Justification automatique de 58% des comptes avec BlackLine

En 2013, il a été décidé de trouver une meilleure approche face au défi croissant de la justification. Le groupe Toga a retenu les services de la firme d'experts-conseils Deloitte pour examiner la gamme d'outils logiciels disponibles et formuler des recommandations quant à la meilleure solution.

Une liste restreinte a été créée et des tests comparatifs ont été effectués à l'aide d'échantillons de données de compte. Les tests ont montré que les performances de correspondance automatique offertes par BlackLine étaient les meilleures du marché.

« Nous avons été impressionnés par le fait que BlackLine était un produit intégré et qu'il pouvait atteindre des taux très élevés de justification automatique », explique Michael Gowing, contrôleur financier du groupe, Toga Group. « Il était simple à déployer et intuitif à utiliser.»

Une fois la décision prise, le déploiement initial de la solution Reconciliation Management solution de BlackLine, un élément clé de la plateforme BlackLine Finance Controls & Automation, a été achevé en trois mois. La plateforme BlackLine est une solution basée sur le cloud qui centralise et rationalise les opérations de clôture financière et d'autres processus financiers et comptables clés pour les moyennes et grandes organisations. La solution est conçue pour augmenter l'efficacité opérationnelle, la visibilité en temps réel, le contrôle et la conformité afin d'assurer une gestion financière de bout en bout.

Le projet a été entrepris par l’équipe informatique interne de Toga en étroite collaboration avec BlackLine.

« Nous n’avions pas besoin d’un consultant externe, car BlackLine a un très bon panel de compétences techniques et de connaissances commerciales », dit-il. « Ils ont compris le fonctionnement de notre entreprise et ce que nous tentions de réaliser grâce aux améliorations.»

Industry

ERP

JD Edwards

Region

APAC

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

Justification automatique de 58% des comptes et de plus de 95% des transactions sur les relevés bancaires, Introduction de règles et de relations entre les comptes, Augmentation des taux de satisfaction interne des clients, Suppression du besoin de justifications manuelles, Alertes intégrées dans le système, Accès à distance aux auditeurs externes

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Pourquoi BlackLine

En 2013, il a été décidé de trouver une meilleure approche face au défi croissant de la justification. Le groupe Toga a retenu les services de la firme d'experts-conseils Deloitte pour examiner la gamme d'outils logiciels disponibles et formuler des recommandations quant à la meilleure solution.

Une liste restreinte a été créée et des tests comparatifs ont été effectués à l'aide d'échantillons de données de compte. Les tests ont montré que les performances de correspondance automatique offertes par BlackLine étaient les meilleures du marché.

Une fois la décision prise, le déploiement initial de la solution Reconciliation Management solution de BlackLine, un élément clé de la plateforme BlackLine Finance Controls & Automation, a été achevé en trois mois. La plateforme BlackLine est une solution basée sur le cloud qui centralise et rationalise les opérations de clôture financière et d'autres processus financiers et comptables clés pour les moyennes et grandes organisations. La solution est conçue pour augmenter l'efficacité opérationnelle, la visibilité en temps réel, le contrôle et la conformité afin d'assurer une gestion financière de bout en bout.

Le projet a été entrepris par l’équipe informatique interne de Toga en étroite collaboration avec BlackLine.

« Nous n’avions pas besoin d’un consultant externe, car BlackLine a un très bon panel de compétences techniques et de connaissances commerciales », dit-il. « Ils ont compris le fonctionnement de notre entreprise et ce que nous tentions de réaliser grâce aux améliorations.»

Les résultats

Suppression du besoin de rapprochements manuels

Une fois que la plateforme BlackLine a été déployée et configurée avec des règles du métier, l'équipe de justification s’est senti « comme un canard dans l'eau ».

« Une fois qu'ils ont compris que cela supprimerait le besoin de justifications manuelles, ils étaient vraiment très heureux », dit-il. « Pour eux, c'était comme passer de l'âge de pierre à l'âge du jet en une seule étape. »

Justification automatique de 58% des comptes

Au cours des trois années qui ont suivi le déploiement, le volume des travaux comptables a doublé, mais l'équipe dédiée à la justification des comptes est restée à trois personnes. En 2016, 58% des comptes étaient automatiquement justifiés, tout comme plus de 95% des transactions sur relevés bancaires.

Introduction de règles et de relations entre les comptes

Gowing affirme que l'équipe financière a découvert qu'elle pouvait faire plus avec le logiciel que ce qui avait été initialement espéré. Ils ont pu introduire des éléments tels que des règles sur les relations entre comptes, qui soutiennent l'intégrité interne des états financiers. Cela n’était tout simplement pas possible dans un environnement manuel.

Augmentation des taux de satisfaction interne des clients

« Nos taux de satisfaction interne des utilisateurs sont passés de cinq à sept, presqu’à huit, » dit-il. « Cela a été facilité par le fait que le passage des processus manuels aux processus automatisés a permis de réduire considérablement le nombre d'erreurs. »

Alertes intégrées dans le système

Nous savons que l'équipe financière est désormais en mesure de détecter les problèmes avant que l'entreprise ne les connaisse. Par exemple, ils peuvent voir si quelqu'un n'a pas mis en banque des liquidités dans le délai imparti. « Nous pouvons alors alerter leur manager et surmonter rapidement le problème. Nous utilisons essentiellement le système pour générer des alertes, ce qui est très utile. »

Accès à distance fourni aux auditeurs externes

Les auditeurs externes de la société ont également profité du changement. Ils peuvent accéder à distance à la plateforme BlackLine et mieux comprendre l'état de tous les comptes et le processus de justification.

Gowing affirme que le groupe Toga prévoit d'utiliser davantage la plateforme BlackLine dans les années à venir. Un accord a récemment été signé pour déployer BlackLine Intercompany Hub et il est également prévu d'introduire Financial Close Management à l'avenir.

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