La création d'un Centre de Services Partagés (CSP) à Łódź en Pologne s’est révélée cruciale dans la consolidation de Tate & Lyle. Dans ce bureau central, près de 200 personnes du département finance gèrent et justifient les bilans de milliers de comptes du grand livre comprenant les transactions réalisées aux Amériques, mais aussi en Europe, au Moyen-Orient et en Asie-Pacifique. Avant que le bureau de Łódź ne prenne en charge les opérations financières de manière centralisée, les comptes étaient justifiés au niveau régional. Chaque bureau développait, maintenait et gérait ses propres processus manuels de justification des comptes relevant de sa compétence, y compris ceux des entités juridiques localisées.

Du fait de la mise en place d’une fonction finance centrale, il n’était plus possible d’utiliser des processus de justification des comptes hétérogènes. Les équipes des services partagés et du département finance souhaitaient améliorer la surveillance centrale, gagner en efficacité, accroître la visibilité, renforcer les capacités de suivi et diminuer le temps et les ressources alloués aux tâches administratives.

« Auparavant, nos processus de justification comprenaient trois niveaux et reposaient sur des documents papier », indique Barbara Blaszczyk, Responsable des Opérations Financières chez Tate & Lyle. « Les justifications manuelles étaient consignées dans des feuilles de calcul, les documents imprimés étaient signés et stockés sur différents sites selon la localisation du compte et de l’équipe qui s’en chargeait. Nous souhaitions avoir plus de contrôle sur les processus et, d’un point de vue opérationnel, simplifier les processus fastidieux. »

Ce gain de contrôle sur le processus de justification s’est manifesté de différentes manières. Il en a résulté une plus grande certitude quant au nombre précis de comptes entièrement justifiés, une meilleure documentation des indicateurs de suivi, une plus grande transparence grâce à des processus de justification mieux harmonisés et moins d’efforts requis pour enquêter sur les écarts.

Selon Stephen Byers, vice-président du groupe et directeur informatique chez Tate & Lyle, c’est en premier lieu l’association de la création d’un groupe de services partagés et du projet de consolidation des systèmes SAP qui a incité Tate & Lyle à réaliser l’analyse de rentabilité d’une solution permettant d’automatiser le processus de justification des comptes. « La centralisation des activités financières à Łódź et la mise en place de méthodes communes au niveau mondial nous ont permis de simplifier encore les processus grâce à l’automatisation des justifications », explique-t-il.

L’entreprise s’est réellement mise à la recherche d’une solution d’automatisation de la justification des comptes environ un an après que le CSP de Łódź a assumé les responsabilités de la fonction finance centrale. Selon Barbara Blaszczyk, la solution devait notamment présenter les caractéristiques suivantes : intégration complète avec les systèmes comptables SAP et non-SAP, justification par catégorie pour les comptes groupés, modèles standardisés, flux de travail d’approbation électronique, capacité de traiter des transactions en plusieurs devises, rapports de base et interface intuitive et simple d’utilisation.

Au terme d’une évaluation exhaustive des fournisseurs et d’un appel d’offres avec démonstrations en direct de plusieurs fournisseurs, Tate & Lyle a décidé d’acheter les applications Account Reconciliations et Task Management du partenaire de SAP, BlackLine, et a signé un contrat fin 2013. « La solution a été jugée la plus fiable dans tous les domaines que nous avions évalués », déclare Barbara Blaszczyk.

Afin d’optimiser l’utilisation de ces applications, Tate & Lyle a mis en place les solutions BlackLine conjointement à une simplification radicale des processus, ayant conscience que l’automatisation de la justification des comptes serait bien plus efficace après avoir défini et appliqué de meilleures pratiques.

Selon Barbara Blaszczyk, l’équipe chargée du projet BlackLine avait pour tâche première de créer une matrice des responsabilités, sur laquelle figuraient les noms des préparateurs et des approbateurs de chaque compte. L’équipe a également créé un plan comptable commun, dans la mesure du possible, et a classé les modifications des comptes en fonction de la finalité de ces derniers. Elle a également revu et actualisé les écarts acceptés. Tout cela a été fait sur la base du produit Account Reconciliations, qui comprend des modèles de comptes, des hiérarchies d’approbation et la certification automatique des comptes statiques.

