Grâce à BlackLine, tout est centralisé sur une seule et même plateforme.

Founded in 1886, The Coca-Cola Company is the world’s largest beverage company with more than 500 sparkling and still brands. The company’s portfolio also features 20 billion-dollar brands, distributed in more than 200 countries and enjoyed by consumers at the rate of 1.9 billion servings a day.

The Challenge

The Global Finance Operations Division (GFO) of The Coca-Cola Company manages more than 50,000 GL accounts. Yet multiple systems and approaches to the reconciliation process created serious challenges for the global company. “For reconciliations, each region was allowed to determine what type of supporting documentation and technology they would use, from hard copies to Lotus Notes to the SAP ERP. Additionally, regions determined the frequency of reconciliations, who was involved, and training materials,” said Eamonn Matthews, business process lead – accounting & reporting, The Coca-Cola Company. This regional approach to the financial close ensured there was little to no standardization—and zero access to “big picture” analytics throughout the close. The process was also time consuming, with more than 800 associates spending 14,000 hours a month on reconciliations alone. “Every region created and collected its own metrics and maintained the administration and change management of its particular part of the technology,” said Eamonn.

Secteur d'activité

Agroalimentaire

ERP

SAP

Zone géographique

États-Unis

Company Size

Enterprise

Business Impact

Reduced the number of employees involved in manual and routine reconciliation by 55%, increased productivity by reassigning workforce to focus on discrepancies and analysis, saved $0.6 million per year, improved controls and standardized reconciliation, increased client satisfaction, gained global transparency of the entire reconciliation process.

Pourquoi BlackLine

Julie Egan et son équipe avaient besoin d'une solution qui augmenterait la visibilité, améliorerait l'organisation, le contrôle et faciliterait la normalisation. « Un membre de mon équipe avait utilisé BlackLine par le passé. Je n'avais jamais entendu parler d'une solution automatisée pour les justifications. J'ai fait des recherches et j'ai vite réalisé qu'il nous la fallait absolument ! J'ai rédigé un appel d'offre que nous avons pu intégrer au budget. »

Cependant, de nombreux retards ont empêché Veolia Amérique du Nord de mettre en œuvre une solution de justification pendant trois longues années. « En 2013, nous avons progressivement abandonné PeopleSoft pour SAP, et les personnes qui contrôlaient l'interface ont donc changé. C'est ce qui a causé le premier retard », selon Julie Egan. « En 2014, Veolia a décidé un déploiement à l'échelle du Groupe. Puis quelqu'un a décidé qu'une mise en œuvre à travers toute l'entreprise n'était pas souhaitable. Il a fallu tout recommencer depuis le début. »

En 2015, Julie Egan et son équipe ont finalement reçu l'autorisation de mettre en place une solution—la plateforme d'un concurrent de BlackLine — mais le projet fut à nouveau retardé. « Nous avions bien avancé dans l'implémentation lorsque les employés SAP nous ont annoncé qu'ils n'aimaient pas la façon dont cette solution se connectait à SAP. Lorsque nous avons découvert que BlackLine s'intégrait automatiquement à SAP, nous avons décidé de changer. »

Veolia a finalement déployé la plateforme Finance Controls and Automation de BlackLine milieu 2016. « Nous avons toujours su que BlackLine était la meilleure plateforme, mais c'est le prix qui a motivé notre première décision » selon Julie Egan. « Les solutions des concurrents étaient moins chères, mais nous avons découvert au cours de la mise en œuvre que les éléments étaient simplement empilés les uns sur les autres, sans cohérence d'ensemble. » La solution BlackLine s'est avérée bien plus intégrée et intuitive.

Les bénéfices

Des employés consacrant plus de temps à la qualité. En réduisant l'utilisation des feuilles de calcul, l'équipe peut consacrer plus de temps à résoudre les problèmes de qualité. « Grâce à la visibilité offerte par BlackLine, je constate que certaines de nos anciennes justifications n'étaient qu'une liste de transactions ou de soldes par centre de profit, ce qui n'est pas du tout significatif » assure Julie Egan. « Aujourd'hui, mon objectif est de traiter les problèmes de qualité. À terme, cela va nous permettre de gagner encore plus de temps grâce à BlackLine. »

Un seul endroit regroupant les justifications et les documents justificatifs. Avant BlackLine, les justifications étaient stockées sur des serveurs partagés, une pratique qui nous a valu des pertes de documents et des remarques négatives dans le cadre d'audits. « Grâce à BlackLine, tout est centralisé sur un seul outil. Les documents justificatifs sont à disposition et tout le monde y a accès » déclare Julie Egan. « Et comme les approbations sont systématiques, nous n’avons plus besoin de demander si la justification a été approuvée. Tout est dans BlackLine. »

Une visibilité en temps réel. Le tableau de bord de BlackLine offre à l'équipe et à la direction de Veolia un aperçu immédiat du statut des justifications. « Maintenant que nous bénéficions de ce formidable tableau de bord, je peux approfondir n'importe quelle justification » s'enthousiasme Julie Egan. « Je peux également suivre la progression de chaque employé ».

Des justifications standardisées. Auparavant, chaque groupe avait sa propre méthode pour effectuer les justifications. « Le siège à lui tout seul utilisait cinq ou six méthodes différentes pour justifier un compte. Avec BlackLine, tout le monde utilise le même modèle de justification » déclare Julie Egan. « Nous avons fait un grand pas en avant grâce à BlackLine. Nos priorités étaient la visibilité, l'organisation et la normalisation, et nous y sommes arrivés. »

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