Grâce à BlackLine, tout est centralisé sur une seule et même plateforme.

Established in 1963, the Toga Group is a leading developer of residential apartments and operator of hotels across Australia, New Zealand and Europe. The company is the name behind projects such as Jones Bay Wharf and Bondi Boheme in Sydney, and the Darwin Waterfront Precinct. Its hotel brands include Travelodge, Vibe, Adina and Rendezvous which, together, offer more than 9000 rooms.

The Challenge

About three years ago, Toga Group entered a rapid expansion phase. The number of concurrent development projects was increasing significantly and its hotel portfolio was also on the rise. Toga Group Financial Controller, Michael Gowing, says it was at this time the company realized some of the back-office systems which had been in place for years were no longer providing the level of support required.

“Toga was evolving from being a small firm into a large company,” says Gowing. “As we made this journey, it quickly became clear that many of the functions and processes within our finance department were struggling to cope with the rising workload.” A particular pain point was the company’s reconciliation process. A team of three within the finance department was engaged full time in reconciling multiple accounts and bank statements, and were starting to drown under the weight of work.

“We were essentially running the reconciliation process using Excel spreadsheets and templates that had been devised years before,” he says. “This works when you are a small company but does not scale very well. We simply couldn’t deal with the volume of reconciliations that needed to be completed.”

Gowing says it reached the stage where he would have to take loads of documents home in the trunk of his car, undertake hours of manual reviews, and then return them to the office for actioning.

“When it came to things like bank reconciliations, we were getting to the stage of having millions of transactions that had to be reconciled. Our internal customer satisfaction rates were falling as the team was perceived as being slow and matching things incorrectly.”

Secteur d'activité

Real Estate

Zone géographique

APAC

Company Size

Enterprise

Business Impact

Auto-reconciled 58% of accounts and more than 95% bank statement transactions, introduced rules and relationships between accounts, increased internal customer satisfaction rates, removed the need for manual reconciliations, embedded alerts within the system, provided remote access to external auditors

Pourquoi BlackLine

Julie Egan et son équipe avaient besoin d'une solution qui augmenterait la visibilité, améliorerait l'organisation, le contrôle et faciliterait la normalisation. « Un membre de mon équipe avait utilisé BlackLine par le passé. Je n'avais jamais entendu parler d'une solution automatisée pour les justifications. J'ai fait des recherches et j'ai vite réalisé qu'il nous la fallait absolument ! J'ai rédigé un appel d'offre que nous avons pu intégrer au budget. »

Cependant, de nombreux retards ont empêché Veolia Amérique du Nord de mettre en œuvre une solution de justification pendant trois longues années. « En 2013, nous avons progressivement abandonné PeopleSoft pour SAP, et les personnes qui contrôlaient l'interface ont donc changé. C'est ce qui a causé le premier retard », selon Julie Egan. « En 2014, Veolia a décidé un déploiement à l'échelle du Groupe. Puis quelqu'un a décidé qu'une mise en œuvre à travers toute l'entreprise n'était pas souhaitable. Il a fallu tout recommencer depuis le début. »

En 2015, Julie Egan et son équipe ont finalement reçu l'autorisation de mettre en place une solution—la plateforme d'un concurrent de BlackLine — mais le projet fut à nouveau retardé. « Nous avions bien avancé dans l'implémentation lorsque les employés SAP nous ont annoncé qu'ils n'aimaient pas la façon dont cette solution se connectait à SAP. Lorsque nous avons découvert que BlackLine s'intégrait automatiquement à SAP, nous avons décidé de changer. »

Veolia a finalement déployé la plateforme Finance Controls and Automation de BlackLine milieu 2016. « Nous avons toujours su que BlackLine était la meilleure plateforme, mais c'est le prix qui a motivé notre première décision » selon Julie Egan. « Les solutions des concurrents étaient moins chères, mais nous avons découvert au cours de la mise en œuvre que les éléments étaient simplement empilés les uns sur les autres, sans cohérence d'ensemble. » La solution BlackLine s'est avérée bien plus intégrée et intuitive.

Les bénéfices

Des employés consacrant plus de temps à la qualité. En réduisant l'utilisation des feuilles de calcul, l'équipe peut consacrer plus de temps à résoudre les problèmes de qualité. « Grâce à la visibilité offerte par BlackLine, je constate que certaines de nos anciennes justifications n'étaient qu'une liste de transactions ou de soldes par centre de profit, ce qui n'est pas du tout significatif » assure Julie Egan. « Aujourd'hui, mon objectif est de traiter les problèmes de qualité. À terme, cela va nous permettre de gagner encore plus de temps grâce à BlackLine. »

Un seul endroit regroupant les justifications et les documents justificatifs. Avant BlackLine, les justifications étaient stockées sur des serveurs partagés, une pratique qui nous a valu des pertes de documents et des remarques négatives dans le cadre d'audits. « Grâce à BlackLine, tout est centralisé sur un seul outil. Les documents justificatifs sont à disposition et tout le monde y a accès » déclare Julie Egan. « Et comme les approbations sont systématiques, nous n’avons plus besoin de demander si la justification a été approuvée. Tout est dans BlackLine. »

Une visibilité en temps réel. Le tableau de bord de BlackLine offre à l'équipe et à la direction de Veolia un aperçu immédiat du statut des justifications. « Maintenant que nous bénéficions de ce formidable tableau de bord, je peux approfondir n'importe quelle justification » s'enthousiasme Julie Egan. « Je peux également suivre la progression de chaque employé ».

Des justifications standardisées. Auparavant, chaque groupe avait sa propre méthode pour effectuer les justifications. « Le siège à lui tout seul utilisait cinq ou six méthodes différentes pour justifier un compte. Avec BlackLine, tout le monde utilise le même modèle de justification » déclare Julie Egan. « Nous avons fait un grand pas en avant grâce à BlackLine. Nos priorités étaient la visibilité, l'organisation et la normalisation, et nous y sommes arrivés. »

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