Leader mondial dans l’univers-des opérateurs de change, Travelex s’est imposée sur un grand nombre de marchés ces 40 dernières années, couvrant l’intégralité de la chaîne de valeur de l’univers des changes à destination des particuliers. En 2019, la société enregistrait un chiffre d’affaires annuel d’environ 955 millions $ (735 millions £). Pourtant, son service financier devait gérer un nombre croissant de processus.

Malgré une telle empreinte géographique, les salariés réalisaient toutes les tâches manuellement à l’aide de feuilles de calcul Excel, de la justification des comptes au rapprochement des transactions. Le recours à des processus sur feuilles de calcul faisait perdre un temps précieux à Travelex et menaçait l’intégrité de son bilan, en accroissant le risque d’erreurs humaines.

« Par le passé, tous les comptes justifiés étaient sauvegardés sur des réseaux locaux dans le monde entier. Bien souvent, leur partage se limitait à une seule ligné métier. La collaboration entre les lignes métier était donc peu fréquente et l’assurance de la cohérence ou de la visibilité à l’échelle du groupe était limitée », explique Mark Heather, responsable de la gouvernance et du contrôle opérationnel chez Travelex.

De ce fait, Travelex n’avait que peu de contrôle sur les normes en matière de justification, en ce sens que la qualité des pièces justificatives des justifications et des journaux était variable.

Partie à la recherche d’une solution unifiée prenant en charge la collaboration, la standardisation et la visibilité en temps réel, Travelex s’est tournée vers BlackLine

Ses équipes des finances traitaient chaque mois plus de 2 500 justifications de comptes, l’évaluation du risque de qualité de la société constituait donc un facteur de différenciation clé.

« Chez Travelex, nous suivons un processus de rationalisation de notre bilan. Nous considérons que tout ce qui concerne l’argent liquide (à la banque, au coffre-fort, en caisse ou en transit) est une justification à haut risque, une tâche qui est effectuée chaque mois. Toutes les autres justifications sont classées comme non essentielles et subdivisées dans deux catégories : risque moyen ou risque faible. Les justifications à risque moyen sont préparées chaque mois et celles à faible risque chaque trimestre. Cette approche basée sur le risque est essentielle pour notre clôture », poursuit Mark Heather.

« L’approche unique de BlackLine en matière d’évaluation des risques nous a permis de prendre une décision éclairée concernant notre démarche à l’égard de nos nombreuses justifications différentes. Cela nous a obligés à réfléchir à la fréquence et au calendrier de notre processus de clôture mensuelle », ajoute Rory Suckling, directeur financier du groupe chez Travelex.

Grâce à BlackLine, Travelex peut savoir quand les justifications essentielles ont été préparées, approuvées et révisées, ce qui n’était pas possible auparavant avec Excel.

La solution BlackLine a en premier lieu été implémentée au sein de trois entités pilotes en Italie, en Australie et au Royaume-Uni, avec trois grands livres différents. Le processus de mise en place n’a pris que six semaines à l’équipe. À la suite de ce premier volet en 2018, l’équipe a souhaité former 240 utilisateurs supplémentaires dans l’ensemble des entités, en l’espace de huit à neuf mois seulement.

Selon Mark Heather, le processus d’implémentation de BlackLine s’est révélé fluide et efficace : « La formation des utilisateurs et leur implication à un stade précoce du processus se sont avérées essentielles. Les consultants de BlackLine nous ont conseillé de commencer petit, puis de développer la plateforme. Ce conseil a assuré une meilleure qualité du processus au fil du temps.

Pour nous, c’est l’efficacité des consultants de BlackLine qui a vraiment changé la donne. Ils ont d’ailleurs formé nos propres champions BlackLine au sein de notre centre de services partagés à Mumbai. Ce groupe de personnes est désormais en mesure de former les utilisateurs sur place, maximisant ainsi le processus d’intégration. Il s’agit d’une victoire importante pour nous, et d’un gain de temps considérable. »

BlackLine permet également à Travelex d’intégrer les justifications dans son propre outil de consolidation du groupe. L’équipe a donc la garantie de collecter les bons soldes et que le reporting est correct.

Visibilité et contrôles accrus. Grâce à BlackLine, Travelex jouit désormais d’une meilleure visibilité sur ses processus et l’état d’avancement des tâches.  

Les auditeurs externes ont accès à BlackLine. Ils disposent donc d’une visibilité en temps réel, chaque fois qu’ils en ont besoin et où qu’ils se trouvent. Toutes les justifications étaient auparavant sauvegardées sur des réseaux locaux dans le monde entier. Elles se trouvent désormais dans une seule plateforme centralisée.

