécessité de passer à la vitesse supérieure », souligne Martin Crisp, avant de préciser : « L’idée était la suivante : étant donné que notre organisation connaissait une croissance exponentielle, nous ne pouvions pas continuer à dépendre d’un processus manuel obsolète. »

La recherche d’une solution permettant de simplifier et d’automatiser le lettrage constituait l’une des composantes clés d’une initiative de transformation globale menée par Travis Perkins. La société a fait appel à des consultants pour évaluer les fournisseurs et aider à la mise en œuvre.

Après une analyse approfondie des besoins de l’équipe, les consultants ont proposé comme solution BlackLine Cash Application.

« Les solutions disponibles capables de gérer les volumes que nous générons se comptent sur les doigts d’une main, déclare Martin Crisp. Au terme du processus de vérification préalable, nous savions que BlackLine pourrait répondre à nos besoins – et plus encore. »

Un lettrage plus rapide et une réduction de 60 % des effectifs. Malgré une augmentation significative du nombre de transactions et une équipe plus réduite, cette dernière est en mesure de traiter le lettrage plus rapidement que jamais.

« Notre équipe comptait initialement 25 membres. Aujourd’hui, ils ne sont plus que dix. Et pourtant, nous traitons davantage de transactions en moins de temps », s’enthousiasme Gill Faulkner, avant de poursuivre : « Investir dans BlackLine, ça vaut le coup. »

Une réduction de 96 % du nombre de comptes non lettrés. Auparavant, l’équipe accusait souvent un retard d’un mois au niveau du lettrage.

« Aujourd’hui, les fonds entrants sont pour la plupart lettrés le jour même, se réjouit Gill Faulkner. Comme BlackLine apprend de chaque transaction, le nombre de paiements qui atterrissent sur un compte d’attente a considérablement diminué. »

« Nos performances en matière de traitement des paiements n’ont jamais été aussi bonnes », ajoute Martin Crisp.

Amélioration de la veille économique. Le lettrage le jour même a eu un effet en aval.

« BlackLine a eu un impact sur l’ensemble de l’entreprise, indique Martin Crisp. Les demandes d’explications concernant les éléments non lettrés sont moins nombreuses. L’équipe en charge des crédits peut automatiquement prendre connaissance des éléments en suspens. Par ailleurs, les comptes sont plus nets, ce qui simplifie le recouvrement des créances. »

Une confiance accrue à l’égard des comptes. Avec BlackLine, l’équipe a créé une source centrale fiable et hautement transparente.

« Nous recevons moins de demandes de renseignements de la part d’autres succursales, et constatons moins d’inquiétudes concernant les paiements, résume Martin Crisp. Tous nos collaborateurs témoignent d’un niveau de confiance élevé quant à l’exactitude des montants affichés. »

Adoption d’une approche axée sur les données. BlackLine favorise l’accès à davantage de données utiles.

« L’équipe axe désormais ses réflexions sur les données, développe Martin Crisp. Le responsable de l’équipe est enthousiasmé par la possibilité d’exploiter toutes les données dont nous disposons. BlackLine fournit des informations utiles qui nous aident à évoluer. »

Davantage de temps à consacrer aux tâches à valeur ajoutée. Comme BlackLine automatise une grande partie du processus de lettrage, l’équipe a désormais plus de temps pour étudier les questions en suspens.

« Comme il y a moins de transactions dans le compte d’attente, nous pouvons discuter avec le service de contrôle des crédits ou traiter les écarts », explique Gill Faulkner, avant de conclure : « Avant BlackLine, nous n’avions pas de temps pour cela. »