Grâce à BlackLine, tout est centralisé sur une seule et même plateforme.

It started with the production of hand-wrapped chocolate kisses in a rural area of Pennsylvania in 1894. Now, The Hershey Company is a global entity with 18,000 employees, 70 locations, and 80 brands of candy and snacks — including the 70 million Hershey’s Kisses it produces every day.

For a company with ambitions to grow on a global scale while increasing market penetration in North America, financial operations have to be smooth and reliable. But after years of expansion, Hershey found its systems and processes, which tracked approximately 4,000 general ledgers across one chart of accounts, required a lot of work to get the insight it needed.

Reconciliation of accounts was particularly problematic, with 4,104 active account reconciliations, prepared by 121 people, and 77 people approving them — all with varying styles, formats, and deadlines. Data was kept in spreadsheets, on paper, and in emails, and was stored in shared drives, local computers, and file cabinets rather than in a central repository. It was clear that Hershey needed a different approach to account reconciliation.

“As a global organization, having visibility to the entire balance sheet is a need,” says John Zimmerman, Director of Financial Data Systems at Hershey for the last seven years. “The more global we became, the more oversight we needed into the chart of accounts. We were looking for process efficiency around balance sheet control, preparation, and reconciliation.”

Secteur d'activité

Agroalimentaire

ERP

SAP

Zone géographique

International

Company Size

Enterprise

Business Impact

Gained enhanced efficiency and visibility during account reconciliation; created greater consistency across accounts; alleviated potential risks from lack of oversight; and automated journal entry processes for quicker analysis

Les bénéfices

Des employés consacrant plus de temps à la qualité. En réduisant l'utilisation des feuilles de calcul, l'équipe peut consacrer plus de temps à résoudre les problèmes de qualité. « Grâce à la visibilité offerte par BlackLine, je constate que certaines de nos anciennes justifications n'étaient qu'une liste de transactions ou de soldes par centre de profit, ce qui n'est pas du tout significatif » assure Julie Egan. « Aujourd'hui, mon objectif est de traiter les problèmes de qualité. À terme, cela va nous permettre de gagner encore plus de temps grâce à BlackLine. »

Un seul endroit regroupant les justifications et les documents justificatifs. Avant BlackLine, les justifications étaient stockées sur des serveurs partagés, une pratique qui nous a valu des pertes de documents et des remarques négatives dans le cadre d'audits. « Grâce à BlackLine, tout est centralisé sur un seul outil. Les documents justificatifs sont à disposition et tout le monde y a accès » déclare Julie Egan. « Et comme les approbations sont systématiques, nous n’avons plus besoin de demander si la justification a été approuvée. Tout est dans BlackLine. »

Une visibilité en temps réel. Le tableau de bord de BlackLine offre à l'équipe et à la direction de Veolia un aperçu immédiat du statut des justifications. « Maintenant que nous bénéficions de ce formidable tableau de bord, je peux approfondir n'importe quelle justification » s'enthousiasme Julie Egan. « Je peux également suivre la progression de chaque employé ».

Des justifications standardisées. Auparavant, chaque groupe avait sa propre méthode pour effectuer les justifications. « Le siège à lui tout seul utilisait cinq ou six méthodes différentes pour justifier un compte. Avec BlackLine, tout le monde utilise le même modèle de justification » déclare Julie Egan. « Nous avons fait un grand pas en avant grâce à BlackLine. Nos priorités étaient la visibilité, l'organisation et la normalisation, et nous y sommes arrivés. »

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