Stimuler la normalisation, améliorer les contrôles et augmenter la productivité

Fondée en 1886, The Coca-Cola Company est la plus grande entreprise de boissons au monde avec plus de 500 marques de boissons pétillantes et plates. Le portefeuille de la société comprend également des marques de 20 milliards de dollars, distribuées dans plus de 200 pays et appréciées par les consommateurs à raison de 1,9 milliard de boissons par jour.

Le défi

La division Global Finance Operations (GFO) de The Coca-Cola Company gère plus de 50 000 comptes GL. Pourtant, de multiples systèmes et approches du processus de réconciliation ont créé de sérieux défis pour l'entreprise mondiale. « Pour les justifications, chaque région a été autorisée à déterminer le type de documentation et de technologie de support qu'elle utiliserait, des copies papier à Lotus Notes en passant par l'ERP SAP. De plus, les régions ont déterminé la fréquence des justifications, les personnes impliquées et le matériel de formation », a déclaré Eamonn Matthews, responsable des processus commerciaux - comptabilité et rapports de The Coca-Cola Company. Cette approche régionale de la clôture financière a assuré qu'il y avait peu ou pas de normalisation - et un accès nul aux analyses « d'ensemble » tout au long de la clôture. Le processus a également pris beaucoup de temps, plus de 800 employés consacrant 14 000 heures par mois aux seules justifications. « Chaque région a créé et collecté ses propres paramètres et a maintenu l'administration et la gestion du changement de sa partie particulière de la technologie », a déclaré Eamonn.

ERP

Region

United States

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

Réduction de 55% du nombre d'employés impliqués dans la justification manuelle et routinière, Augmentation de la productivité en réaffectant le personnel pour se concentrer sur les écarts et l'analyse, Économie de 0,6 million de dollars par an, Amélioration des contrôles et de la justification standardisée, Augmentation de la satisfaction des clients, Amélioration de la transparence globale de l'ensemble du processus de justification.

Pourquoi BlackLine

À la fin de 2013, la société a commencé à revoir son processus et ses outils actuels de justification du bilan. Selon Eamonn, « nous avions constaté des problèmes d'audit majeurs. Un achèvement en temps opportun, des explications inadéquates, un manque de suivi sur les articles vieillis et un manque de visibilité globale devaient être résolus. »

C’est durant cette même période que The Coca-Cola Company lançait une manœuvre colossale visant à doubler son chiffre d'affaires sur dix ans : le plan Vision 2020. La mise en œuvre d’un programme d'une telle envergure nécessitait impérativement des processus standardisés, internationalisés, faciles d’accès et simples à utiliser, en particulier au niveau des justifications de bilans. « Pour maintenir la promesse Vision 2020, il nous fallait analyser l’ensemble de nos processus comptables et encourager les améliorations nécessaires, tout en créant une valeur ajoutée pour l'entreprise » ajoute Eamonn Matthews. « Nous avons utilisé l'amélioration de nos justifications de bilans comme programme pilote. »

La société a commencé sa recherche d'une solution de réconciliation basée sur le cloud et accessible à l'échelle mondiale en stipulant certaines fonctionnalités non négociables pour tout nouveau système : autocertification, règles d'administration et alertes automatiques, rapports et analyses améliorés, et tableaux de bord en temps réel. Alors qu'Eamonn et son équipe examinaient de nombreux fournisseurs, ils se sont associés à BlackLine. « L'un des facteurs les plus importants pour nous aider à prendre notre décision a été les appels de référence des clients avec les clients BlackLine, dans des entreprises de taille similaire », a déclaré Eamonn. « Ces entrevues franches ont constitué un élément clé de la justification de notre partenariat avec BlackLine. »

Eamonn Matthews indique que l'implémentation de BlackLine a eu lieu en toute transparence. « L'équipe BlackLine chargée de l'implémentation était si compétente que nous n'avons pas eu besoin de faire appel à d’autres consultants. Elle a vraiment réalisé un travail formidable. »

