Il y a environ trois ans, le groupe Toga est entré dans une phase d'expansion rapide. Le nombre de projets de développement concomitants augmentait de manière significative et le portefeuille d'hôtels grossissait également. Selon Michael Gowing, contrôleur financier du groupe, c'est à cette époque que la direction a pris conscience de l'insuffisance de certains des systèmes de back-office en place depuis des années.

« Toga passait du statut de petite entreprise à celui de grande société », explique Michael Gowing. « Au cours de cette évolution, il est rapidement apparu que de nombreuses fonctions et processus au sein de notre département financier ne répondaient pas à la charge de travail croissante. » Le processus de rapprochement constituait un point sensible. Une équipe de trois personnes au sein du département finance s'occupait à plein temps du rapprochement de nombreux comptes et relevés bancaires et commençait à crouler sous le poids du travail.

« Nous gérions le processus de rapprochement essentiellement à l'aide de feuilles de calcul Excel et de modèles conçus des années auparavant », ajoute Michael Gowing. « Cette méthode fonctionne pour les petites entreprises, mais a ses limites. Nous ne pouvions tout simplement pas faire face au volume de rapprochements à effectuer. »

Michael Gowing dit qu'il était arrivé à un point où il devait emporter de nombreux documents chez lui dans le coffre de sa voiture, passer des heures à les examiner manuellement et les rapporter ensuite au bureau pour être traités.

« En ce qui concerne les rapprochements bancaires, nous en étions au stade où des millions de transactions devaient être rapprochées. Le taux de satisfaction client chutait, du fait de l'équipe perçue comme étant lente et incapable d'effectuer correctement les rapprochements. »

En 2013, décision a été prise de trouver une meilleure approche pour aborder le défi grandissant du rapprochement. Le groupe Toga a fait appel à la société de conseil Deloitte afin d'examiner les outils logiciels disponibles et formuler des recommandations.

Une liste restreinte a été établie et des tests comparatifs ont été effectués à l'aide d'échantillons de données de comptes. Les tests ont montré que les performances en termes de rapprochement automatique offertes par BlackLine étaient les meilleures du marché.

Une fois la décision prise, le déploiement initial de la solution BlackLine de gestion des rapprochements, un élément clé de la plateforme Finance Controls & Automation de BlackLine, a été réalisé en trois mois. La plateforme BlackLine est une solution basée sur le cloud qui centralise et simplifie les opérations de clôture financière et autres processus financiers et comptables clés pour les moyennes et grandes entreprises. La solution est conçue pour améliorer l'efficience opérationnelle, la visibilité en temps réel, le contrôle et la conformité, et assurer la gestion de bout en bout de la clôture financière.

Le projet a été mené par l'équipe informatique interne de Toga, en étroite collaboration avec BlackLine.

« Nous n'avons pas eu besoin d'un consultant externe car BlackLine possède un très bon mix de compétences techniques et de connaissances commerciales », poursuit Michael Gowing. « Ils ont compris notre fonctionnement et ce que nous cherchions à obtenir avec les améliorations. »

Élimination du rapprochement manuel. Une fois la plateforme BlackLine déployée et configurée avec les règles opérationnelles, l'équipe en charge du rapprochement l'a adoptée spontanément.

« L'équipe a compris qu'il n'était plus nécessaire de procéder à des rapprochements manuels et cela lui convenait parfaitement », explique Michael Gowing. « Pour elle, c'était comme quitter l'âge de pierre. »

Rapprochement automatique de 58 % des comptes.  Au cours des trois années qui ont suivi le déploiement, le volume de travail comptable a doublé, mais l'équipe dédiée au rapprochement des comptes était toujours composée de trois personnes. En 2016, 58 % des comptes étaient automatiquement rapprochés, de même que plus de 95 % des transactions de relevés bancaires.

Introduction de règles et de relations entre les comptes. Michael Gowing ajoute que l'équipe finance a découvert qu'elle pouvait davantage tirer parti du logiciel. Elle a pu introduire des éléments tels que des règles concernant les relations entre les comptes, qui soutiennent l'intégrité interne des données financières. Cela n'était tout simplement pas possible dans un environnement manuel.

Augmentation du taux de satisfaction client. « Notre taux interne de satisfaction client est passé de cinq à 7 puis à 8. », souligne-t-il. « Le passage des processus manuels aux processus automatisés a permis de réduire considérablement le nombre d'erreurs. »

Alertes intégrées. Michael Gowing ajoute que l'équipe finance est désormais en mesure de repérer les incohérences avant même qu'elles ne deviennent un problème. Par exemple, elle peut voir si quelqu'un a omis de comptabiliser des opérations en banque dans les délais prévus. « Nous pouvons alors alerter le responsable et résoudre rapidement le problème. Nous utilisons le système pour générer des alertes, ce qui est très utile. »

Fourniture d'un accès à distance pour les auditeurs.  Les auditeurs externes ont également bénéficié de ce changement. Ils peuvent accéder à distance à la plateforme BlackLine et avoir une vision claire de l'état de tous les comptes et du processus de rapprochement. Michael Gowing indique que le groupe Toga prévoit d'exploiter davantage la plateforme BlackLine dans les années à venir. Un accord a récemment été signé pour déployer BlackLine Intercompany Hub et une introduction de Financial Close Management est également envisagée.