Déploiement de 5 produits BlackLine en tandem avec SAP S/4HANA

Né en 1894 avec la création de ses chocolats emblématiques, les Hershey’s Kisses, ce géant de la confiserie gère désormais 18 000 employés, 70 sites et 80 marques de confiseries et snacks à l’international. La société produit chaque jour 70 millions de chocolats Hershey’s Kisses.

Le défi

Désireuse de se développer à l’international tout en augmentant sa pénétration du marché nord-américain, Hershey doit pouvoir compter sur des opérations financières fluides et fiables. Cependant, à l’issue de nombreuses années de croissance, la société a constaté que ses systèmes et processus ne tenaient plus la cadence. Avec plus de 4 000 grands livres à intégrer dans son plan comptable, une refonte s’imposait pour gagner en visibilité.

La justification des comptes était particulièrement problématique, avec 4 104 justifications actives, préparées par 121 personnes et transmises à 77 approbateurs différents, le tout dans une grande disparité de styles, formats et échéances. Les données étaient consignées dans des feuilles de calcul, en format papier ou e-mail, et stockées sur des services de partage de fichiers, des ordinateurs locaux et des armoires à dossiers plutôt que dans un répertoire central.

Incontestablement, le moment était venu pour Hershey de changer d’approche dans la justification de ses comptes. « En tant qu’organisation mondiale, il est nécessaire d’avoir une bonne visibilité sur l’ensemble du bilan », explique John Zimmerman, directeur des systèmes de données financières chez Hershey depuis neuf ans. « Au fil de notre développement international, la bonne gestion de notre plan comptable a constitué un enjeu de plus en plus important. Nous souhaitions améliorer l’efficacité de nos processus de contrôle, de préparation et de justification des bilans. »

L’équipe Hershey a étudié un certain nombre d’approches, dont une application développée en interne, qui demandait aux employés de joindre leurs justifications via une feuille de calcul. Cette approche maison offrait une meilleure visibilité sur les approbations et centralisait les justifications sur un répertoire commun.

Cependant, le programme pilote lancé au Canada a rapidement montré que cette solution ne serait pas viable avec plus de 40 codes entreprises à prendre en charge. L’équipe devait trouver une autre solution, axée sur la transformation et non limitée par les processus financiers existants.

Pourquoi BlackLine

Hershey avait déjà prévu le déploiement de la suite SAP S/4HANA Finance à l’international. La nouvelle solution devait donc s’intégrer au système ERP SAP de la société. Hershey traite des écritures de journal manuelles et n’avait pas de solution permettant de traiter les écritures de journal en masse. La société avait donc besoin de pouvoir se reposer sur un partenaire SAP de confiance, capable d’automatiser les écritures et les approbations, d’améliorer son processus de justification et d’optimiser son processus de clôture à l’échelle internationale.

John Zimmerman recherchait une solution simple, offrant des fonctionnalités agiles que ses équipes pourraient mettre en œuvre à leur rythme, plutôt que d’avoir à composer avec un déploiement draconien.

Un appel d’offres a été envoyé à différents fournisseurs.

Un certain nombre y ont répondu et BlackLine s’est imposée dans le haut du panier en tant que partenaire SAP.

Début 2017, Hershey décide de déployer cinq produits BlackLine sur un mode échelonné : Account Reconciliations, Task Management, Consolidation Integrity Manager, Journal Entry et Transaction Matching. La société lance un programme de formation des employés pour favoriser une adoption rapide.

En parallèle, elle définit avec BlackLine les connecteurs nécessaires à l’intégration avec SAP, ainsi que les informations nécessaires au lancement du programme pilote et à l’utilisation des fonctions de justification des comptes. « Ces produits utilisent tous des fonctionnalités et une syntaxe similaires », indique John Zimmerman. « Une fois entièrement déployés, ils communiquent tous entre eux et avec le système central SAP S/4HANA Finance. »

Les résultats

Account Reconciliations - Hershey a d’abord déployé le produit Account Reconciliations, qui fournit des workflows en ligne pour l’approbation des comptes et la certification automatique des comptes à solde nul et des livres auxiliaires. Il offre des modèles qui standardisent les processus à l’échelle internationale, notamment les modèles Banque, Prépayé et Charges à payer. L’utilisation des modèles pour documenter les processus a eu plusieurs répercussions bénéfiques, en particulier la réduction des risques.

Task Management - « Le produit Task Management est essentiellement une liste de contrôles configurables en fonction de ce que l’on veut suivre », explique John Zimmerman. L’objectif de la société était d’accélérer son processus de clôture, qui s’étalait sur quatre journées et demie, avec une révision finale qui poussait ce délai à six jours. S’y ajoutait ensuite un processus supplémentaire de reporting pour évaluer le score de rentabilité de la marque, par exemple.

Dans le cadre de sa transition vers SAP S/4HANA, la société ne voulait pas perdre son cycle existant, mais elle tenait à améliorer la qualité de sa documentation et le suivi de son processus de clôture en rompant avec la feuille de calcul. C’est dans cette optique que la société a lancé, en octobre 2017, le déploiement de Task Management. Le produit offre un répertoire central pour la documentation et une liste de tâches qui contrôlent l’exécution et le suivi de la clôture.

Consolidation Integrity Manager - La société a également adopté Consolidation Integrity Manager, qui extrait automatiquement les balances de vérification de ses filiales et assure leur mappage et leur consolidation dans le système SAP. « Ce produit prend en charge la consolidation en intégrant toutes nos unités au système central, ce qui nous donne une meilleure visibilité sur la comptabilité de nos filiales », explique John Zimmerman.

Journal Entry - Le produit Journal Entry remplacera, à terme, les programmes développés par Hershey en interne pour le traitement des écritures de journal en masse. Une bonne partie du processus de documentation et d’approbation des écritures impliquait autrefois des communications par e-mail, elles-mêmes rattachées à l’écriture de journal correspondante dans le système SAP. En tant que partenaire expert SAP, BlackLine standardise les écritures de journal et optimise les processus d’approbation et d’imputation.

Transaction Matching - Cette solution apporte de la souplesse dans le processus de compensation et facilite les rapprochements par rapport à une configuration plus rigide dans le système SAP. « La possibilité de rapprocher et compenser les postes non soldés est utile, et elle le deviendra d’autant plus que les organisations seront amenées à composer avec des changements dans leur environnement fiscal, en particulier au niveau international », indique John Zimmerman. « Je m’attends à ce que ces changements induisent un plus grand nombre de comptes associés à des postes non soldés qui nécessitent un rapprochement. »

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The Hershey Company’s Finance Transformation Journey with BlackLine & SAP
Industrie

Food & Beverage

ERP

SAP

Region

Global

Taille d'entreprise

Enterprise

Les resultats

Réduction des risques.

Intégration et automatisation des contrôles internes.

 Application de processus standardisés.

Accès à des fonctions de contrôle et de suivi améliorées.


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