Avant de déployer la plateforme BlackLine, la société avait créé un rôle de leader mondial des processus commerciaux. « Historiquement, nous aurions permis à chaque région de personnaliser la technologie en fonction de ses besoins locaux », a déclaré Eamonn. « Avec cette avance mondiale, nous avons utilisé l'introduction de BlackLine pour piloter la normalisation et améliorer les contrôles. Certaines personnes suggèrent de corriger un processus avant d'introduire une nouvelle technologie. Dans notre cas, la technologie de BlackLine nous a poussés à réparer et standardiser notre processus. »

Les résultats

Réduction de 55% du nombre d'employés impliqués dans la justification. Auparavant, le processus de clôture financière mensuelle nécessitait l'aide de 800 employés dans les services partagés, les usines de fabrication et les entités commerciales. En utilisant BlackLine, The Coca-Cola Company a réduit le nombre d'employés impliqués dans des justifications manuelles et routinières à 360, soit une réduction de 55%. D'ici 2016, l'équipe compte réduire ce nombre à 300. L'entreprise a augmenté sa productivité en réaffectant et en permettant aux employés de se concentrer sur l'analyse. « Avec BlackLine, nous avons pu réaffecter 40% de nos justifications de bilan à une équipe centrale de notre hub de Manille. Ils s'occupent de toutes les métriques, des rapports, des contrôles informatiques et du changement de direction », a déclaré Eamonn.

Économisez 0,6 million de dollars par an grâce à une productivité accrue. En fournissant aux employés un outil de justification qui automatise une grande partie du processus de justification, The Coca-Cola Company a constaté une augmentation de la productivité. Les employés consacrent moins de temps aux tâches de routine, ce qui permet non seulement d'économiser de l'argent, mais permet aux comptables de se concentrer sur les écarts et l'analyse, plutôt que sur la saisie et l'agrégation manuelles des données. « Nous constatons une économie de 0,6 million de dollars par an », a déclaré Eamonn.

Contrôles améliorés et processus de justification standardisé à travers le monde. Avec BlackLine, The Coca-Cola Company dispose désormais d'une méthodologie cohérente pour la préparation et la gestion de toutes les justifications, quelle que soit la région. « Nous avons maintenant une approche pré-écrite pour préparer et documenter les justifications. La fréquence, le type de pièces justificatives et les domaines critiques sont cohérents quel que soit le lieu », a déclaré Eamonn. « Quand je pense à BlackLine, transparence, clarté, une plus grande visibilité et un contrôle accru sont tous des mots qui me viennent à l'esprit. »

Augmentation de la satisfaction client. Avant BlackLine, l'agrégation de données pour plusieurs parties prenantes nécessitait l'extraction de plusieurs rapports provenant d'utilisateurs différents dans chaque unité géographique ; un processus long qui pouvait également comporter des erreurs. « Nous avons des parties prenantes essentielles qui sont intéressées par la vision de l'entité juridique et d'autres qui sont intéressées par la vision de l'entité commerciale. BlackLine héberge les entités commerciales et les entités juridiques dans un seul fichier. Ils peuvent obtenir une image globale du bilan, au lieu d'avoir à combiner plusieurs rapports d'utilisateurs différents dans chaque zone géographique. »

Gain d’une transparence mondiale de l'ensemble du processus de justification en moins de temps. Auparavant, les justifications de la société étaient traitées au niveau régional, ce qui entravait gravement la visibilité. Avec BlackLine, Eamonn et son équipe disposent désormais d'une véritable transparence au niveau mondial, en temps réel. « La fonctionnalité de reporting de BlackLine a rendu les données critiques très transparentes et accessibles, y compris le nombre d'entités juridiques, la valeur absolue du bilan, le pourcentage de justifications trimestrielles et auto-certifiées, le nombre de comptes et l’antériorité des écritures », a déclaré Eamonn. « Je peux regarder les 272 entités juridiques dans un seul tableau de bord, et nous pouvons prendre des décisions à ce sujet plutôt que d'avoir à parler à 15 à 20 responsables GL. »

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