Il y a quelques années, après le déploiement de l’ERP SAP, Timken a souhaité pousser plus loin l’innovation en matière de finance et de comptabilité. La société a donc adopté plusieurs solutions BlackLine en cloud assurant une bonne intégration avec ses systèmes ERP SAP et non SAP, pour simplifier les tâches de comptabilité, de consolidation et d’audit de ses équipes. En effet, comme l’explique Dan Welcheck Jr., directeur des systèmes financiers internationaux chez Timken, ces équipes prennent en charge environ 50 codes entreprises dans l’instance SAP internationale, où l’organisation traite à peu près 80 % de ses transactions de vente.

Dan Welcheck fait partie d’une petite équipe chargée d’administrer les systèmes pour les solutions SAP et BlackLine de la société ainsi que pour d’autres applications financières, dédiées notamment à la consolidation et au leasing. Son équipe collabore étroitement avec les services de comptabilité, de consolidation, de reporting financier et d’audit.

Lorsque la société a commencé son parcours avec les solutions BlackLine, elle recherchait un système automatisé intégrant des fonctions de suivi pour éliminer les tâches manuelles et redondantes et gagner en efficience. « Auparavant, nous utilisions des feuilles de calcul pour la justification des comptes, qui étaient ensuite imprimées et signées manuellement. En bout de chaîne, la personne chargée de les classer se retrouvait avec un énorme dossier contenant une tonne de feuilles à classer », explique Dan Welcheck. « Notre direction n’avait pas non plus accès aux rapprochements des différentes unités commerciales, nous souhaitions donc avoir une meilleure visibilité depuis le siège social, ainsi qu’une meilleure traçabilité. »

Compte tenu des processus manuels en place, du manque de standardisation globale au sein de la société et de sa stratégie d’acquisition affirmée, il était difficile pour les départements finance et comptabilité de suivre la cadence et de s’adapter efficacement. Comme l’explique Dan Welchek, les solutions BlackLine ont alors été un choix stratégique pour mieux répondre à ces défis et parachever la démarche d’innovation et de résilience de la société, qui aspirait à plus d’efficience notamment en matière d’audit. En effet, BlackLine s’intègre étroitement aux logiciels SAP tout en traitant les données non SAP.

Une stratégie agile pour faciliter les acquisitions

Timken a déployé les fonctionnalités BlackLine sur un mode échelonné, comme elle l’avait fait pour le déploiement de l’ERP SAP au sein de ses différents sites internationaux : d’abord, au sein de son siège de North Canton dans l’Ohio, puis en Europe, en Asie, en Amérique latine, et ainsi de suite. Au fur et à mesure des acquisitions, les technologies SAP et BlackLine sont déployées dans les nouvelles unités selon les besoins, de façon agile.

« Nous conservons quelques systèmes de livres non SAP, que nous avons chargés dans BlackLine, mais qui n’ont pas encore été convertis sur l’ERP SAP. Cependant, la majorité des déploiements BlackLine que nous avons effectués se basent sur les unités SAP », précise Dan Welcheck. « Nous travaillons continuellement avec les nouvelles unités au fil des acquisitions, ainsi qu’avec d’autres petites unités non SAP, pour qu’elles puissent adopter les fonctionnalités BlackLine dans l’intervalle, jusqu’à ce qu’elles passent à l’ERP SAP. »

L’intégration des nouvelles acquisitions nécessite une approche particulière. L’équipe d’audit doit notamment gérer ses propres processus et justifier ses comptes, tout en s’assurant que chaque unité est intégrée au système de consolidation, pour garantir des prévisions et des rapports financiers précis et intégrer les données des employés dans les solutions SAP SuccessFactors de Timken. Dans cette optique, le fait de disposer de la bonne technologie permet d’assurer la transition la plus fluide possible. Selon Dan Welcheck, les solutions BlackLine permettent de maintenir le niveau de confiance, de visibilité et de contrôle nécessaire au bon déroulement du processus de reporting financier.

Une approche moderne des processus comptables

Jusqu’à présent, Timken a principalement utilisé les fonctions BlackLine dédiées à la justification des comptes de bilan, au rapprochement de système à système (qui implique le rapprochement de données issues de nombreuses sources différentes) et à la gestion des tâches.

Chez Timken, les utilisateurs BlackLine interviennent à la fois au niveau local et à l’échelle de la société, laquelle dispose de centres de services partagés répondant aux besoins de tous les acteurs impliqués, quels que soient les groupes ou les unités concernés. « Avec BlackLine, les équipes qui gèrent les centres de services partagés peuvent, au même titre que l’équipe chargée de la consolidation, consulter n’importe quelle consolidation », explique Dan Welcheck. « Les préparateurs peuvent travailler au niveau local, dans des unités individuelles, tout comme dans le centre de services partagés. En parallèle, nous appliquons plusieurs étapes de révision à l’échelle de la société et au niveau des groupes, qui permettent aux responsables de créer et consulter des tableaux de bord afin d’approuver chaque étape et de s’assurer que tout est fait correctement. »

Cette visibilité et cet accès en libre-service permettent de gagner du temps, d’éliminer les redondances, d’appliquer automatiquement les meilleures pratiques et de mieux standardiser les processus. Toutes les informations sont dans le cloud et tous les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent y accéder facilement. Timken tire parti de plusieurs modèles prêts à l’emploi fournis par BlackLine dédiés aux charges à payer, aux échéanciers d’amortissement et aux rapprochements bancaires, pour n’en citer que quelques-uns. Ces modèles assurent la bonne justification des balances en fonction de la nature du compte. Dan Welcheck ajoute que les fonctions de certification automatique s’avèrent également utiles.