Les auditeurs peuvent être sûrs que toutes les justifications ont été soumises à un cycle de révision complet. Ils peuvent voir qui a préparé la justification, ou encore qui a approuvé et révisé telle ou telle justification. Ils savent donc à qui s’adresser lorsqu’ils ont une question, ce qui fait gagner du temps aux deux parties.

Gain de temps précieux grâce à la standardisation des processus. Selon Rory Suckling, grâce à BlackLine et au recours moindre aux processus manuels sur des feuilles de calcul, certaines tâches ne prennent plus que 20 minutes au lieu de trois jours.

Qui plus est, le fait de disposer d’un centre de contrôle centralisé pour l’exécution et le suivi de toutes les tâches permet à Travelex de standardiser facilement les processus, ce qui contribue à réduire la variabilité entre les lignes métier.

« Grâce à BlackLine, nous sommes en mesure de standardiser les processus et d’organiser des sessions de formation sur ce à quoi  doit ressembler la justification d’un compte de caisse, de banque ou de créances/dettes. Cette standardisation a permis de gagner du temps en fournissant des orientations sur ce qui est requis du point de vue des justifications », indique Mark Heather, avant de poursuivre :

« Une plus grande visibilité des tâches implique une plus grande responsabilité, ce qui confère des avantages supplémentaires. BlackLine a obligé les équipes à redoubler d’efforts dans leurs justifications. Et avec cette nouvelle dimension de contrôle qu’offre BlackLine, nous avons remarqué un niveau accru de confirmation des justifications. »

Fluidité de la clôture virtuelle. La pandémie de COVID-19 a incité les équipes financières et comptables du monde entier à s’adapter rapidement à la clôture des comptes conjointement à la dispersion des salariés.

La technologie basée dans le Cloud de BlackLine permet aux équipes financières et comptables de s’adapter sans heurt à l’évolution des circonstances, en favorisant la collaboration, la visibilité et le contrôle. BlackLine aide des entreprises comme Travelex à réaliser leurs clôtures en toute confiance pendant cette crise et à l’avenir.

« Comme la solution BlackLine est basée dans le Cloud, nous avons été en mesure de l’utiliser, indépendamment du lieu où se trouvaient nos équipes », explique Rory Suckling.

Pendant la pandémie de COVID-19, tous les salariés de Travelex ont pu travailler depuis leur domicile, sans avoir à se rendre au bureau, étant donné qu’ils pouvaient accéder à tout ce dont ils avaient besoin via la plateforme centralisée de BlackLine. Alors que Travelex est passée à une clôture virtuelle, elle n’a pas constaté de perte de temps, et l’équipe financière n’a pas subi de pressions supplémentaires en réalisant la clôture malgré le travail à distance.

Nombre d’erreurs réduit. En disposant d’un logiciel automatisé et en temps réel, l’équipe de direction a accès à l’état d’avancement des justifications de chaque ligne métier de Travelex, toutes les informations étant mises à disposition selon le niveau de l’utilisateur.

« Les utilisateurs de tous les niveaux ont accès aux tableaux de bord pertinents selon leurs fonctions, et ce, en temps réel et où qu’ils se trouvent. Les tâches sont définies pour chaque utilisateur, afin que chacun sache ce que l’on attend de lui. Cela est extrêmement utile à la direction, dans la mesure où nous disposons d’une plateforme unique et unifiée qui nous indique tout au long du mois sur ce qui doit être accompli et par qui », indique Mark Heather.

Les équipes peuvent désormais évaluer le respect des délais des justifications, identifier pourquoi les justifications n’ont pas été préparées et si des ajustements ont été nécessaires. Cela permet à Travelex d’établir des rapports sur des éléments qu’il était impossible de mesurer auparavant. Par ricochet, cela contribue à améliorer le processus de clôture global et, en fin de compte, à réduire les erreurs et les risques.

Après avoir obtenu ces résultats impressionnants avec BlackLine Account Reconciliations sur plus de 50 marchés, Travelex se réjouit de poursuivre son chemin avec l’implémentation de la technologie de comptabilité moderne de BlackLine.

Pour Travelex, le prochain projet n’est autre que Transaction Matching, la solution de BlackLine qui permet de justifier des millions de transactions en quelques minutes et de raccourcir le cycle de clôture. Avec cette solution, fini le travail manuel fastidieux, libérant ainsi les comptables de Travelex afin qu’ils jouent un rôle plus stratégique et s’associent à l’ensemble de l’entreprise.

Le Futur
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