Réduction du temps consacré aux tâches administratives. Dès la première clôture en fin de mois suivant le lancement de la solution Account Reconciliations, l’équipe du département finance a constaté une nette diminution du nombre de tâches administratives auparavant dédiées aux justifications. Finies les demandes de documents et de signatures par e-mail, téléphone ou sur imprimés, ainsi que la consultation des dossiers.

Accélération du processus de justification des comptes. « Comme le processus d’approbation et de validation est 100 % éléctronique, nous sommes désormais en mesure de réviser et d’approuver facilement les justifications à partir de sites différents », explique Barbara Blaszczyk.

Grâce au stockage et à l’archivage en ligne, les comptes sont à quelques clics des auditeurs, que ces comptes proviennent des États-Unis, d’Europe ou du Moyen-Orient. De plus, avec la certification automatique, Tate & Lyle peut désormais certifier automatiquement des centaines de comptes dont les justifications ne sont pas essentielles, dont l’activité est régulière ou dont le solde n’a pas évolué.

Augmentation de l’efficacité et visibilité accrue. Grâce aux rapports prêts à l’emploi de BlackLine, Tate & Lyle analyse désormais le statut des justifications partielles ou incomplètes afin d’en déterminer la cause et, au terme de cette analyse, de découvrir où d’autres gains d’efficacité peuvent être réalisés. « L’efficacité s’est considérablement améliorée », indique Barbara Blaszczyk. « Comme le processus de justification est devenu bien plus efficient, la qualité, la complétude et la confiance vis-à-vis de l’exactitude de chaque justification se sont nettement accrues. »

Complétude et précision accrues. L’application Task Management, qui facilite le processus de clôture en fin de mois en assurant le suivi des tâches associées à la révision de la consolidation de la clôture mensuelle, permet également de gagner en précision. Task Management automatise les tâches récurrentes relatives aux comptes et automatise et stocke les activités liées aux audits régulièrement programmés.

Standardisation et simplification des flux de travail. De plus, l’application offre la possibilité de standardiser les calendriers de clôture en fin de mois, une fonctionnalité que Tate & Lyle utilise pour respecter plus facilement les délais. Les comptes sont signalés, et les utilisateurs reçoivent une notification lorsque la date butoir approche. Grâce à Task Management, finies les feuilles de calcul pour consigner les tâches de clôture en fin de mois et en assurer le suivi. À l’époque où les processus de justification des comptes n’étaient pas encore automatisés, si un préparateur oubliait de consigner une tâche ou l’avait intégrée au mauvais endroit, la charge de travail s’en trouvait alors augmentée, pour rechercher les documents manquants à la fin du mois.

Dans l’application BlackLine, aucun compte n’est transmis au préparateur suivant en cas de tâche incomplète ou de document manquant. « À la fin de chaque journée de travail, nous pouvons voir où nous en sommes au niveau de la clôture en fin de mois, quelles tâches sont réalisées et celles qui sont en cours, ainsi que la progression globale du processus de clôture », explique Barbara Blaszczyk. « Cela permet d’ouvrir une ligne de communication entre les équipes, afin de déterminer si des problèmes ou des défis communs propres à la clôture en fin de mois doivent être résolus et relevés. »

Concentration accrue sur les tâches à valeur ajoutée. Le fait de ne plus avoir à rechercher de documents ou d’entreprendre la plupart des tâches administratives ne signifie pas que l’équipe du département finance n’a plus rien à faire. L’équipe consacre ce temps libéré à des tâches plus stratégiques qu’elle ne pouvait auparavant réaliser.

« Ayant automatisé le processus de justification et bénéficiant d’un meilleur suivi des tâches de clôture en fin de mois, nous avons bien plus de temps à consacrer aux activités à valeur ajoutée, par exemple l’analyse de données et la préparation de rapports complémentaires », précise Barbara Blaszczyk. « Les membres de nos équipes apprécient sincèrement de se sentir plus impliqués dans le processus. Ils commencent même à aimer participer à la préparation des justifications et des tâches associées, pas uniquement en ce qui concerne l’aspect technique, mais également le résultat du processus et la compréhension des activités commerciales derrière les transactions comptables. »