La division Global Finance Operations (GFO) de The Coca-Cola Company gère plus de 50 000 comptes de grand livre. Pourtant, la multiplicité des systèmes et des approches du processus de rapprochement a posé de sérieux problèmes à cette multinationale.

« Pour les rapprochements, chaque région a été autorisée à déterminer le type de documents justificatifs et la technologie qu’elle utiliserait, depuis les copies papier jusqu’à Lotus Notes en passant par l’ERP SAP. En outre, les régions ont déterminé la fréquence des rapprochements, les personnes prenant part à ce processus et les supports de formation », explique Eamonn Matthews, responsable du processus commercial, comptabilité et reporting chez The Coca-Cola Company.

Cette approche régionale de la clôture financière garantissait une standardisation faible, voire inexistante, et un accès nul aux analyses « globales » tout au long de la clôture. Le processus prenait également beaucoup de temps, plus de 800 collaborateurs consacrant 14 000 heures par mois aux seuls rapprochements. « Chaque région a créé et compilé ses propres indicateurs et a assuré l’administration et la gestion du changement de sa partie de la technologie », explique Eamonn Matthews.

Fin 2013, l’entreprise a commencé à revoir son processus et ses outils de rapprochement. Selon Eamonn Matthews, « nous avons relevé des problèmes majeurs en matière d’audit. Les délais d’exécution, les explications inadéquates, le manque de suivi des postes anciens et le manque de visibilité globale sont autant de problèmes qui devaient être résolus. »

À la même époque, The Coca-Cola Company mettait en place « Vision 2020 », un plan visant à multiplier son chiffre d’affaires par deux sur la décennie. Pour la division GFO, afin de soutenir le plan de l’entreprise, il fallait s’assurer que tous les processus soient « standardisés, globaux, accessibles et faciles à utiliser », et les rapprochements ne faisaient pas figure d’exception. « Afin d’honorer la promesse de la division Global Business Services (GBS) dans le cadre du plan “Vision 2020”, nous devions analyser tous les processus comptables et apporter des améliorations et de la valeur ajoutée », ajoute Eamonn Matthews. « Nous avons mis en place un programme pilote, qui consistait à améliorer le rapprochement des comptes de bilan. »

L’entreprise a commencé à rechercher une solution de rapprochement basée dans le cloud et accessible dans le monde entier en stipulant certaines caractéristiques non négociables pour tout nouveau système : certification automatique, règles d’administration et alertes automatiques, rapports et analyses améliorés et tableaux de bord en temps réel. Après avoir passé en revue de nombreux fournisseurs, Eamonn Matthews et son équipe se sont associés à BlackLine.

« Les échanges téléphoniques avec des clients de BlackLine présents dans des entreprises d’une taille similaire à la nôtre, se sont révélés l’un des facteurs les plus importants qui nous ont aidés à prendre notre décision », explique Eamonn Matthews. « Ces entretiens marqués de sincérité ont joué un rôle clé dans notre décision de nous associer à BlackLine. »

Selon Eamonn Matthews, l’implémentation de BlackLine s’est déroulée sans heurt. « Le fait que nous n’ayons même pas eu besoin de consultants pour nous aider à déchiffrer ce que nous étions censés faire exactement témoigne de la qualité de l’équipe en charge de l’implémentation. J’ai beaucoup de respect pour les membres de l’équipe d’implémentation de BlackLine. Ils ont vraiment été extraordinaires. »

Avant de déployer la plateforme BlackLine, l’entreprise a créé un poste de responsable des processus métier au niveau mondial. « Auparavant, nous permettions à chaque région d’adapter la technologie à ses besoins locaux », explique Eamonn Matthews, avant de poursuivre : « Avec une direction mondiale, nous avons utilisé l’introduction de BlackLine pour favoriser la standardisation et renforcer les contrôles. Certains suggèrent de régler les problèmes liés au processus avant d’introduire une nouvelle technologie. Dans notre cas, la technologie de BlackLine nous a permis de corriger et de standardiser notre processus. »

Réduction 55 % du nombre de salariés prenant part au processus de rapprochement. Auparavant, le processus de clôture financière mensuelle nécessitait le concours de 800 employés répartis entre les services partagés, les usines de fabrication et les unités commerciales. En utilisant BlackLine, The Coca-Cola Company a réduit le nombre d’employés prenant part au processus manuel et récurrent de rapprochement à 360 personnes, soit une réduction de 55 %. L’équipe a l’intention de réduire ce nombre à 300 à l’horizon 2026. L’entreprise a gagné en productivité en réaffectant ses employés et en leur permettant de se concentrer sur les analyses. « Avec BlackLine, nous avons pu réaffecter 40 % des rapprochements de comptes de bilan aux membres d’une équipe centrale dans notre hub de Manille. Ils s’occupent de tous les indicateurs, des rapports, des contrôles informatiques et de la gouvernance du changement », se réjouit Eamonn Matthews.

Économie de 600 000  dollars par an grâce aux gains de productivité. En dotant ses employés d’un outil de rapprochement qui automatise une grande partie du processus, The Coca-Cola Company a constaté une augmentation de la productivité. Les employés consacrent moins de temps aux tâches récurrentes, ce qui permet non seulement d’économiser de l’argent, mais également aux comptables de se concentrer sur les écarts et les analyses, et non sur la saisie et l’agrégation et la saisie manuelle des données. « Nous réalisons 600 0000 dollars américains d’économies par an », déclare fièrement Eamonn Matthews.

Renforcement des contrôles et standardisation du processus de rapprochement à l’échelle mondiale. Avec BlackLine, The Coca-Cola Company dispose désormais d’une méthodologie cohérente pour préparer et gérer tous les rapprochements, quelle que soit la région. « Nous suivons à présent une approche définie pour préparer et documenter les rapprochements. La fréquence, le type de documents justificatifs et les champs critiques sont cohérents, indépendamment de la région », précise Eamonn Matthews. « Lorsque je pense à BlackLine, les termes fluidité, transparence, visibilité améliorée et contrôle renforcé me viennent à l’esprit. »

Amélioration de la satisfaction client. Avant BlackLine, pour agréger les données de plusieurs parties prenantes, il fallait obtenir plusieurs rapports de différents utilisateurs dans chaque unité géographique, ce qui prenait du temps et comportait également des risques d’erreurs. « Certains acteurs essentiels ont besoin d’un aperçu au niveau de l’entité légale, et d’autres au niveau de l’unité commerciale. BlackLine permet de regrouper dans un seul fichier les rapports relatifs aux unités commerciales et aux entités légales. Ils peuvent obtenir une vue d’ensemble du bilan. Ils n’ont plus à combiner plusieurs rapports provenant de différents utilisateurs dans chaque région géographique. »

Transparence globale de l’ensemble du processus de rapprochement réalisé en moins de temps. Auparavant, les rapprochements de l’entreprise étaient traités au niveau régional, ce qui nuisait considérablement à la visibilité. Avec BlackLine, Eamonn Matthews et son équipe disposent désormais d’une véritable transparence au niveau mondial, et ce en temps réel. « Grâce à la fonctionnalité de reporting de BlackLine, les données essentielles sont devenues très transparentes et accessibles, notamment le nombre d’entités légales, la valeur absolue du bilan, le pourcentage de rapprochements trimestriels et auto-certifiés, le nombre de comptes et l’ancienneté des postes », conclue Eamonn Matthews. « Je peux regarder les 272 entités légales sur un tableau de bord, et nous pouvons prendre des décisions sans avoir à parler à 15 ou 20 gestionnaires comptables. »