« Notre analyse d’application a révélé un pourcentage élevé de rapprochements certifiés automatiquement pour les comptes à balance inchangée ou nulle », indique-t-il. « Pour ce qui est de la justification des comptes, nous avons environ 9 100 comptes actifs et nous atteignons un taux de certification automatique ou non requise d’un peu plus de 50 % sur un mois.

Nous traitons environ 3 100 rapprochements de système à système — dont la plupart concernent les balances de nos livres locaux, qui ne nécessitent une révision que si elles ne correspondent pas à la balance US GAAP — et le taux de certification automatique ou non requise pour ces rapprochements oscille entre 85 et 95 % sur un mois. »

Réduction des coûts d’audit et clôture virtuelle

Selon Dan Welcheck, les utilisateurs sont bien plus satisfaits depuis qu’ils utilisent les fonctionnalités BlackLine. Ils peuvent notamment appliquer leurs commentaires ou documents justificatifs à différentes périodes et ainsi s’assurer que tout est à jour pour les différentes unités concernées, ce qui représente un énorme avantage. Les auditeurs internes et externes peuvent désormais eux aussi accéder à BlackLine. « Les fonctionnalités en libre-service facilitent la tâche des auditeurs, qui n’ont plus à demander constamment de l’aide aux services informatiques ou comptables », dit-il.

« Les auditeurs internes et externes peuvent consulter n’importe quelle justification disponible dans le système pour les codes entreprises auxquels ils ont accès, ce qui nous fait gagner énormément de temps. Ils peuvent ainsi effectuer leur échantillonnage directement, sans communications superflues. Ils ne contacteront les responsables que s’ils ont des questions sur un rapprochement en particulier. Ils peuvent consulter n’importe quelle période pour les besoins de l’audit et voir la liste de comptes correspondant à un code entreprise donné. » Une autre fonctionnalité BlackLine très appréciée par les utilisateurs chez Timken est la possibilité de choisir à quelle étape du processus de révision les auditeurs pourront accéder aux informations.

Cette fonctionnalité améliore l’efficience et permet d’éliminer les problèmes liés au contrôle de différentes versions successives. Timken et ses auditeurs consacraient autrefois beaucoup plus de temps à la préparation et à l’exécution des audits. Selon Dan Welcheck, BlackLine leur a permis d’économiser leurs efforts tout en réduisant les mouvements physiques nécessaires à l’audit, entraînant ainsi une réduction des coûts pour la société. « Autrefois, les auditeurs monopolisaient le temps des comptables, qui devaient se déplacer physiquement pour aller repêcher les justifications nécessaires au format papier et en faire des copies.

Tant du point de vue des comptables que des auditeurs, disposer d’un répertoire en ligne où chacun peut consulter les informations dont il a besoin représente un gain d’énergie et de temps considérable », explique-t-il. « Auparavant, les auditeurs devaient se déplacer sur nos différents sites, parfois éloignés de notre siège, ce qui engendrait des dépenses. Ils sont ravis de pouvoir désormais extraire toutes les données nécessaires depuis BlackLine et de n’utiliser les e-mails que pour les questions non résolues concernant une justification donnée. La société économise énormément grâce à ce fonctionnement. »

La pandémie mondiale a obligé Timken, comme tant d’autres entreprises, à faire travailler de nombreux employés à distance, notamment ceux de la fonction financière. Avec BlackLine, la société a pu assurer le bon déroulement de sa clôture et de l’audit correspondant sans encombre, malgré le travail à distance. « Tout s’est déroulé pour nous aussi facilement que chaque année depuis que nous utilisons BlackLine », témoigne Dan Welcheck.

« Je n’ose imaginer les difficultés auxquelles nous aurions fait face durant ces derniers mois si nous n’avions pas pu nous reposer sur une solution en ligne telle que BlackLine pour gérer la justification des comptes et notre clôture. Cela nous a permis d’exécuter nos audits et nos clôtures sans contretemps. En dehors des quelques réunions virtuelles à prévoir périodiquement, le processus est resté relativement fluide au cours de la pandémie. Pas de perturbation notoire de notre activité, qui s’est maintenue à flot. »

Projets d’avenir

Grâce à BlackLine, Timken a pu améliorer ses processus comptables, réduire ses coûts d’audit et s’assurer une clôture virtuelle efficace et sans heurts. La société ne compte pas s’arrêter en si bon chemin : consciente des nombreux atouts des solutions BlackLine, elle prévoit d’en déployer davantage au fil du temps pour mieux exploiter les opportunités d’automatisation qui s’offrent à elle.